Трудовой договор делопроизводителя: образец

Делопроизводитель ведёт документы компании: регистрирует входящие и исходящие, хранит дела, готовит приказы и письма. Договор с ним — обычный трудовой, но обязанности и требования к квалификации расписывают подробно, иначе спросить за порядок в документах будет не с кого. Ниже — образец и бланк.

Бланк в WordWord, 12 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»

в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании устава,

и гражданин(ка) Иванова Анна Ивановна,

именуемые в дальнейшем «Работодатель» и «Работник», заключили договор о нижеследующем.

Трудовой договор

с делопроизводителем

16 ноября 2026 г. № 12-тд

1. Работа и место. Работник принимается на должность делопроизводителя в административный отдел ООО «Бета». Рабочее место — офис по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 7, кабинет 214. Работа для Работника является основной.

2. Срок. Договор заключён на неопределённый срок. Работник приступает к работе 17 ноября 2026 года.

3. Испытание. Работнику устанавливается испытание 3 месяца с целью проверки соответствия поручаемой работе.

4. Трудовые обязанности. Работник выполняет работу по должностной инструкции делопроизводителя: принимает, регистрирует и передаёт на рассмотрение входящие документы; оформляет, регистрирует и отправляет исходящие; ведёт номенклатуру дел и формирует дела в соответствии с ней; обеспечивает сохранность документов и передаёт их в архив в установленные сроки; готовит проекты приказов, писем и справок по поручению руководителя; знакомит работников с локальными нормативными актами под подпись.

5. Оплата труда. Работнику устанавливается оклад 62 000 рублей в месяц. Заработная плата выплачивается два раза в месяц: 25-го числа — за первую половину месяца, 10-го числа следующего месяца — окончательный расчёт.

6. Режим работы. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Продолжительность ежедневной работы — 8 часов, с 9:00 до 18:00, перерыв для отдыха и питания — с 13:00 до 14:00.

7. Отпуск. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

8. Права и обязанности сторон определяются Трудовым кодексом РФ, локальными нормативными актами Работодателя и должностной инструкцией. Работник обязан соблюдать трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка, требования охраны труда и бережно относиться к имуществу Работодателя.

9. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу: по одному для каждой стороны. Экземпляр Работника хранится у него.

Работодатель

Генеральный директор ООО «Бета»

____________ / П. П. Петров /

Работник

Иванова Анна Ивановна

____________ / ___________ /

Зачем делопроизводителю отдельный трудовой договор

Договор с делопроизводителем оформляют по общим правилам главы 11 Трудового кодекса: письменная форма, два экземпляра, подпись обеих сторон. Отличается он содержанием — перечнем документов, с которыми человек работает, и требованиями к тому, как он их ведёт.

Чем точнее описан круг обязанностей, тем проще руководителю предъявить претензию к потерянному письму или неверно оформленному приказу. Общие слова «ведёт делопроизводство» в споре ничего не дают: суд смотрит, что именно входило в работу.

Что прописать в договоре

Должность и подразделение: делопроизводитель административного отдела, канцелярии или общего отдела.
Трудовую функцию: какие документы принимает, регистрирует, хранит и передаёт в архив.
Требования к квалификации, если они нужны: среднее профессиональное образование по документоведению или опыт работы с документами.
Срок договора и испытание: по общему правилу испытание для делопроизводителя — не больше 3 месяцев.
Оклад и даты выплат: конкретные числа, а не «согласно штатному расписанию».
Режим работы и перерыв: пятидневка с фиксированным временем начала и конца.
Отпуск: 28 календарных дней, если нет права на удлинённый.
Обязанность соблюдать локальные акты: инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, правила внутреннего трудового распорядка.

Как оформить приём

Проверьте документы. Паспорт, документ об образовании, сведения о трудовой деятельности, документ воинского учёта для военнообязанных, справку о наличии или отсутствии судимости, если работа с документами этого требует.
Ознакомьтесь под подпись. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкцию по делопроизводству, положение о персональных данных, инструкцию по охране труда.
Подпишите договор. Два экземпляра, оба с подписями сторон; экземпляр работника передайте ему под подпись в получении.
Издайте приказ о приёме. Приказ работодатель издаёт по своему решению; с 2021 года статья 68 ТК РФ не требует знакомить работника с приказом в трёхдневный срок.
Внесите запись о работе. Сведения о приёме подайте в СФР не позднее рабочего дня после издания приказа или оформления другого документа либо принятия решения, подтверждающего трудовые отношения.

Частые ошибки

Обязанности описаны одной строкой «ведение делопроизводства» — за конкретный сбой спросить нечего.
В договоре нет ссылки на инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел, хотя именно по ним оценивают работу.
Оклад указан ниже МРОТ при полной норме времени — так нельзя: с МРОТ сравнивают начисленную зарплату за полностью отработанный месяц.
Даты выплат пишут словами «до 10 числа» вместо конкретных чисел — ТК требует указывать конкретный день.
Работника не ознакомили под подпись с локальными актами, а потом ссылаются на их нарушение.
Поручают работу с персональными данными, не оформив обязательство о неразглашении.

Частые вопросы

Можно ли заключить с делопроизводителем срочный договор?

Можно, но только по основаниям статьи 59 ТК РФ: например, на время отсутствия основного работника или для выполнения заведомо определённой работы. Просто «на год, чтобы присмотреться» — не основание: без законной причины суд признает договор бессрочным.

Какое испытание можно установить делопроизводителю?

По общему правилу — до 3 месяцев. При договоре на срок от 2 до 6 месяцев — не более 2 недель, а при договоре на срок до 2 месяцев испытание не устанавливают. Закон также освобождает от испытания отдельные категории работников (статья 70 ТК РФ).

Нужно ли указывать в договоре конкретные документы, с которыми работает делопроизводитель?

Перечислять каждый документ не нужно. Достаточно назвать виды работы: приём и регистрация входящих, оформление исходящих, формирование дел по номенклатуре, передача в архив. Конкретный порядок задаёт инструкция по делопроизводству, на которую договор ссылается.

Что делать, если делопроизводитель потерял документ?

Сначала устанавливают обстоятельства и размер ущерба. Материальная ответственность наступает за реальный ущерб; по общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка. Полная ответственность возможна, если с ним заключён договор о полной материальной ответственности по перечню, утверждённому приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н, либо есть основания статьи 243 ТК РФ.

Можно ли перевести делопроизводителя на другую должность без его согласия?

На другую должность переводят по письменному согласию работника. В исключительных обстоятельствах, предусмотренных статьёй 72.2 ТК РФ, возможен временный перевод без согласия на срок до одного месяца; без согласия допускается перемещение на другое рабочее место или в другое подразделение в той же местности, если это не меняет условия договора (статья 72.1 ТК РФ).

Когда документы теряются, а приказы оформляются по-разному

Чтобы порядок в документах держался не на одном человеке

Делопроизводитель уходит в отпуск или увольняется — и компания обнаруживает, что регистрация велась в разных файлах, а часть приказов не подшита.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, регистрируют их по единым правилам и складывают в нужные папки, чтобы порядок не зависел от того, кто сегодня на месте.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»