Договор аренды авто у сотрудника, на котором он сам же будет ездить

Сам по себе факт, что сотрудник ездит на своей машине по делам компании, ничего не решает: бензин и износ — его личные расходы, а компенсация без документов выглядит как доплата к зарплате.

Договор аренды разводит две вещи: компания получает машину во владение и пользование и платит за это арендную плату, а расходы на топливо и мойку возмещает отдельно — по чекам и путевым листам. Тогда у каждой выплаты есть основание, а у поездки — подтверждение.

Если вы ищете договор аренды личного транспорта в служебных целях 2019 года, учтите: сам договор аренды с тех пор не поменялся, потому что правила аренды машины живут в Гражданском кодексе и не зависят от года. Менялась налоговая часть — ставки НДФЛ и страховых взносов, поэтому старый бланк 2019 года лучше не переписывать как есть, а сверить суммы и удержания с действующими правилами.

Для аренды машины у работника по-прежнему нужны письменный договор, акт приёма-передачи и подтверждение поездок. Именно эти документы инспекция проверяет в первую очередь, а не дату на бланке.

Арендная плата за машину — доход работника в натуральной или денежной форме. Компания как налоговый агент удерживает НДФЛ по прогрессивной шкале для основной налоговой базы резидента: 13 % до 2,4 млн ₽, затем 15 %, 18 %, 20 % и 22 % с соответствующих частей превышения.

Плата за аренду автомобиля без экипажа не облагается страховыми взносами: договор связан с передачей имущества в пользование. Если в договор включены отдельные услуги работника, их вознаграждение проверяют отдельно. Удержание из зарплаты за аренду не делают — компания платит отдельно.

Возмещение расходов на топливо и мойку по чекам — не доход работника, если расходы подтверждены и связаны с поездками по делам компании. Компенсация без документов превращается в выплату, с которой тоже надо удержать НДФЛ.