Чек-лист при приёме на работу сотрудника

Приём на работу разваливается не на собеседовании, а на бумагах: забыли медицинский осмотр, не подали сведения в СФР, не провели инструктаж. Ниже — чек-лист по шагам: что собрать до первого дня, что подписать в первый день и что сделать в первые недели.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Должность: менеджер по продажам

ФИО: Иванов Иван Иванович

Дата выхода: 1 декабря 2026 г.

Чек-лист приёма на работу сотрудника

от отбора до передачи документов в бухгалтерию

1 декабря 2026 г.

До первого рабочего дня: получены заявление о приёме, документы по статье 65 ТК РФ, проверены сведения о трудовой деятельности, пройден обязательный медицинский осмотр, если он положен для должности, подготовлены трудовой договор и приказ.

В первый рабочий день: подписан трудовой договор, издан приказ о приёме, работник ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных и должностной инструкцией, проведён вводный инструктаж по охране труда.

В первые дни: сведения о приёме поданы в СФР, работник поставлен на воинский учёт или снят с него по месту работы, оформлен допуск к работе, документы переданы в бухгалтерию для расчёта зарплаты.

Ответственный за приём

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен чек-лист

Приём на работу — не одно действие, а цепочка: собрать документы, проверить ограничения для должности, оформить договор, подать сведения в фонд и военкомат, провести инструктажи. Один пропущенный шаг стоит дорого: несвоевременная подача сведений в СФР нарушает обязанность работодателя и может затруднить подтверждение сведений о работе, без медицинского осмотра нельзя допускать к работе, а без подписи об ознакомлении с локальными актами работодателю труднее доказать свои требования.

Чек-лист фиксирует, кто и когда делает каждый шаг. В небольшой компании его ведёт один человек, в средней — кадровик вместе с бухгалтером и специалистом по охране труда. Важно, чтобы к первому рабочему дню все пункты были закрыты или назначены с датой.

Что собрать до первого рабочего дня

Заявление о приёме на работу, если в компании его пишут. Закон его не требует, но по нему удобно фиксировать должность и дату выхода.
Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную книжку не оформляют.
Документ о регистрации в системе индивидуального учёта, в том числе в электронной форме, — СНИЛС.
Документы воинского учёта — для военнообязанных и призывников.
Документ об образовании и о квалификации, если работа требует специальных знаний.
Справку о наличии (отсутствии) судимости, если закон запрещает заниматься этой работой лицам с судимостью.
Медицинское заключение по обязательному предварительному осмотру, если должность входит в перечень работ, при которых осмотр обязателен.
Справку о том, что работник не подвергается административному наказанию за потребление наркотиков, — в случаях, установленных законом.

Чего требовать нельзя

Статья 65 ТК РФ перечисляет документы, которые работодатель вправе потребовать при приёме. Всё, чего в этом перечне и в отраслевых законах нет, требовать нельзя: характеристики с прошлых мест, справки о жилищных условиях, сведения о беременности и семейном положении.

Отдельно про запреты для должности: если закон не пускает на работу лиц с непогашенной судимостью или без медицинского заключения, проверка этих обстоятельств — обязанность работодателя, а не любезность. Такой пункт в чек-листе ставят до подписания договора.

Что оформить в первый рабочий день

Трудовой договор в письменной форме, два экземпляра, с подписью работника о получении своего экземпляра.
Приказ о приёме на работу. Приказ о приёме на работу работодатель может издать на основании трудового договора. Знакомить с ним работника под подпись статья 68 ТК РФ не требует.
Запись о приёме в трудовую книжку, если она ведётся на бумаге, или сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Ознакомление под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда, положением о персональных данных, должностной инструкцией и локальными актами по охране труда.
Согласие на обработку персональных данных, если у компании нет другого законного основания для их обработки. Оформляют отдельным документом.
Вводный инструктаж по охране труда и регистрация его в журнале.
Личная карточка работника, если компания её ведёт.
Допуск к работе: пропуск, доступ в информационные системы, ключи, оборудование.

Сведения в фонд и военкомат

О приёме на работу нужно сообщить в Социальный фонд. Сведения подают в составе единой формы сведений о трудовой деятельности — в срок, установленный законом о персонифицированном учёте: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. За нарушение срока компании грозит ответственность.

Воинский учёт ведут по месту работы: о приёме и об увольнении военнообязанного сообщают в военный комиссариат. Срок и форму сообщения задают правила воинского учёта, поэтому шаг ставят в чек-лист отдельной строкой с ответственным.

Охрана труда: что не забыть

Провести вводный инструктаж по программе, разработанной по примерным темам правил обучения по охране труда.
Провести первичный инструктаж на рабочем месте и зарегистрировать его в журнале. Повторный инструктаж проводят не реже раза в 6 месяцев; для впервые начавших трудовую деятельность и допущенных к работам повышенной опасности — не реже раза в 3 месяца в течение первого года.
Ознакомить с инструкциями по охране труда по профессии и виду работ.
Выдать средства индивидуальной защиты и смывающие средства, если они положены по результатам специальной оценки условий труда.
Провести стажировку на рабочем месте, если работа входит в перечень работ с повышенной опасностью: её минимальная продолжительность — не менее 2 смен.
Оформить обучение по охране труда и проверку знаний, если должность требует обучения до допуска к работе.

Что передать в бухгалтерию

Бухгалтерии нужны подписанный трудовой договор с условиями оплаты, приказ о приёме, заявление о выборе способа выплаты зарплаты, документы для вычетов по НДФЛ, если работник их заявляет, и сведения о страховом стаже для расчёта пособий.

Отдельно фиксируют категорию работника: гражданин России, иностранец с патентом, участник программы переселения, работник по совместительству. От этого зависят ставка НДФЛ, взносы и набор документов. Для иностранца добавляют уведомление в МВД о заключении договора, для директора-единственного учредителя — особый порядок начисления взносов.

Частые ошибки

Приказ о приёме издан раньше, чем подписан трудовой договор, или договора нет вовсе.
Сведения в СФР поданы с опозданием: компании грозит ответственность, а подтверждение сведений о работе может затрудниться.
Медицинский осмотр не проведён, хотя должность входит в обязательный перечень, — работника нельзя допускать к работе.
Вводный инструктаж проведён «на словах», без записи в журнале: при проверке или несчастном случае доказать нечего.
Нет подписи работника об ознакомлении с локальными актами, а потом работодатель не может сослаться на свои правила.
Забыли про воинский учёт: военнообязанного не поставили на учёт по месту работы.

Частые вопросы

Можно ли принять работника без трудовой книжки?

Да. Тем, кто впервые поступает на работу после 31.12.2020, бумажную трудовую книжку не оформляют, сведения о работе ведут по статье 66.1 ТК РФ. Если работник уже выбрал электронные сведения, книжку он не предъявляет.

Обязательно ли заявление о приёме на работу?

Закон его не требует: приём оформляют трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему решению. Заявление удобно как внутренний документ, но его отсутствие приём не отменяет.

Нужно ли знакомить работника с приказом о приёме под подпись?

Статья 68 ТК РФ больше не устанавливает обязанности знакомить работника с приказом под подпись. С локальными актами, которые касаются его работы, знакомить нужно.

Когда сообщать в СФР о приёме?

Сведения подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. За пропуск срока работодателю грозит ответственность.

Кого нельзя принимать без медицинского осмотра?

Только тех, чья должность входит в перечень работ, при которых обязательны предварительные и периодические осмотры. Для остальных должностей требовать медицинское заключение при приёме нельзя.

Что будет, если не провести вводный инструктаж?

Работник допущен к работе без обучения по охране труда. Это нарушение, за которое работодателя привлекают к ответственности, а при несчастном случае отсутствие записи в журнале играет против компании.

Бумаги приёма съедают время кадровика

Чтобы документы приёма собирались сами

Каждый новый сотрудник приносит десяток бумаг: их надо проверить, разложить по шаблонам, заполнить договор и приказ, напомнить про инструктажи и передать в бухгалтерию.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют комплект с чек-листом и приносят кадровику готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»