Журнал учёта командировок: образец и бланк

Журнал учёта командировок — сводная таблица, в которой компания по порядку записывает каждую служебную поездку: кто, куда, на сколько дней и по какому приказу. Ниже — бланк и заполненный образец на пяти командировках.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Начат 12 января 2026 г.

Окончен 30 декабря 2026 г.

Журнал учёта командировок

2026 год

2026 г.

№ 1. Иванов И. И., менеджер, Москва — Казань, с 19 по 22 января 2026 г., 4 дня, приказ от 15.01.2026 № 3, авансовый отчёт от 26.01.2026 № 2.

№ 2. Петрова А. С., бухгалтер, Москва — Санкт-Петербург, с 2 по 4 февраля 2026 г., 3 дня, приказ от 29.01.2026 № 5, авансовый отчёт от 09.02.2026 № 4.

№ 3. Смирнов Д. В., инженер, Москва — Екатеринбург, с 16 по 20 марта 2026 г., 5 дней, приказ от 11.03.2026 № 12, авансовый отчёт от 25.03.2026 № 9.

Ответственный за ведение журнала

Специалист по кадрам

____________ / О. Н. Кузнецова /

Зачем компании журнал учёта командировок

Обязанности вести именно журнал закон не устанавливает: направление в командировку оформляют решением работодателя, а порядок и документы компания определяет сама. Журнал нужен для другого — чтобы за минуту ответить, кто и когда уезжал, по какому приказу и отчитался ли по возвращении.

Без сводной таблицы командировки живут в трёх местах: приказы в одной папке, авансовые отчёты в бухгалтерии, билеты в почте. Когда директор спрашивает, сколько дней сотрудник провёл в поездках за квартал, а бухгалтер ищет, все ли отчёты сданы, журнал отвечает на оба вопроса сразу.

Какие графы завести

Порядковый номер записи и дата внесения.
Фамилия, имя, отчество и должность командированного.
Подразделение, если командировок много и их считают по отделам.
Место командировки: город и организация, куда едет сотрудник.
Дата начала и дата окончания поездки, число календарных дней.
Номер и дата приказа о направлении в командировку.
Номер и дата авансового отчёта, сумма выданного аванса и сумма по отчёту.
Отметка о возвращении и сдаче отчёта, подпись ответственного.

Как заполнять журнал

Заведите журнал на календарный год. Прошейте листы, укажите даты начала и окончания, назначьте ответственного приказом.
Записывайте по факту приказа. Строка появляется, когда подписан приказ о командировке: номер приказа переносите в журнал дословно.
Дополняйте после возвращения. Когда сотрудник сдал авансовый отчёт, впишите его номер, дату и фактическую сумму расходов.
Сверяйте с бухгалтерией. Раз в месяц сверяйте записи с реестром авансовых отчётов: так находятся поездки без отчёта и отчёты без приказа.
Закрывайте год. В конце года подведите итог по числу командировок и дней, подпишите журнал и сдайте в архив.

Частые ошибки

Журнал ведут по памяти в конце месяца: номера приказов путаются, часть поездок теряется.
Пишут только фамилию без должности и подразделения — при большой компании запись невозможно проверить.
Не фиксируют авансовый отчёт: по журналу не видно, отчитался ли сотрудник за выданные деньги.
Считают дни поездки по рабочим дням, хотя срок командировки определяют в календарных днях.
Хранят журнал в рабочей папке на компьютере без резервной копии и без подписи ответственного.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал учёта командировок?

Нет. Закон не требует вести журнал: работодатель сам определяет, какие документы оформлять при командировке. Журнал — удобный внутренний учёт, а не обязательный бланк.

Чем журнал отличается от приказа о командировке?

Приказ — распорядительный документ по одной поездке: кто, куда, на какой срок, с какими расходами. Журнал — сводная запись по всем поездкам за год, где приказ указан ссылкой.

Нужно ли вписывать в журнал суточные и расходы?

Достаточно суммы выданного аванса и суммы по авансовому отчёту. Подробная расшифровка расходов — в самом отчёте и приложенных документах, дублировать её в журнале не нужно.

Сколько хранить журнал?

Срок хранения компания устанавливает в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов по командировкам он зависит от того, к какой группе отнесена запись.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если компания так решила и обеспечивает сохранность записей. Для проверок и внутреннего контроля удобнее таблица с доступом по ролям и выгрузкой в печатный вид с подписью ответственного.

Когда командировки, заявки и отчёты теряются между отделами

Чтобы учёт поездок собирался сам

Пока журнал заполняют вручную, приказы и авансовые отчёты расходятся: одна поездка есть в приказах, но не попала в таблицу, другая закрыта без отчёта.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие записи из почты и учётной системы, сверяют приказы с отчётами и показывают руководителю поездки без закрывающих документов.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»