Накладные бланки: бланк и образец

Накладная фиксирует, что товар передан от продавца покупателю: сколько, чего и по какой цене. Ниже — бланк и заполненный образец на отпуск партии товара, с обязательными реквизитами и подписями обеих сторон.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Поставщик: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, КПП 770101001

Адрес: 101000, г. Москва, ул. Мясницкая, д. 10, офис 4

Покупатель: ООО «Василёк», ИНН 7707654321, КПП 770701001

Адрес: 115184, г. Москва, ул. Большая Татарская, д. 20

Основание: договор поставки № 14 от 03.02.2026

Накладная на отпуск товара

№ 87 от 16 ноября 2026 г.

16 ноября 2026 г.

Поставщик отпускает, а покупатель принимает товар по перечню ниже. Цены указаны в рублях с учётом НДС 22 %.

Товар принят без замечаний. Претензий по количеству, качеству и упаковке покупатель не имеет.

Приложение: счёт-фактура № 312 от 16.11.2026 на 1 л. в 1 экз.

Отпустил поставщик

Кладовщик

____________ / А. С. Смирнов /

Принял покупатель

Генеральный директор

____________ / И. И. Иванов /

Что такое накладная

Накладная — документ, которым продавец передаёт товар покупателю, а покупатель его принимает. В ней перечисляют, что именно отпущено, в каком количестве, по какой цене и на какую сумму, и ставят подписи обе стороны.

С 2013 года унифицированной формы накладной нет: компания вправе разработать свой бланк. Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: название документа, дата составления, название компании, содержание операции, её измерители в натуральном и денежном выражении, должности и подписи ответственных.

Что указать в накладной

Название документа и дату — по дате фактической передачи товара.
Поставщика и покупателя: название, ИНН, КПП, адрес.
Основание: номер и дата договора поставки или счёта.
Перечень товара: наименование, единица измерения, количество, цена, сумма.
Итог по количеству и сумме, ставку и сумму НДС.
Должности, фамилии и подписи того, кто отпустил товар, и того, кто его принял.
Приложения: счёт-фактура, упаковочный лист, сертификаты — если они есть.

Как оформить накладную

Возьмите бланк компании. Если своего бланка нет, заполните типовой и утвердите его учётной политикой — форма свободная, важны обязательные реквизиты.
Заполните шапку. Поставщик, покупатель, основание — договор или счёт. Дату ставьте ту, когда товар действительно ушёл со склада.
Внесите товар. Построчно: наименование, единица измерения, количество, цена, сумма. Итог — по количеству и по сумме отдельно.
Посчитайте НДС. Выделите ставку и сумму налога отдельной строкой, чтобы покупатель видел, что входит в цену.
Подпишите в двух экземплярах. Один остаётся у поставщика, второй у покупателя. Подпись принимающего — подтверждение, что товар получен.

Чем накладная отличается от УПД и ТОРГ-12

ТОРГ-12 — прежняя унифицированная форма товарной накладной из постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Применять её больше не обязательно, но многие компании продолжают: форма знакомая и привычная бухгалтерии.

УПД — универсальный передаточный документ по форме, рекомендованной письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Он заменяет сразу и накладную, и счёт-фактуру: в одном документе и передача товара, и основание для вычета НДС. Если продавец выставляет УПД со статусом 1, отдельную накладную и счёт-фактуру не оформляют.

Накладную без статуса счёта-фактуры берут, когда НДС не нужен — например, продавец на УСН без НДС или товар не облагается. Тогда накладная подтверждает передачу товара, а налог покупатель не вычитает.

Частые ошибки

Нет подписи принимающей стороны: без неё неясно, получил ли покупатель товар.
Дата накладной раньше даты отгрузки — документ не совпадает с фактической передачей.
В цене не выделен НДС: покупатель не понимает, входит налог в сумму или начисляется сверху.
Наименования товара не совпадают с договором и счётом-фактурой — при споре сложно доказать, что поставлено именно то.
Исправления замазаны корректором: в первичных документах ошибку исправляют зачёркиванием, новой записью, подписью и датой исправления.

Частые вопросы

Обязательна ли форма ТОРГ-12?

Нет. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны: компания утверждает свой бланк в учётной политике. Обязательны только реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Нужна ли печать на накладной?

Нет. Закон её не требует, а общество с ограниченной ответственностью вправе не иметь печати. Если печать в компании есть и её ставят на документы по внутреннему порядку, поставьте и на накладную.

Кто подписывает накладную со стороны покупателя?

Тот, кого на это уполномочили: руководитель, кладовщик, завхоз или другой работник по доверенности. В накладной указывают должность и расшифровку подписи.

Можно ли оформить накладную в электронном виде?

Можно, если обе стороны согласны и документ подписан квалифицированной электронной подписью. Электронная накладная имеет ту же силу, что бумажная, и служит подтверждением передачи товара.

Что делать, если покупатель нашёл недостачу?

Составьте акт об установленном расхождении при приёмке и приложите его к накладной. Накладную подписывают с оговоркой о недостаче — иначе считается, что товар принят без замечаний.

Сколько хранить накладные?

Накладные относят к первичным учётным документам, и их хранят не меньше пяти лет после года, в котором они использовались для учёта (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Компания может установить более долгий срок в своей номенклатуре дел.

Когда бумаги тормозят отгрузку

Чтобы накладные собирались без ручной сверки

Кладовщик выписывает накладную, бухгалтер сверяет её со счётом и договором, менеджер отправляет покупателю — на каждую партию уходит по несколько писем.

Я настраиваю ИИ-агента, который готовит накладную по данным заказа, сверяет наименования и суммы с договором и приносит документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»