Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Письмо-сообщение: образец

Письмо-сообщение (информационное письмо) отправляют, когда нужно поставить адресата в известность: сообщить о смене реквизитов, новых правилах работы, сроках или событии. Ниже — шаблон для организации и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

Генеральному директору ООО «Ласточка»

С. А. Смирнову

Информационное письмо

об изменении реквизитов и порядка оплаты с 1 января 2027 года

16 ноября 2026 г. № 27

С 1 января 2027 года ООО «Ромашка» переходит на обслуживание в новый банк и меняет расчётный счёт. Договоры, заключённые ранее, продолжают действовать на прежних условиях: меняются только платёжные реквизиты.

Просим с 1 января 2027 года перечислять оплату по новым реквизитам: расчётный счёт 40702810000000000001 в ПАО «Банк», БИК 044525000, корреспондентский счёт 30101810000000000001. Счета и акты за декабрь 2026 года, выставленные по старым реквизитам, оплачиваются в прежнем порядке.

Контакт по вопросам реквизитов и закрывающих документов: бухгалтерия, +7 (495) 000-00-00, buh@example.ru.

Подпись

Генеральный директор

____________ / А. П. Иванов /

Что такое письмо-сообщение

Письмо-сообщение — деловое письмо, которым организация или предприниматель ставит адресата в известность о факте, изменении или решении. Ответа оно не требует: получателю достаточно знать новость и учесть её в работе.

В деловой переписке такое письмо называют информационным. От уведомления оно отличается тем, что уведомление направляют, когда закон или договор обязывает сообщить сведения, а письмо-сообщение пишут по своей инициативе — чтобы партнёр, поставщик или клиент работал с вами по актуальным данным.

Отдельной формы в законе нет. Реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: бланк организации, адресат, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, подпись. Компания может закрепить свой шаблон в инструкции по делопроизводству.

Какие реквизиты поставить

  • Бланк организации: наименование, при необходимости ИНН, ОГРН, адрес, телефон.
  • Адресат: должность, наименование организации, фамилия и инициалы получателя в дательном падеже.
  • Дата и регистрационный номер — по журналу исходящих писем.
  • Заголовок к тексту: о чём письмо, одной строкой, с датой события, если она есть.
  • Текст: что сообщаете и что из этого следует для адресата.
  • Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.
  • Отметка о приложениях, если прикладываете документы.

Как составить информационное письмо

  1. Сформулируйте новость. Одна строка: что именно изменилось или произойдёт и с какой даты. Всё остальное в письме подчинено этой новости.
  2. Скажите, что делать адресату. Партнёру важно не только узнать о смене реквизитов или правил, но и понять, какие действия от него ждут и с какого дня.
  3. Дайте новые данные полностью. Реквизиты, адреса, контакты, сроки — так, чтобы получатель не искал их в прежней переписке.
  4. Оставьте контакт для вопросов. Имя, телефон и почта сотрудника, который отвечает за тему письма.
  5. Зарегистрируйте и отправьте. Присвойте номер, отправьте по почте или через электронный документооборот, копию подшейте в дело.

Чем письмо-сообщение отличается от соседних писем

  • От письма-просьбы: просьба требует действия и ответа, сообщение — только сведений к работе.
  • От письма-уведомления: уведомление направляют по обязанности, когда закон или договор требует известить сторону.
  • От сопроводительного письма: то идёт вместе с документами и объясняет, что приложено.
  • От рекламного письма: реклама предлагает товар, информационное письмо сообщает факты о работе организации.

Частые ошибки

  • Новость спрятана в середине текста: получатель дочитывает и не понимает, что изменилось.
  • Нет даты, с которой действуют новые данные, — партнёр продолжает работать по-старому.
  • Новые реквизиты даны частично, и адресат запрашивает их отдельным письмом.
  • Письмо смешивает сообщение и просьбу об оплате: два разных вопроса лучше развести по разным письмам.
  • Нет контакта для вопросов — переписка затягивается.

Частые вопросы

Нужно ли отправлять информационное письмо на фирменном бланке?

Если в компании утверждён бланк, письмо оформляют на нём. Для электронной переписки достаточно шапки с наименованием, реквизитами и подписью — ГОСТ Р 7.0.97-2025 допускает электронные документы.

Обязателен ли ответ на письмо-сообщение?

Нет. Ответ нужен, только если вы прямо попросили подтвердить получение или сообщить данные с вашей стороны. Фразу «просим подтвердить получение» ставят отдельной строкой в конце.

Можно ли сообщить о смене реквизитов по электронной почте?

Можно, если стороны обмениваются документами по электронной почте и это закреплено в договоре. Для надёжности отправляют скан подписанного письма и дублируют бумажный экземпляр.

Сколько хранить информационные письма?

Срок зависит от содержания. Письма по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Чем информационное письмо отличается от уведомления?

Уведомление направляют, когда закон или договор обязывает известить сторону, — например, о расторжении договора. Информационное письмо пишут по своей инициативе, чтобы партнёр работал по актуальным данным.

Читать в журнале

Когда письма и рассылки съедают рабочий день

Чтобы типовые письма уходили сами

Информационные письма, напоминания и ответы на запросы повторяются из месяца в месяц. Каждое надо составить по шаблону, подставить данные партнёра и отправить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют реквизиты и контакты из CRM и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы