Приглашение на выставку: образец шаблона для рассылки

Приглашение на выставку читают в почте между делами: у письма несколько секунд, чтобы получатель понял, куда и зачем идти. Ниже — шаблон письма и заполненный образец приглашения от компании, который можно взять за основу рассылки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Кому: ООО «Вектор», отдел закупок

И. И. Ивановой

От кого: ООО «Ромашка», отдел развития

П. П. Петров, +7 900 000-00-00

Приглашение на выставку

компания «Ромашка» приглашает на стенд B-14

12 октября 2026 г.

С 20 по 22 октября 2026 года в Москве, в «Экспоцентре» на Краснопресненской набережной, 14, пройдёт выставка оборудования для пищевых производств. ООО «Ромашка» участвует в ней третий год и представляет линию фасовки для небольших цехов.

Приглашаем вас и ваших технологов на стенд B-14 в павильоне 2. Покажем линию в работе, расскажем, как она встраивается в действующий участок, и ответим на вопросы по срокам поставки и обслуживанию.

Если планируете прийти, ответьте на это письмо до 18 октября и напишите, сколько человек будет и в какой день. Подготовим пропуска и оставим время на разговор с инженером.

Контакты на выставке: П. П. Петров, +7 900 000-00-00, почта и мессенджер. Схема проезда и программа стенда — во вложении.

Отправитель

Руководитель отдела развития

____________ / ООО «Ромашка» /

Зачем приглашение пишут отдельно от пресс-релиза

Приглашение на выставку — письмо конкретному человеку или отделу с предложением прийти на стенд. Пресс-релиз рассказывает о компании всем сразу, а приглашение отвечает на вопросы получателя: где, когда, что я там увижу и что от меня требуется.

Формы, утверждённой законом, нет. Компания сама решает, как выглядит письмо; важно, чтобы в нём были даты и адрес выставки, номер стенда, что вы показываете и как с вами связаться.

Что должно быть в приглашении

Название выставки, даты и адрес площадки — полностью, без сокращений вроде «на нашем стенде, как обычно».
Номер стенда и павильон: по ним человек ищет вас в каталоге и на плане.
Что вы показываете и чем это полезно именно получателю: новая линейка, демонстрация, консультация инженера.
Что нужно от получателя: ответить до даты, назвать число гостей, взять пропуск.
Контакты человека, который отвечает за стенд: телефон и почта.
Приложение: схема проезда, программа стенда, иногда электронный билет.

Как собрать письмо для рассылки

Начните с темы письма. В теме — название выставки и ваш стенд: «Выставка 20–22 октября, стенд B-14». Так письмо находят потом поиском в почте.
Первый абзац — где и когда. Одно-два предложения с датами, городом и площадкой. Получатель должен понять событие, не открывая вложение.
Второй абзац — что увидит гость. Не «приглашаем посетить наш стенд», а что там происходит: демонстрация, образцы, разговор с инженером.
Просьба с датой. Напишите, что нужно сделать и до какого числа: ответить, назвать число гостей, запросить пропуск.
Контакты и приложение. Телефон и почта ответственного, схема проезда и программа — вложением или ссылкой.

Приглашение на выставку от компании: образец для рассылки

В образце выше письмо идёт от отдела развития компании и адресовано конкретному отделу закупок. Такой же каркас годится для рассылки по базе: меняются обращение, имя получателя и то, что вы показываете на стенде.

Если пишете по базе, оставьте в письме место для личного обращения и не отправляйте всем одинаковый текст с чужим именем. Одно письмо — один получатель или один отдел; остальное решает тема письма и первый абзац.

Частые ошибки в приглашениях

В теме письма только «Приглашение на выставку» — получатель не понимает, какая выставка и когда.
Нет номера стенда: человек приходит на площадку и ищет вас по каталогу.
Нет просьбы и срока: непонятно, надо ли отвечать и когда.
В письме рассказ о компании вместо того, что увидит гость на стенде.
Приглашение отправляют за день до открытия, когда у получателя уже занят календарь.

Частые вопросы

За сколько до выставки отправлять приглашение?

Срока закон не устанавливает. Практика простая: первое письмо — за две-три недели, когда у получателя ещё свободен календарь, напоминание — за два-три дня до открытия с номером стенда и временем работы.

Нужно ли прикладывать электронный билет к письму?

Если организатор выставки выдаёт билеты или промокоды на бесплатный проход, приложите их к письму или дайте ссылку. Без билета человеку придётся регистрироваться самому, и часть гостей до стенда не дойдёт.

Можно ли отправить одно приглашение на весь отдел?

Можно, если отдел небольшой и вы знаете, кто принимает решение. Надёжнее написать ответственному и попросить переслать коллегам: тогда в письме будет имя, а не безличное обращение.

Чем приглашение на выставку отличается от коммерческого предложения?

Приглашение зовёт на встречу на площадке и не продаёт. Коммерческое предложение объясняет, что вы предлагаете и на каких условиях. Часто их отправляют вместе: приглашение — до выставки, предложение — после разговора на стенде.

Что писать, если получатель не ответил?

Одно напоминание за два-три дня до открытия: коротко, с номером стенда, датами и временем работы. Больше писем по одному поводу обычно не нужно.

Читать в журнале

Когда писем много, а рук мало

Чтобы приглашения и ответы собирались без ручной работы

Рассылка приглашений, ответы гостей и напоминания отнимают время у тех, кто готовит стенд. Часть этой работы можно передать ИИ-агенту: он собирает письма по шаблону, разбирает ответы и приносит список тех, кто придёт.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу, подключаю к CRM, почте и мессенджерам и проверяю на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»