Должностная инструкция паспортиста управляющей компании ЖКХ: образец

Паспортист управляющей компании ведёт регистрационный учёт жильцов, принимает сведения о смене собственника, составе семьи и прописке, готовит справки и выписки из домовой книги. Ниже — бланк и образец заполнения: что входит в обязанности, что паспортист вправе требовать и за что отвечает.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 73 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «УК Жилищный стандарт»

А. В. Смирнов

«16» ноября 2026 г.

Должностная инструкция

паспортиста управляющей компании

№ 27-ДИ

1. Общие положения

1.1. Паспортист относится к категории специалистов и принимается на работу и освобождается от неё приказом генерального директора.

1.2. Паспортист подчиняется начальнику отдела по работе с населением, а в его отсутствие — лицу, исполняющему его обязанности.

1.3. В работе паспортист руководствуется Правилами регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учёта по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713, Жилищным кодексом РФ, уставом компании, правилами внутреннего трудового распорядка и настоящей инструкцией.

1.4. Паспортист должен знать: порядок регистрационного учёта граждан; формы и правила заполнения карточек регистрации, поквартирных карточек и домовых книг; состав документов, на основании которых вносятся сведения о жильцах; порядок выдачи справок и выписок; правила обработки персональных данных.

2. Должностные обязанности

2.1. Принимает от собственников и нанимателей жилых помещений документы о регистрации по месту жительства и по месту пребывания, о снятии с регистрационного учёта и вносит сведения в карточки регистрации, поквартирные карточки и домовую книгу.

2.2. Принимает сведения о смене собственника помещения, о составе семьи, о рождении и смерти жильцов и вносит изменения в учётные документы на основании документов, подтверждающих такие сведения.

2.3. Готовит и выдаёт справки о составе семьи, выписки из домовой книги и из лицевого счёта, копии финансово-лицевого счёта и иные документы, предусмотренные перечнем компании.

2.4. Ведёт приём граждан по вопросам регистрационного учёта, отвечает на обращения в пределах своих обязанностей.

2.5. Формирует и хранит домовые книги и карточки регистрации, обеспечивает их сохранность и передаёт в архив в порядке, установленном компанией.

2.6. Обрабатывает персональные данные жильцов только в объёме, необходимом для регистрационного учёта, и не передаёт их третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных законом.

3. Права

3.1. Запрашивать у жильцов документы, необходимые для регистрационного учёта и внесения изменений в учётные документы.

3.2. Возвращать документы, оформленные с нарушением установленных требований, с указанием причин возврата.

3.3. Вносить руководителю предложения по улучшению порядка учёта и приёма граждан.

4. Ответственность

4.1. Паспортист несёт ответственность за достоверность сведений, внесённых в учётные документы, за сохранность домовых книг и карточек регистрации и за разглашение персональных данных жильцов в пределах, установленных трудовым законодательством и законодательством о персональных данных.

5. Ознакомление

5.1. С инструкцией ознакомлен, экземпляр получил.

Начальник отдела по работе с населением

Начальник отдела по работе с населением

____________ / Н. П. Орлова /

Работник

Паспортист

____________ / Е. С. Гусева /

Зачем паспортисту должностная инструкция

Должностная инструкция закрепляет за паспортистом участок работы: регистрационный учёт жильцов, домовую книгу и карточки регистрации, справки и выписки. Без неё непонятно, кто отвечает за ошибку в домовой книге и кто вправе вернуть жильцу неполный пакет документов.

Инструкция — внутренний документ компании. Её утверждает руководитель, с ней знакомят работника под подпись до начала работы. Форму закон не устанавливает, поэтому компания составляет её под свою структуру: в небольшой управляющей компании паспортист подчиняется напрямую директору, в крупной — начальнику отдела по работе с населением.

Обязанности паспортиста связаны с Правилами регистрации и снятия граждан с регистрационного учёта, утверждёнными постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 № 713. На них и опирается текст инструкции.

Что входит в обязанности паспортиста

Принимать документы о регистрации по месту жительства и по месту пребывания и о снятии с учёта, вносить сведения в карточки регистрации, поквартирные карточки и домовую книгу.
Принимать сведения о смене собственника, составе семьи, рождении и смерти жильцов и менять учётные документы на основании подтверждающих бумаг.
Готовить и выдавать справки о составе семьи, выписки из домовой книги и лицевого счёта, копии финансово-лицевого счёта.
Вести приём граждан по вопросам регистрационного учёта и отвечать на обращения в пределах своих обязанностей.
Хранить домовые книги и карточки регистрации, передавать их в архив в порядке компании.
Обрабатывать персональные данные жильцов только для учёта и не передавать их третьим лицам, кроме случаев, предусмотренных законом.

Как составить инструкцию под свою управляющую компанию

Определите место в структуре. Напишите, кому паспортист подчиняется и кто его замещает: от этого зависит, к кому он идёт с вопросами по спорным документам.
Перечислите учётные документы. Назовите домовую книгу, поквартирные карточки и карточки регистрации — те документы, которые паспортист ведёт в вашей компании.
Опишите приём документов. Укажите, какие документы паспортист принимает и по какому основанию вносит изменения: регистрация, снятие с учёта, смена собственника, состав семьи.
Закрепите справки и выписки. Перечислите, какие справки и выписки паспортист выдаёт и по какому перечню компании.
Пропишите персональные данные. Отдельным пунктом закрепите, что паспортист обрабатывает данные жильцов только для учёта и отвечает за их разглашение.
Ознакомьте под подпись. Дайте работнику прочитать инструкцию и подписать лист ознакомления до начала работы.

Частые ошибки в инструкции паспортиста

Инструкция списана с чужой компании: в ней другие отделы, другие учётные документы и другой порядок подчинения.
Не названы учётные документы, которые ведёт паспортист, — при споре о пропавшей записи неясно, кто за неё отвечает.
В обязанности вписана работа, которой паспортист не делает: начисление платы за жильё, взыскание долгов, заключение договоров управления.
Нет пункта о персональных данных, хотя паспортист каждый день работает с паспортными сведениями жильцов.
Работника не ознакомили с инструкцией под подпись, а при споре ссылаются на неё.

Частые вопросы

Обязательна ли должностная инструкция по закону?

Прямой обязанности составлять её для каждой должности закон не устанавливает. Но обязанности и ответственность работника нужно закрепить: трудовой договор и локальные акты компании. Инструкция — удобная форма такого закрепления, и суды её учитывают при спорах о дисциплинарной ответственности.

Чем должностная инструкция отличается от трудового договора?

Трудовой договор — соглашение сторон, его подписывают работник и работодатель. Должностную инструкцию утверждает руководитель как локальный акт, а работник с ней знакомится. Условия труда, которые стороны согласовали в договоре, инструкция не меняет.

Можно ли поручить паспортисту начисление платы за жильё?

Можно, если это закреплено в инструкции и работник с ней ознакомлен. Но тогда в инструкции появляется ответственность за расчёты, а у паспортиста должны быть нужные знания и доступ к системе начислений. Без этого участок остаётся за бухгалтерией или расчётным центром.

Какие документы паспортист вправе требовать у жильца?

Те, что нужны для регистрационного учёта и внесения изменений: паспорт, заявление о регистрации или снятии с учёта, документы о праве на жилое помещение, свидетельство о рождении, документы о смене собственника. Полный состав зависит от основания — перечень стоит дать в инструкции или в памятке для жильцов.

Как часто пересматривать инструкцию?

Когда меняется структура компании, порядок учёта или перечень выдаваемых справок. Дату пересмотра в самой инструкции не ставят — достаточно утверждения руководителем и листа ознакомления.

Когда инструкции и регламенты держатся на одном человеке

Чтобы порядок работы не зависел от памяти сотрудника

В управляющей компании паспортист ведёт учёт, выдаёт справки и отвечает на вопросы жильцов. Стоит ему уйти в отпуск — и очередь встаёт, а записи в домовой книге ждут возвращения.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявки жильцов, подсказывают, какие документы нужны для регистрации или справки, и передают готовое дело паспортисту. Агент работает по вашей инструкции и вашим правилам, а не по памяти одного сотрудника.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»