Структура и штатная численность: образец заполненный

Структура и штатная численность — документ, в котором перечислены подразделения компании и число штатных единиц в каждом. Ниже — заполненный образец для компании из четырёх подразделений и бланк, по которому такой документ собирается за десять минут.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Структура и штатная численность

ООО «Ромашка» на 2027 год

на 01 января 2027 г.

Наименование подразделения — Администрация. Код — 01. Штатных единиц — 3.

Наименование подразделения — Отдел продаж. Код — 02. Штатных единиц — 8.

Наименование подразделения — Бухгалтерия. Код — 03. Штатных единиц — 2.

Наименование подразделения — Склад. Код — 04. Штатных единиц — 5. Всего по организации — 18.

Утвердил

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Что содержит структура и штатная численность

Документ описывает компанию сверху: из каких подразделений она состоит и сколько человек в каждом. В таблице три графы: наименование подразделения, его код и число штатных единиц. В конце — итог по всей организации.

Штатная единица — это должность в штате, занята она или нет. Поэтому в графе стоит число по штату, а не число работающих сегодня: вакансия тоже считается единицей.

Обязательной формы закон не устанавливает. Компания утверждает свою таблицу и закрепляет её в инструкции по делопроизводству; реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: наименование организации, дата, место составления, гриф утверждения, подпись.

Что указать в документе

Наименование организации полностью, как в уставе.
Дату, на которую приводится структура: обычно 1 января или день ввода новой структуры.
Подразделения по порядку: администрация, коммерческая служба, производство, склад, бухгалтерия.
Код подразделения — двухзначный номер, по которому подразделение различают в приказах и штатном расписании.
Число штатных единиц по каждому подразделению.
Итог по организации — сумма всех единиц.
Гриф утверждения: кто и когда утвердил документ.

Как заполнить образец под свою компанию

Выпишите подразделения. Возьмите действующую схему подчинения. Верхний уровень — то, что возглавляет отдельный руководитель: отдел, служба, цех, участок.
Присвойте коды. Нумеруйте подразделения подряд с 01. Код не меняйте при перестановках: по нему подразделение находят в приказах и в штатном расписании.
Посчитайте единицы. Сложите должности по штатному расписанию каждого подразделения, включая вакансии. Временных работников и тех, кто работает по договору подряда, в счёт не берите.
Сведите итог. Сложите единицы всех подразделений и сверьте с общим числом должностей в штатном расписании — суммы должны совпасть.
Утвердите. Подпишите у руководителя и зарегистрируйте. Дату ввода структуры в действие укажите отдельным приказом.

Частые ошибки

Считают работающих людей, а не штатные единицы: вакансия выпадает из документа, и итог расходится со штатным расписанием.
Пишут должности вместо подразделений — тогда документ дублирует штатное расписание и теряет смысл.
Меняют коды подразделений при каждой перестановке: старые приказы и расчёты перестают находить отдел.
Не указывают дату, на которую приведена структура: после первой реорганизации непонятно, какая версия действует.
Забывают итоговую строку — документ нельзя сверить со штатным расписанием одним взглядом.

Чем отличается от штатного расписания

Структура и штатная численность отвечает на вопрос «сколько», штатное расписание — на вопрос «кто и за сколько». В первом документе по подразделению одна строка с числом единиц, во втором — каждая должность с окладом, надбавками и количеством единиц по ней.

На практике компании часто держат только штатное расписание по форме Т-3, а структуру с численностью не ведут: она не обязательна. Но при численности больше 50 человек структура помогает увидеть перекос — например, когда в одном отделе восемь единиц, а руководителей двое.

Частые вопросы

Обязателен ли документ по закону?

Нет. Унифицированной формы нет, и закон не требует вести структуру отдельным документом. Компания решает сама; если документ нужен, порядок его составления закрепляют в инструкции по делопроизводству.

Кто подписывает и утверждает структуру и штатную численность?

Готовит обычно отдел кадров или руководитель подразделения, утверждает руководитель компании грифом «УТВЕРЖДАЮ». Подпись главного бухгалтера не нужна: документ не про деньги.

Нужно ли вписывать вакансии?

Да. Штатная единица существует независимо от того, занята она или нет. Иначе итог не сойдётся со штатным расписанием, где вакантные должности тоже стоят.

Как часто пересматривают документ?

При каждом изменении структуры: открыли отдел, объединили службы, сократили участок. Если структура не меняется, достаточно переутверждать документ раз в год — на 1 января.

Сколько хранят структуру и штатную численность?

Штатные расписания и документы о структуре относят к документам по личному составу, их хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Когда структура живёт только в таблице

Чтобы структура совпадала с тем, как компания работает

Структура и численность расходятся с реальностью, когда подразделения собирают по привычке, а решения принимает не тот, кто отвечает за результат.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают данные о нагрузке подразделений из CRM, 1С и почты и показывают, где единицы простаивают, а где очередь не закрывается.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»