Заявление на командировочные расходы: образец 2023

Заявление на командировочные расходы работник пишет в двух случаях: просит выдать аванс до поездки или просит возместить то, что уже потратил. Ниже — бланк и образец заполнения с приказом о командировке, сметой расходов и авансовым отчётом.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по закупкам

И. И. Иванова

Заявление на командировочные расходы

о выдаче аванса на служебную командировку

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать аванс на командировочные расходы в город Казань с 23 по 25 ноября 2026 года согласно приказу от 16.11.2026 № 88.

Смета расходов: проезд туда и обратно — 12 400 рублей, проживание в гостинице 3 ночи — 11 700 рублей, суточные за 3 дня — 2 100 рублей. Итого 26 200 рублей.

Прошу перечислить сумму на банковскую карту, указанную в расчётном листке. Авансовый отчёт с подтверждающими документами представлю в течение трёх рабочих дней после возвращения.

Автор заявления

Менеджер по закупкам

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужно заявление на командировочные расходы

Порядок и размер возмещения расходов на служебную командировку работодатель устанавливает коллективным договором или локальным нормативным актом. Обязанность возместить расходы закреплена статьёй 168 Трудового кодекса: проезд, наём жилья, суточные и иные расходы, согласованные с работодателем.

Заявление фиксирует, сколько денег работник просит и на что. На его основании бухгалтерия выдаёт аванс или возмещает уже потраченное, а работник берёт на себя обязательство отчитаться авансовым отчётом.

С 2023 года отдельного унифицированного бланка нет: компания вправе утвердить свою форму в учётной политике или положении о командировках. Образец ниже подходит и для аванса, и для возмещения — меняется только первый абзац.

Что указать в заявлении

Адресата: руководителя компании или уполномоченное лицо — должность, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: свою должность, фамилию и инициалы, табельный номер, если он есть в компании.
Основание: дату и номер приказа о направлении в командировку — без него заявление не примут.
Место и срок командировки: город, даты начала и окончания, как в приказе.
Смету: отдельными строками проезд, проживание, суточные, иные согласованные расходы и итог.
Способ выплаты: касса или банковская карта с реквизитами.
Приложения: билеты, чеки, счета гостиницы, если расходы уже понесены.
Подпись и дату.

Как оформить заявление

Дождитесь приказа. Сначала руководитель издаёт приказ о командировке с датами, местом и целью. Номер и дата приказа — основание для заявления.
Посчитайте смету. Сложите стоимость билетов, проживания и суточные по норме компании. Суточные за каждый день поездки, включая выходные и дорогу, считайте по правилам своего положения о командировках.
Напишите заявление. Укажите адресата, основание, место и срок, смету и способ выплаты. Если расходы уже понесены, вместо просьбы об авансе напишите просьбу о возмещении и перечислите приложенные документы.
Получите деньги. Аванс выдаётся до поездки, возмещение — после проверки документов бухгалтерией.
Сдайте авансовый отчёт. Представьте авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. К отчёту приложите все документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки, счета.

Частые ошибки

Нет ссылки на приказ о командировке — бухгалтерия не сможет подтвердить, что поездка служебная.
Смета одной суммой без разбивки — непонятно, что именно оплачивается и по какой норме.
Заявление на возмещение без чеков и билетов: без подтверждающих документов расходы не возмещаются.
Суточные за дни, которых нет в приказе, — сроки в заявлении и приказе должны совпадать.
Забыли указать способ выплаты — деньги задерживаются, пока бухгалтерия не уточнит реквизиты.

Частые вопросы

Обязательно ли заявление, если приказ о командировке уже есть?

Приказ подтверждает, что поездка служебная, но не заменяет просьбу о деньгах. Заявление фиксирует сумму, смету и способ выплаты — на его основании бухгалтерия выдаёт аванс или возмещает расходы.

Можно ли написать заявление после возвращения из командировки?

Да. В этом случае работник просит возместить уже понесённые расходы и прикладывает подтверждающие документы. Возмещение проходит после проверки документов бухгалтерией.

Какой бланк использовать в 2023 году?

Унифицированной формы нет. Компания утверждает свою форму в учётной политике или положении о командировках. Образец на этой странице можно взять за основу и подогнать под свою компанию.

В какой срок нужно сдать авансовый отчёт?

Срок устанавливает руководитель компании — он указывается в приказе или положении о командировках. Работник в заявлении подтверждает, что отчитается в этот срок.

Что делать, если потратил больше, чем получил авансом?

Перерасход возмещается по авансовому отчёту с подтверждающими документами. Перерасход сверх согласованной сметы работодатель возмещает, если расходы были согласованы или вызваны необходимостью.

Нужна ли печать на заявлении?

Нет. Заявление подписывает работник, а руководитель ставит визу или резолюцию. Печать на внутренних документах не требуется.

Когда заявления и авансовые отчёты собираются вручную

Чтобы командировочные бумаги собирались сами

Заявления, сметы и авансовые отчёты по каждой поездке отнимают время у бухгалтерии и руководителя: каждую бумагу нужно проверить, сверить с приказом и провести в учёте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют суммы со сметой и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»