Как оформить телефонограмму: образец

Телефонограмму передают, когда сообщение нужно срочно, а письмо или встреча опоздают: смена времени совещания, авария на складе, отмена поставки. Ниже — бланк и заполненный образец, по которому документ принимают в канцелярии и подшивают в дело.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Главному инженеру ООО «Василёк»

С. П. Кузнецову

Передал: секретарь М. А. Соколова, тел. 8 (495) 123-45-67

Приняла: секретарь О. В. Егорова, тел. 8 (495) 765-43-21

ТЕЛЕФОНОГРАММА

о переносе времени совещания

16 ноября 2026 г. 10:40 № 27

Совещание по графику ремонта линии розлива переносится с 16 ноября на 17 ноября 2026 года на 14:00. Место прежнее, кабинет 210. Прошу подтвердить участие главного инженера.

От имени организации

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Принял

Секретарь ООО «Василёк»

____________ / О. В. Егорова /

Что такое телефонограмма

Телефонограмма — документ, которым передают сообщение по телефону и тут же записывают его на бумаге. Принимающий фиксирует текст, дату, время и того, кто передал, а затем отдаёт запись адресату.

Форму задаёт инструкция по делопроизводству организации: типовые образцы есть в инструкциях федеральных органов — например, в приложении к инструкции по делопроизводству в арбитражных судах. Оттуда и берут набор реквизитов: наименование отправителя, адресат, название документа, дата и номер, время передачи, текст, подписи передавшего и принявшего.

Какие реквизиты указать

Наименование организации-отправителя — в левом верхнем углу.
Слово «ТЕЛЕФОНОГРАММА» прописными буквами, без кавычек.
Адресат — должность, фамилия и инициалы получателя в правом верхнем углу.
Дата и номер: датой считается день передачи, номер — по журналу регистрации.
Время передачи в часах и минутах.
Кто передал: должность, инициалы, фамилия и номер телефона.
Кто принял: должность, инициалы, фамилия и номер телефона.
Текст не длиннее 50 слов, без труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Подпись должностного лица, от имени которого передают телефонограмму.

Как оформить телефонограмму

Запишите, кто и кому. Сначала отправитель и адресат с телефонами: по ним потом проверяют, что сообщение дошло до нужного человека.
Поставьте дату, номер и время. Время передачи — обязательный реквизит: по нему видно, успели ли предупредить до события.
Сформулируйте текст до 50 слов. Одно сообщение — одно действие: что, где, когда и что нужно сделать. Лишние подробности передайте письмом.
Продиктуйте и сверьте. Принимающий читает запись обратно целиком. Расхождение в дате или адресе — самая частая причина сорванных встреч.
Подпишите и подшейте. Исходящую подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник, входящую принимающий отмечает словом «Принял» и передаёт адресату. Оригинал хранят в деле.

Частые ошибки

Нет времени передачи — потом нечем подтвердить, что предупредили заранее.
Текст на полторы страницы: по телефону его не продиктуют точно, а принимающий собьётся.
Не записан тот, кто принял: адресат говорит, что ничего не слышал.
Телефонограмму отправляют нескольким адресатам без списка с номерами телефонов.
Путают с докладной: о нарушении или происшествии пишут докладную, телефонограммой только передают срочное сообщение.
Оставляют только электронную запись разговора без бумажного экземпляра и отметки о приёме.

Частые вопросы

Сколько слов может быть в телефонограмме?

Не больше 50. Правило записано в типовых образцах инструкций по делопроизводству: длинный текст по телефону искажается при передаче, а принимающий не успевает записать.

Кто подписывает телефонограмму?

Должностное лицо, от имени которого её передают: руководитель организации или сотрудник с полномочиями. Принимающий ставит отметку «Принял» с должностью, фамилией и номером телефона.

Нужна ли печать?

Нет. Телефонограмма — внутренний и служебный документ, её удостоверяют подписью и отметкой о приёме, а не печатью.

Можно ли передать телефонограмму нескольким адресатам?

Да. Тогда к ней прилагают список адресатов с номерами телефонов, а в самой телефонограмме пишут: «Передано согласно списку (список прилагается)».

Сколько хранить телефонограммы?

Срок зависит от содержания и задаётся номенклатурой дел организации по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Распоряжения и поручения по основной деятельности хранят дольше, чем разовые сообщения о переносе встречи.

Чем телефонограмма отличается от обычного звонка?

Тем, что разговор записан на бумаге с датой, временем и подписями. Запись можно подшить в дело и предъявить, если спорят, предупредили ли сторону заранее.

Когда срочные сообщения теряются между звонками

Чтобы поручения из звонков доходили до дела

Телефонограммы, заявки и поручения из разговоров оседают в блокнотах и мессенджерах: половина не доходит до исполнителя, а время передачи никто не помнит.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие сообщения, записывают их по шаблону с датой и временем, ставят задачу исполнителю и напоминают, если ответа нет.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»