Акт дефектации оборудования: образец

Акт дефектации фиксирует, что именно сломалось или не соответствует проекту в оборудовании и что с этим делать. Ниже — образец по форме ОС-16 и бланк в свободной форме, если оборудование уже в работе и монтажом никто не занимается.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Цех № 2

Местонахождение: г. Москва, ул. Заводская, 12, цех № 2

Организация-изготовитель: ООО «Станкозавод»

Организация-поставщик: ООО «Станкоторг»

Акт о выявленных дефектах оборудования

по результатам осмотра станка в цехе № 2

16 ноября 2026 г. № 7

В процессе приёмки, монтажа и наладки перечисленного ниже оборудования обнаружены следующие дефекты: при выходе на рабочий режим шпиндель станка вибрирует, осевое биение превышает допустимое по паспорту; датчик температуры шпинделя показывает значения вне рабочего диапазона.

Оборудование: станок токарный с ЧПУ, тип СТ-16, заводской номер 4471, паспорт № 4471/2026.

Для устранения выявленных дефектов необходимо: силами изготовителя заменить узел шпинделя и датчик температуры, провести повторную наладку и испытания под нагрузкой. Срок — до 15 декабря 2026 года.

Представитель заказчика

Главный инженер

____________ / П. П. Петров /

Представитель изготовителя

Начальник сервисной службы ООО «Станкозавод»

____________ / И. И. Иванов /

Член комиссии

Механик цеха № 2

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое акт дефектации оборудования

Акт дефектации — документ, которым комиссия осматривает оборудование и записывает, какие дефекты нашла, откуда они взялись и что нужно сделать, чтобы их устранить. Он нужен в трёх случаях: оборудование пришло с поломкой и вы предъявляете претензию поставщику или изготовителю, оборудование смонтировано с отклонениями от проекта, или сломавшийся станок надо списать либо отправить в ремонт и обосновать затраты.

Единой обязательной формы для всех ситуаций нет. Для оборудования, которое принимают в монтаж, есть унифицированная форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования», утверждённая постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. С 2013 года применять её не обязательно: компания вправе утвердить свою форму в учётной политике. На практике ОС-16 удобна, потому что её знают поставщики и сервисные службы.

Что указать в акте дефектации

Номер и дату акта, место составления.
Кто заказчик, где стоит оборудование: адрес, здание, цех.
Изготовитель, поставщик, грузоотправитель, перевозчик и монтажная организация — если дефект связан с перевозкой или монтажом.
Наименование оборудования, тип и марку, номер паспорта или маркировку.
На каком этапе обнаружены дефекты: при осмотре, приёмке, монтаже, наладке или испытании.
Сами дефекты — по каждому узлу, со ссылкой на паспорт, чертёж или проектную документацию.
Что нужно сделать для устранения: работы, исполнитель, срок.
Должности, фамилии и подписи всех членов комиссии.

Как составить акт дефектации

Соберите комиссию. В неё входят представители заказчика, а при монтаже — представители монтажной организации, изготовителя или поставщика и, если нужно, проектировщика. Один человек акт не составляет: без подписей сторон претензию потом не подтвердить.
Осмотрите оборудование вместе. Проверьте, что номер паспорта и маркировка совпадают с документами, и зафиксируйте условия осмотра: при каких режимах, под нагрузкой или без.
Опишите каждый дефект точно. Не «станок не работает», а что именно не соответствует: биение, вибрация, протечка, отклонение от размера по проекту. Ссылайтесь на паспорт или чертёж — так дефект становится проверяемым.
Запишите, что делать. Перечислите работы по устранению, кто их выполняет и к какому сроку. Этот раздел потом становится основой претензии или задания на ремонт.
Подпишите и раздайте экземпляры. Подписывают все члены комиссии. По экземпляру — заказчику, поставщику или изготовителю, монтажной организации; копию храните вместе с паспортом оборудования.

Чем акт дефектации отличается от дефектной ведомости

Акт дефектации описывает дефекты и решение комиссии: что сломано, кто виноват, что делать. Дефектная ведомость — это перечень работ и материалов, которые нужны для ремонта, с объёмами и расценками. На практике их часто делают вместе: акт фиксирует факт, ведомость считает стоимость устранения.

Если оборудование уже стоит на учёте и вы собираетесь его ремонтировать или списывать, акт дефектации подписывает комиссия по приказу руководителя. Отдельной обязательной формы для такого случая закон не устанавливает, поэтому компания утверждает свою форму в учётной политике.

Частые ошибки

Акт составляет один человек, без представителя поставщика или монтажной организации, — тогда претензию по дефектам сложно доказать.
В акте нет номера паспорта и маркировки — непонятно, к какому именно оборудованию относятся дефекты.
Дефекты описаны общими словами, без ссылки на паспорт или проект, и их нельзя проверить.
Не указано, на каком этапе обнаружен дефект: при приёмке, монтаже или уже в работе — от этого зависит, кто отвечает.
В разделе об устранении нет исполнителя и срока, и акт никого ни к чему не обязывает.

Частые вопросы

Обязательно ли применять форму ОС-16?

Нет. Форма № ОС-16 утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 и с 2013 года не обязательна к применению. Компания может утвердить свою форму в учётной политике, но ОС-16 удобна, когда акт принимает поставщик или сервисная служба: её все знают.

Кто подписывает акт дефектации?

Все члены комиссии: представители заказчика, монтажной организации, изготовителя или поставщика, при необходимости — проектировщика. Подписей одного сотрудника заказчика недостаточно, если акт нужен для претензии.

Чем акт дефектации отличается от акта технического состояния?

Акт технического состояния фиксирует, в каком состоянии оборудование на момент осмотра, и может не содержать дефектов вовсе. Акт дефектации составляют именно из-за найденных дефектов и в нём обязательно пишут, как их устранять.

Нужна ли печать на акте дефектации?

Нет. Акт подписывают члены комиссии; печать ставят, только если компания её использует и это закреплено в учётной политике или договоре с поставщиком.

Сколько хранить акт дефектации?

Срок зависит от того, к чему относится акт. Если он подтверждает списание оборудования, храните его столько же, сколько документы по этому объекту основных средств, — по номенклатуре дел компании и перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда акты и заявки на ремонт теряются между цехом и бухгалтерией

Чтобы дефекты и заявки не терялись

Акты дефектации, заявки на ремонт и служебные записки от цехов приходят в разных видах: фото, сообщения в мессенджере, бумага с подписями. Собрать из этого историю по каждому станку вручную долго, а без истории непонятно, что менять и куда уходят деньги.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают такие документы по шаблону, вытаскивают оборудование, дефекты и сроки, складывают в CRM или 1С и приносят руководителю готовую сводку.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»