Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Акт фиксации: образец и бланк

Акт фиксации — документ, которым несколько человек подтверждают состояние объекта в определённый момент: что было, где и когда. Ниже — бланк в Word и образец заполнения: так фиксируют состояние помещения при передаче по договору аренды.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Место составления: г. Москва

Дата и время: 16 ноября 2026 г., 14:30

Акт фиксации

состояния помещения по адресу: г. Москва, ул. Лесная, д. 12, пом. 3

16 ноября 2026 г.

Комиссия в составе: представитель арендодателя ООО «Ромашка» — главный инженер П. П. Петров; представитель арендатора ООО «Василёк» — заместитель директора И. И. Иванов; независимый участник — главный специалист управляющей компании С. С. Сидоров. Комиссия осмотрела нежилое помещение площадью 84,6 кв. м, кадастровый номер 77:01:0000000:0000, и зафиксировала следующее.

Стены в комнате № 1 — обои местами отслоились на площади около 2 кв. м у окна, под окном следы протечки. Пол — линолеум с разрывом у входа длиной около 40 см. Окно — стеклопакет цел, створка закрывается плотно. Дверь — полотно без повреждений, замок исправен. Электрика — розетки и выключатели без следов подгорания, освещение работает.

Замеры: температура воздуха 21 °C, влажность 48 %. Фотографии — 12 снимков, приложены к акту. Замечания сторон: арендатор сообщил, что протечка произошла до подписания договора аренды; арендодатель замечание принял к рассмотрению.

Акт составлен в трёх экземплярах, по одному для каждой стороны и один для управляющей компании. Подписавшие подтверждают, что содержание акта соответствует тому, что они видели при осмотре.

Представитель арендодателя

Главный инженер ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Представитель арендатора

Заместитель директора ООО «Василёк»

____________ / И. И. Иванов /

Независимый участник

Главный специалист управляющей компании

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое акт фиксации

Акт фиксации — документ, который составляют в момент события: при передаче имущества, после залива, при обнаружении брака в партии, при отказе клиента принять работу. Его задача — сохранить картину «как было» на определённую дату и время, пока ничего не изменилось.

Акт составляют несколько человек и подписывают на месте. Один подписант превращает документ в объяснение одной стороны; два и больше — в свидетельство, которое сложнее оспорить. Если в споре участвует третья сторона, её представителя тоже приглашают в комиссию.

Форму акта закон не устанавливает, кроме отдельных случаев: например, при приёмке товара по договору поставки порядок приёмки задаёт сам договор. Во всех остальных ситуациях компания утверждает свой бланк приказом или приложением к инструкции по делопроизводству.

Что указать в акте фиксации

  • Место и точное время составления — дата, часы и минуты.
  • Состав комиссии: должности, фамилии и инициалы всех участников, включая представителей другой стороны и независимых свидетелей.
  • Объект фиксации: адрес, кадастровый или инвентарный номер, наименование товара и партия — всё, что позволяет однозначно понять, о чём акт.
  • Что именно зафиксировано: описание повреждений, дефектов, комплектности, показаний приборов — с размерами, количеством и единицами измерения.
  • Приложения: фотографии с датой съёмки, замеры, схемы, результаты экспертизы, если она была.
  • Замечания сторон: что каждая сторона сказала по поводу увиденного.
  • Число экземпляров и подписи всех участников с расшифровкой.

Как составить акт фиксации

  1. Соберите участников до того, как что-то изменится. Пока повреждение не убрали, а товар не увезли, зафиксировать его проще. Если другая сторона отказывается участвовать, пригласите независимого свидетеля и отметьте отказ в акте.
  2. Опишите объект. Адрес, номер помещения, наименование и артикул товара, номер партии и договора — то, по чему объект найдут через год.
  3. Записывайте факты, а не оценки. «Обои отслоились на площади около 2 кв. м» — факт. «Помещение в ужасном состоянии» — оценка, которая в споре ничего не доказывает.
  4. Сделайте приложения. Фотографии с датой и временем, замеры, выписки из приборов учёта. В акте перечислите, сколько снимков и листов приложено.
  5. Подпишите на месте. Каждый участник ставит подпись и расшифровку. Если кто-то отказался подписать, это отмечают в акте и подтверждают подписями остальных.
  6. Раздайте экземпляры. По одному каждой стороне, ещё один — в дело компании. Копию с отметкой о получении оставьте себе.

Чем акт фиксации отличается от других актов

  • От акта осмотра: осмотр — это действие, фиксация — его результат. На практике акт осмотра часто и есть акт фиксации; название выбирает компания, важнее содержание.
  • От акта приёма-передачи: приёмка подтверждает, что имущество передано и принято, а фиксация — в каком состоянии. При передаче помещения составляют оба документа или один, где есть и передача, и состояние.
  • От акта о нарушении: нарушение фиксируют, чтобы применить дисциплинарное взыскание; такой акт составляет работодатель. Акт фиксации составляют равные стороны, и он описывает состояние объекта, а не проступок человека.
  • От протокола: протокол фиксирует ход совещания или допроса, акт — состояние объекта на месте.

Частые вопросы

Сколько человек должно подписать акт фиксации?

Минимум двое: тот, кто фиксирует, и свидетель. Надёжнее, когда подписывают представители обеих сторон спора и независимый участник. Закон числа подписантов не устанавливает — это вопрос силы доказательства, а не формы.

Что делать, если вторая сторона отказалась подписывать акт?

Отметьте отказ в самом акте: кто, когда и от чего отказался. Подписи остальных участников и приглашённый независимый свидетель подтвердят, что описанное действительно было. Отказ не лишает акт силы, но снижает его вес в споре.

Нужна ли печать на акте фиксации?

Нет. Акт подписывают участники, печать ставят, только если компания использует её по своему положению о документообороте. Для внутреннего документа достаточно подписей.

Можно ли составить акт фиксации задним числом?

Нельзя: в акте стоит время составления, и подписавшие подтверждают, что видели объект в этот момент. Документ, составленный позже события, суд оценит критически, а подделка даты — уже самостоятельный риск.

Нужно ли прикладывать фотографии?

Да, если есть возможность. Снимки с датой и временем съёмки усиливают акт: описание словами можно оспорить, снимок — сложнее. В акте укажите число снимков и то, что они приложены.

Сколько хранить акт фиксации?

Срок зависит от того, к какому делу акт относится: к договору — столько же, сколько договор, но не меньше общего срока хранения документов налогового и бухгалтерского учёта — 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Для спора о недвижимости акт хранят, пока существует риск претензий.

Читать в журнале

Когда акты и фиксации отнимают время у руководителя

Чтобы документы собирались по шаблону и без ручной работы

Акты осмотра, фиксации и приёмки пишут вручную, каждый раз заново, и половину реквизитов забывают. Руководитель потом разбирает, что и когда было на объекте.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону из данных CRM и почты, подставляют даты, объекты и участников и приносят на подпись готовый акт.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы