Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Приказ закрепляет, кто в компании ведёт, хранит, учитывает и выдаёт трудовые книжки и вкладыши. Ниже — бланк и заполненный образец: кого назначить, что поручить, кого указать на время отпуска и что дописать в трудовой договор, чтобы поручение работало.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 12-к

г. Москва

Приказ

о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

16 ноября 2026 г.

В соответствии с пунктом 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них инспектора по кадрам Иванову Ирину Петровну с 17 ноября 2026 года.

2. На период отсутствия Ивановой И. П. (отпуск, болезнь, командировка) обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возложить на специалиста по кадрам Петрову Анну Сергеевну.

3. Внести в трудовой договор Ивановой И. П. и Петровой А. С. дополнения о выполнении работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / С. А. Смирнов /

С приказом ознакомлены

Инспектор по кадрам

____________ / И. П. Иванова /

Зачем нужен такой приказ

Трудовые книжки ведёт, хранит, учитывает и выдаёт работодатель. Поручить это конкретному человеку — обязанность руководителя: пункт 42 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, прямо говорит, что ответственность за организацию работы с трудовыми книжками возлагается приказом на конкретного работника.

Если приказа нет, ответственным за учёт считается сам руководитель организации. Это невыгодно: проверяющий спросит с директора, а кадровик, который фактически заполняет книжки, формально ни за что не отвечает.

Единой формы приказа нет, поэтому её составляют в произвольной форме. В приказе достаточно назвать человека, его должность, дату, с которой он отвечает, и перечислить, что именно ему поручено.

Что вписать в приказ

Ссылку на пункт 42 Порядка, утверждённого приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, — основание для назначения.
Должность и полное имя ответственного: инспектор по кадрам, специалист по кадрам, бухгалтер — того, кто фактически ведёт книжки.
Дату, с которой сотрудник отвечает за книжки: обычно следующий рабочий день или дата издания приказа.
Заместителя на время отпуска, болезни и командировки — иначе в эти дни ответственного нет.
Поручение внести в трудовой договор или должностную инструкцию обязанности по ведению, хранению, учёту и выдаче книжек.
Контроль: за руководителем или за начальником отдела кадров.
Подпись руководителя и отметку об ознакомлении ответственного и заместителя.

Как оформить приказ

Выберите ответственного. Назначайте того, кто действительно ведёт книжки: кадровика, бухгалтера, а в маленькой компании — директора или его помощника. Проверьте, что человек не уходит в длительный отпуск в ближайшее время.
Определите заместителя. Пропишите в приказе, кто принимает книжки на время отсутствия основного ответственного. Без этого в отпуске книжки некому выдать, а новый сотрудник останется без записи.
Внесите обязанности в договор. Приказ сам по себе не даёт права требовать работу, которой нет в трудовом договоре. Допишите обязанности в трудовой договор дополнительным соглашением или в должностную инструкцию, если на неё есть ссылка в договоре.
Ознакомьте под подпись. Ответственный и заместитель ставят на приказе подпись и дату. Копию приказа подшейте в дело, оригинал храните у руководителя или в отделе кадров.
Проверьте бумажные книжки. Если в компании ещё есть бумажные трудовые книжки, назначьте и того, кто ведёт книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Часто это тот же человек.

Бумажные и электронные книжки: два приказа или один

С 2021 года у большинства работников трудовая книжка электронная: сведения о работе работодатель подаёт в Социальный фонд России. Бумажные книжки остались у тех, кто выбрал их сохранить, и у тех, кто начал работать до 2021 года и не написал заявление о переходе.

Поэтому на практике удобно издать один приказ и назначить одного человека ответственным и за бумажные книжки, и за формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если обязанности разные и их выполняют разные люди, лучше издать два приказа: у каждого будет свой ответственный.

Одного приказа всё равно мало: обязанности по электронным сведениям и по бумажным книжкам должны быть записаны в трудовом договоре или должностной инструкции. Иначе сотрудник вправе отказаться, а работодатель не сможет наказать за невыполнение.

Частые вопросы

Нужно ли переиздавать приказ каждый год?

Нет. Приказ действует, пока назначенный сотрудник работает в компании. Переиздают его при смене ответственного, изменении должности или названия организации, а также если поменялся заместитель.

Кого можно назначить ответственным?

Любого работника компании, в том числе руководителя. Чаще это кадровик или бухгалтер. Главное — чтобы работа по ведению книжек была записана в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Что будет, если приказа нет?

Ответственным за учёт трудовых книжек считается руководитель организации. При проверке нарушения найдут у компании, а не у кадровика, который фактически вёл книжки без приказа.

Нужен ли отдельный приказ на электронные трудовые книжки?

Не обязательно. Можно назначить одного человека ответственным и за бумажные книжки, и за сведения в Социальный фонд России. Если это разные люди, удобнее два приказа.

Можно ли назначить ответственным самого директора?

Можно, особенно в небольшой компании без кадровой службы. Тогда в приказе он назначает себя, а подпись ставит как руководитель. Обязанности по ведению книжек всё равно стоит описать в его договоре или инструкции.

Что делать при увольнении ответственного?

Издайте новый приказ в день увольнения или раньше: в нём укажите, на кого переходит ответственность и с какой даты. Передайте новому ответственному книжки, книгу учёта и ключ от сейфа по акту.

Когда кадровые бумаги держатся на одном человеке

Чтобы приказы и поручения не терялись

Приказы о назначении, замещениях и передаче дел легко забыть, а потом искать, кто отвечает за книжки и с какой даты.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, следят за сроками и приносят руководителю готовое поручение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»