Заявление на подотчётные деньги: образец и бланк

Заявление на подотчётные деньги пишет сотрудник, которому нужны наличные или перевод на карту на рабочие расходы: купить материалы, оплатить билеты, снять помещение. Ниже — бланк и заполненный образец, а также что именно требует закон и чего в заявлении быть не должно.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от менеджера по снабжению

И. И. Иванова

Заявление на выдачу денежных средств под отчёт

на хозяйственные расходы

16 ноября 2026 г.

Прошу выдать мне под отчёт денежные средства в сумме 45 000 (сорок пять тысяч) рублей на приобретение канцелярских товаров и расходных материалов для принтера.

Деньги прошу перечислить на банковскую карту. Срок, на который выдаются средства, — до 1 декабря 2026 года; авансовый отчёт сдам не позднее трёх рабочих дней после этого срока.

Задолженности по ранее выданным подотчётным суммам не имею.

Работник

Менеджер по снабжению

____________ / И. И. Иванов /

Руководитель

Согласовано: генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем нужно заявление на подотчёт

Подотчётные деньги — это суммы, которые компания выдаёт работнику на рабочие расходы, а он потом отчитывается за них авансовым отчётом и прикладывает чеки. Выдают их наличными из кассы или переводом на карту.

Заявление пишет сам работник на имя руководителя: он просит выдать конкретную сумму на конкретные расходы и обязуется отчитаться. Руководитель ставит на заявлении визу — и бухгалтерия выдаёт деньги. Без такого документа выдача выглядит как передача денег без основания, а при проверке бухгалтерии это первое, что спросят.

Что указать в заявлении

Кому адресовано: должность и фамилия с инициалами руководителя или уполномоченного лица.
Кто просит: должность, фамилия и инициалы работника.
Сумма цифрами и прописью.
На что выдаются деньги: канцелярия, материалы, билеты, проживание — чем конкретнее, тем меньше вопросов.
Способ выдачи: наличными из кассы или переводом на карту с реквизитами.
Срок, на который берёте деньги, и когда сдадите авансовый отчёт.
Подпись работника и виза руководителя с датой.

Как оформить заявление

Возьмите бланк. В компании может быть свой утверждённый бланк — тогда заполняйте его. Если бланка нет, подойдёт обычный лист с шапкой и текстом заявления.
Напишите, сколько и на что. Сумму — цифрами и прописью, назначение — одной фразой. Если расходов несколько, перечислите их списком с суммами.
Укажите срок и способ выдачи. Срок нужен, чтобы бухгалтерия знала, когда ждать авансовый отчёт. Если деньги переводят на карту, впишите реквизиты или пометьте, что карта зарплатная.
Подпишите и отдайте руководителю. Руководитель ставит визу «согласовано» и дату. После этого заявление уходит в бухгалтерию — она выдаёт деньги и хранит заявление вместе с авансовым отчётом.
Сдайте авансовый отчёт. После расходов приложите чеки и заполните авансовый отчёт в срок, который установил руководитель. Остаток неизрасходованной суммы верните в кассу или на счёт.

Частые ошибки

Нет срока — бухгалтерия не знает, когда требовать отчёт, а работник не помнит, когда должен закрыть сумму.
Назначение размытое: «на хозяйственные нужды» вместо перечня покупок.
Сумма только цифрами без прописей — при расхождении непонятно, какую сумму имели в виду.
Заявление подписал только работник, а визы руководителя нет: выдача денег без решения руководителя.
Работник не закрыл прошлый подотчёт и просит новую сумму — проверьте срок отчёта по прежней выдаче. Само наличие задолженности не запрещает выдать новую сумму.

Частые вопросы

Обязательно ли заявление на подотчётные деньги?

Заявление не обязательно: наличные под отчёт можно выдать по распорядительному документу организации или ИП либо по письменному заявлению работника. На выбранном основании оформляют расходный кассовый ордер. Поэтому компании закрепляют заявление в своей учётной политике или локальном акте.

Кто подписывает заявление?

Работник, который берёт деньги, и руководитель компании или лицо, которому он доверил решать вопросы расходования средств. Подписи главного бухгалтера и кассира на заявлении не обязательны: бухгалтерия проводит выдачу по расходному кассовому ордеру.

Можно ли написать заявление на компьютере?

Да. Заявление можно набрать и распечатать — важна подпись работника от руки и виза руководителя. В компаниях с электронным документооборотом заявление подписывают электронной подписью, если это предусмотрено внутренними правилами.

Что делать, если деньги под отчёт нужны самому директору?

Директор не пишет заявление сам себе и не визирует его. В таком случае оформляют распоряжение руководителя о выдаче денег под отчёт — документ от лица компании, а не заявление работника.

Какой срок выдачи денег под отчёт?

Срок устанавливает руководитель компании — он указывает его в заявлении или в распоряжении о выдаче. Работник обязан отчитаться в этот срок и вернуть остаток. Конкретный срок закрепляют в локальном акте, чтобы правило было одинаковым для всех.

Чем заявление отличается от служебной записки на подотчётные деньги?

Служебная записка — более свободный формат: в ней описывают ситуацию и просят выдать средства. Заявление — короткий документ с обязательными полями: сумма, назначение, срок, подписи. Если в компании утверждён бланк заявления, используют его; записку пишут, когда бланка нет или вопрос требует пояснений.

Заявки на деньги и отчёты по ним тонут в переписке

Чтобы подотчётные заявки собирались сами

Заявления, согласования и авансовые отчёты отнимают время у руководителя и бухгалтерии: каждую заявку нужно проверить, сверить сумму и напомнить о сроке отчёта.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют суммы и сроки и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»