С сотрудником была проведена разъяснительная беседа: образец

Разъяснительную беседу проводят, когда сотрудник нарушил правило или порядок, но до взыскания дело не дошло: объясняют, что именно не так и как делать правильно. Запись о беседе подтверждает, что предупреждение было, а сотрудник его услышал. Ниже — образец такой записи и бланк для заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Кладовщик А. С. Смирнов

отдел закупок

16 ноября 2026 г.

Лист разъяснительной беседы

о соблюдении порядка оформления заявок на закупку

16 ноября 2026 г.

Основание: 12 ноября 2026 года заявка на закупку канцелярских товаров ушла поставщику без согласования с руководителем отдела закупок. Заявка оформлена по старой форме, без расчёта остатков на складе.

Работнику разъяснено: с 1 октября 2026 года заявки на закупку оформляют только по форме приложения 2 к регламенту закупок и согласуют с руководителем отдела до отправки поставщику. Заявки без согласования не принимаются к исполнению.

Работник ознакомлен с регламентом закупок, вопросов по порядку оформления заявок не имеет. Обязался оформлять заявки по действующей форме и передавать их на согласование до отправки поставщику.

Приложение: регламент закупок на 12 л. в 1 экз.

Беседу провёл

Начальник отдела закупок

____________ / И. И. Иванов /

С записью ознакомлен

Кладовщик

____________ / А. С. Смирнов /

Когда проводят разъяснительную беседу

Разъяснительная беседа — разговор руководителя с сотрудником о том, как правильно выполнять работу или соблюдать порядок в компании. Её проводят, когда ошибка уже случилась, но наказывать за неё рано или незачем: сотрудник не знал правило, перепутал порядок, сделал по привычке, как было раньше.

Запись о беседе нужна, чтобы предупреждение не осталось на словах. Если нарушение повторится, по записи видно, что сотрудника уже предупреждали и объясняли, как надо. Это довод в пользу дисциплинарного взыскания, а в спорах об увольнении — доказательство, что работодатель действовал последовательно.

Что записать в лист беседы

Кто, кому и когда: организация, должность и фамилия сотрудника, подразделение, дата разговора.
Основание: что именно произошло — дата, документ, в чём ошибка.
Что разъяснено: какое правило нарушено, где оно записано, как делать правильно.
Результат: что сотрудник понял, с чем ознакомлен, что обязался сделать.
Приложение: регламент, инструкция или приказ, с которыми сотрудника ознакомили.
Подписи того, кто провёл беседу, и самого сотрудника.

Как провести и оформить беседу

Соберите факты. Возьмите документ или отчёт, где видна ошибка: заявку, письмо, акт, выгрузку из системы. Без факта беседа превращается в общие слова.
Объясните правило. Покажите сотруднику пункт регламента или инструкции, где записан порядок, и разберите на примере его случая, как надо было сделать.
Выслушайте. Спросите, почему вышло иначе: не знал, не понял, не было доступа к новой форме. Причину запишите — по ней видно, нужно ли менять процесс.
Запишите результат. Заполните лист беседы: основание, что разъяснено, что сотрудник обязался сделать. Дайте прочитать и подписать.
Подшейте к делу. Храните лист вместе с документом, по которому была беседа. Если нарушение повторится, новый лист ссылается на предыдущий.

Частые ошибки

Записывают только «проведена беседа», без даты, повода и существа разъяснения — такой лист ничего не доказывает.
Не дают сотруднику подписать запись: без его подписи или отметки об отказе доказать ознакомление трудно.
Путают беседу с дисциплинарным взысканием: приказ о замечании или выговоре — отдельный документ со своей процедурой по ст. 192–193 ТК РФ.
Ссылаются на правило, которого нет в документах компании, — тогда объяснять нечего, а требование нельзя предъявить.
Проводят беседу вдвоём без свидетеля, а сотрудник потом говорит, что разговора не было.

Частые вопросы

Обязательна ли разъяснительная беседа перед дисциплинарным взысканием?

Закон её не требует. По ст. 193 ТК РФ до применения взыскания работодатель обязан затребовать письменное объяснение, и это другой документ. Беседа — способ предупредить нарушение и объяснить правило; её проводят по решению руководителя.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать лист беседы?

Составьте акт об отказе в присутствии двух свидетелей: укажите дату, кто отказывается и от чего. Акт приложите к листу беседы — вместе они подтверждают, что разговор был и сотрудника с записью знакомили.

Можно ли провести беседу дистанционно?

Можно по видеосвязи, если в компании так принято. Тогда лист беседы подписывают электронной подписью или сотрудник подписывает бумажный экземпляр при первой возможности; переписку о беседе сохраняют.

Хранится ли лист беседы и сколько?

Лист относится к кадровым документам и хранится по правилам номенклатуры дел компании. Если беседа связана с дисциплинарным делом, лист хранят вместе с ним; сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Чем разъяснительная беседа отличается от служебной записки?

Служебная записка — документ, которым сотрудник или руководитель сообщает сведения и просит решения. Лист беседы фиксирует, что руководитель объяснил правило, а сотрудник его услышал. Это разные документы с разными задачами.

Когда листы бесед и объяснений копятся быстрее, чем их успевают разбирать

Чтобы повторяющиеся разговоры с сотрудниками шли по одному сценарию

Руководитель тратит время на одни и те же объяснения: как заполнить заявку, что написать в отчёте, куда отнести документ. Каждый разговор надо ещё и зафиксировать, иначе он не оставит следа.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону: подставляют факты из системы, готовят лист беседы и приносят руководителю на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»