Штатное расписание 2023: образец и бланк

Штатное расписание фиксирует, какие должности есть в компании, сколько по каждой штатных единиц и какие оклады и надбавки установлены. Ниже — бланк по форме Т-3 в Word и заполненный образец на 2023 год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567

Приказом от 30.12.2022 № 87

Штатное расписание

на 2023 год

01 января 2023 г. № 1

На период с 01.01.2023 действует штат в количестве 27 штатных единиц с месячным фондом заработной платы 1 340 000 рублей.

Надбавки установлены за интенсивность работы и за учёную степень; районный коэффициент начисляется сверх оклада и надбавок.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя.

Руководитель кадровой службы

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Штатное расписание 2023: что это за документ

Штатное расписание — внутренний документ компании, в котором перечислены структурные подразделения, должности, количество штатных единиц по каждой должности, оклады, надбавки и месячный фонд заработной платы. Оно показывает, из чего складывается штат, и служит основой для приёма на работу и расчёта зарплаты.

Обязанность составлять штатное расписание Трудовой кодекс прямо не устанавливает: статья 57 ТК РФ упоминает работу по должности в соответствии со штатным расписанием при определении трудовой функции. На практике его ведут почти все компании: без него неудобно планировать фонд оплаты труда и обосновывать оклады.

Для 2023 года действует та же унифицированная форма Т-3, что и раньше: её утвердил Госкомстат постановлением от 05.01.2004 № 1. С 2013 года форма не обязательна, но ею удобно пользоваться: все нужные графы в ней уже есть.

Что указать в штатном расписании

Наименование организации и ИНН — в шапке документа.
Дату и номер расписания, период, на который оно действует.
Реквизиты приказа, которым расписание утверждено.
Структурные подразделения: отдел продаж, бухгалтерия, склад.
Должности по штатному расписанию и количество штатных единиц по каждой.
Оклад в рублях, надбавки и доплаты, если они установлены.
Месячный фонд заработной платы: оклад с надбавками, умноженный на число штатных единиц.
Подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, утверждение руководителем.

Как заполнить форму Т-3

Возьмите бланк Т-3. Скачайте бланк в Word и заполните шапку: наименование, ИНН, дату и номер, период действия.
Перечислите подразделения. Сгруппируйте должности по отделам: так проще читать документ и сверять фонд оплаты труда по подразделениям.
Укажите должности и единицы. Пишите должность так, как она звучит в трудовом договоре; в графе количества штатных единиц — сколько человек работают или планируются по этой должности.
Проставьте оклады и надбавки. Оклад — в рублях и копейках; надбавки — отдельной графой с указанием, за что они установлены.
Посчитайте месячный фонд. По каждой строке умножьте сумму оклада и надбавок на количество штатных единиц, затем сложите строки и подразделения.
Утвердите приказом. Подпишите расписание у кадровика и главного бухгалтера, утвердите приказом руководителя и ознакомьте с ним сотрудников, которых оно касается.

Частые ошибки

Должность в штатном расписании не совпадает с должностью в трудовом договоре и трудовой книжке — при проверке это первое, что сверяют.
В графе надбавок стоит сумма без основания: непонятно, за что платят и можно ли надбавку отменить.
Оклад ниже МРОТ при полной норме времени: сравнивать нужно начисленную зарплату с учётом всех выплат, а районный коэффициент и северная надбавка идут сверх минимума.
Штатное расписание не пересматривают после введения новой должности: документ перестаёт соответствовать реальному штату.
Фонд заработной платы считают по окладам без надбавок — цифра расходится с фактическими расходами на персонал.

Частые вопросы

Обязательно ли штатное расписание по форме Т-3?

Нет. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе утвердить свою форму. Форма Т-3 удобна тем, что в ней уже есть все нужные графы, и её принимают проверяющие.

Нужно ли составлять штатное расписание на каждый год?

Нет, отдельного требования на это нет. Компании часто оформляют расписание на календарный год, чтобы планировать фонд оплаты труда, но можно вести один документ и вносить в него изменения приказами.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Изменения оформляют приказом руководителя: вводят новую должность, меняют оклад или сокращают штатную единицу. К приказу прикладывают новую редакцию расписания или лист изменений с датой вступления в силу.

Можно ли указать в штатном расписании вилку окладов?

Форма Т-3 предполагает конкретную сумму в графе оклада. Вилку в документ не ставят: оклад фиксируют числом, а условия премирования и надбавок описывают в положении об оплате труда.

Сколько хранить штатное расписание?

Штатные расписания хранят в архиве организации по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Норма управляемости: когда плоская структура перестаёт работать

Штат растёт, а расписание живёт в старом файле

Чтобы кадровые документы собирались сами

Штатное расписание, приказы и заявления отнимают время у кадровика: каждую бумагу надо собрать по шаблону, сверить с трудовыми договорами и передать на подпись.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»