Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

План найма персонала: образец

План найма — таблица, по которой видно, кого компания берёт в этом году, в каком месяце открывается вакансия, кто её закрывает и сколько это стоит. Ниже — заполненный образец на год и правила, по которым его собирают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

План найма персонала

на 2027 год

10 декабря 2026 г. № 7

Потребность в персонале на 2027 год определена по заявкам руководителей подразделений и штатному расписанию. Всего открывается 14 вакансий, из них 9 — на замену уволившихся, 5 — новые должности под рост продаж.

Отдел продаж: два менеджера по продажам, старт подбора — февраль, срок закрытия — 45 календарных дней. Склад: кладовщик и водитель погрузчика, старт — март, срок закрытия — 30 календарных дней.

Ответственные: подбор менеджеров по продажам — руководитель отдела продаж А. А. Смирнов, остальные вакансии — специалист по персоналу М. И. Ковалёва. Итоговое собеседование с кандидатом проводит руководитель подразделения.

Бюджет найма на год: размещение вакансий, работа кадрового агентства по двум закрытым позициям, проверка кандидатов. Расходы учтены в бюджете административного подразделения.

Контроль исполнения плана — ежемесячно на совещании у генерального директора: сколько вакансий открыто, закрыто, сколько дней идёт каждая.

Составил

Специалист по персоналу

____________ / М. И. Ковалёва /

Согласовал

Финансовый директор

____________ / С. С. Орлов /

Зачем нужен план найма

Без плана найма вакансии открываются стихийно: руководитель приходит с заявкой, когда сотрудник уже ушёл, подбор идёт в спешке, а кандидатов берут первых подходящих. План переносит разговор о людях в начало года, когда есть время выбрать канал поиска и не переплачивать агентству за срочность.

План связывает три вещи: штатное расписание, бюджет и календарь. По нему видно, в каком месяце нагрузка на специалиста по персоналу вырастет, а в каком он свободен, и когда руководителю подразделения нужно освободить время на собеседования.

Форму закон не устанавливает: компания утверждает свою таблицу приказом или включает её в положение о подборе. Обязательным документом план найма не является, но руководителю он заменяет десяток разрозненных заявок.

Что включить в план найма

  • Подразделение и должность — по штатному расписанию, с тем же названием, что в трудовом договоре.
  • Причина открытия: замена уволившегося, новая ставка под рост, временная позиция на проект.
  • Месяц старта подбора и плановый срок закрытия в календарных днях.
  • Ответственный за подбор и руководитель, который проводит итоговое собеседование.
  • Каналы поиска: сайты с вакансиями, кадровое агентство, рекомендации сотрудников, учебные заведения.
  • Бюджет: размещение вакансий, услуги агентства, проверка кандидатов, релокация.
  • Отметка о фактическом закрытии — дата выхода сотрудника, чтобы видеть отклонение от плана.

Как составить план найма на год

  1. Соберите заявки подразделений. Разошлите руководителям форму с должностью, причиной открытия и желаемым месяцем выхода сотрудника. Сверьте каждую заявку со штатным расписанием: ставки, которых в нём нет, сначала утверждает собственник или генеральный директор.
  2. Отделите замену от роста. Замена уволившегося планируется от даты предполагаемого ухода, новая должность — от начала работ. Это разные сроки и разный бюджет, и путать их в одной строке нельзя.
  3. Поставьте срок закрытия. Возьмите фактический срок по похожим вакансиям прошлого года и добавьте запас на согласование оффера и выход сотрудника. Для линейных позиций срок обычно короче, чем для редких специалистов и руководителей.
  4. Назначьте ответственных. У каждой вакансии один ответственный за подбор и один руководитель, принимающий решение. Если ответственных двое, вакансия зависает между ними.
  5. Посчитайте бюджет. Сложите расходы по каналам и услугам на каждую вакансию. Отдельной строкой — резерв на срочный подбор, если сотрудник уйдёт вне плана.
  6. Утвердите и поставьте на контроль. Подпишите план у руководителя компании и проверяйте исполнение раз в месяц: открыто, закрыто, сколько дней идёт каждая вакансия.

Частые ошибки

  • В плане только должности без месяцев: непонятно, когда начинать подбор, и заявки всё равно приходят внезапно.
  • Не указан ответственный — вакансию ведут все и никто.
  • Срок закрытия взят с потолка, без оглядки на прошлый год: план не выполняется с первого месяца.
  • Забыли расходы на проверку кандидатов и на агентство по сложным позициям — бюджет найма оказывается вдвое меньше фактического.
  • План не сверен со штатным расписанием: в нём есть должности, которых в штате нет, и наоборот.
  • План утвердили и убрали в папку: без ежемесячной сверки он не работает.

Частые вопросы

Обязателен ли план найма по закону?

Нет. Это внутренний документ компании, закон его не требует. Компания сама решает, утверждать план приказом, включать в положение о подборе персонала или вести в таблице без подписи.

На какой срок составляют план найма?

Обычно на календарный год с разбивкой по месяцам, потому что к нему привязаны бюджет и штатное расписание. Для проектных команд делают план на срок проекта.

Кто утверждает план найма?

Генеральный директор или собственник — тот, кто распоряжается бюджетом и штатом. Специалист по персоналу готовит проект, финансовый директор согласует расходы, руководители подразделений подтверждают потребность.

Чем план найма отличается от штатного расписания?

Штатное расписание показывает, какие должности есть в компании и с какими окладами. План найма показывает, когда и кого компания собирается взять на эти должности и сколько потратит на подбор.

Что делать, если вакансия не закрывается в срок?

Разберите причину: узкий рынок, заниженный оклад, долгое согласование оффера. По итогам меняют канал поиска, пересматривают требования или сдвигают срок в плане — но фиксируют это письменно, чтобы отклонение было видно.

Читать в журнале

Когда вакансии открываются внезапно

Чтобы подбор шёл по плану, а не в аврале

Заявки на подбор приходят в почту и мессенджеры, теряются между задачами, а срок закрытия вакансии никто не считает.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают заявки по шаблону, сверяют их со штатным расписанием и приносят руководителю готовую сводку по открытым вакансиям и срокам.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы