Приказ на выдачу денег в подотчёт: образец

Подотчётные деньги — суммы, которые компания выдаёт сотруднику на рабочие расходы: купить материалы, оплатить доставку, оплатить проживание в командировке. Сотрудник тратит их от имени компании и потом отчитывается авансовым отчётом.

Обязателен ли приказ, закон прямо не говорит. Компания сама решает, чем оформлять выдачу: заявлением сотрудника с резолюцией руководителя или приказом. Если в положении о расчётах с подотчётными лицами записано, что нужен приказ, — его и оформляют на каждую выдачу. Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У допускает и один приказ на несколько выдач одному или нескольким сотрудникам.

Закон не устанавливает, за сколько дней сотрудник обязан отчитаться по подотчётным суммам. Срок назначает сама компания — в приказе или в положении о расчётах с подотчётными лицами. Разумный ориентир — несколько рабочих дней после того, как истёк срок, на который выданы деньги.

Остаток неизрасходованных сумм сотрудник возвращает в кассу или на счёт компании в тот же срок, что и отчитывается. Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги, компания вправе удержать их из зарплаты, но только в пределах и в порядке, установленных Трудовым кодексом.

Для разовой выдачи хватает заявления сотрудника с указанием суммы, цели и реквизитов, а руководитель ставит на нём резолюцию. Это быстрее: не нужно готовить отдельный документ.

Приказ удобнее, когда выдач много, когда деньги получают несколько сотрудников сразу или когда компания хочет жёстко зафиксировать сроки отчёта. Один приказ о подотчётных лицах может задать общие правила: кому можно выдавать деньги, на какие цели, в какие сроки отчитываться. А отдельными приказами оформляют конкретные суммы.

Образец приказа на выдачу подотчётных сумм 2023 года, который до сих пор ходит по бухгалтерским сайтам, в целом годится и сегодня: форма приказа законом не установлена, компания вправе составить её сама. Обязательные реквизиты те же — кто получает деньги, сколько и на какой срок.

Осторожность нужна с двумя вещами. Первая — порядок выдачи наличных: его регулирует указание Банка России № 3210-У, а указание № 5587-У внесло в него изменения, поэтому проверяйте, соответствует ли старый бланк действующей редакции. Вторая — срок, за который сотрудник обязан отчитаться: в образцах 2023 года часто стоит фиксированное число дней. Такого срока в законе нет, его назначает компания — поэтому в готовом образце его надо заменить на свой.