Журнал учёта оборудования, инвентаря и имущества: образец и бланк

Журнал учёта оборудования, инвентаря и имущества ведут там, где вещи выдают людям и возвращают обратно: инструмент в цехе, ноутбуки, спецодежда, инвентарь для уборки. Ниже — бланк и заполненный образец: какие графы нужны, как описать объект, чтобы его узнали через год, и кто ставит подписи при выдаче и возврате.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Склад № 2, материально ответственное лицо — кладовщик С. А. Орлова

Журнал учёта оборудования, инвентаря и имущества

выдача и возврат объектов работникам

Начат 11 января 2027 г.

Журнал ведётся по каждому объекту, который выдают работнику во временное пользование или закрепляют за ним на время работы. Запись делают в день выдачи, возврата, поломки или списания.

Материально ответственное лицо

Кладовщик

____________ / С. А. Орлова /

Зачем нужен журнал

Журнал показывает, у кого сейчас находится вещь и в каком она состоянии. Без него при увольнении кладовщика или смене бригады не доказать, что дрель, ноутбук или тележка для склада вообще были и что их получил конкретный человек.

Для бухгалтерии журнал — подтверждение того, что объект используется по назначению и закреплён за работником. Для руководителя — способ увидеть, что лежит на складе без дела и что пора списать.

Отдельный журнал по оборудованию и инвентарю удобен там, где объектов много, а стоимость каждого ниже порога, с которого ведут карточку основного средства. Учёт по журналу не заменяет бухгалтерский учёт, но закрывает повседневный вопрос «где вещь».

Какие графы завести

Порядковый номер записи и дата операции.
Наименование объекта: что это, марка и модель, например «шуруповёрт Makita DF333D».
Инвентарный или заводской номер, если он есть; для однотипных вещей — номер по внутренней нумерации.
Количество и единица измерения.
Состояние при выдаче: новый, после ремонта, с царапинами на корпусе — то, что потом позволит отличить свой износ от чужого.
Кому выдано: должность, фамилия и инициалы работника, подразделение.
Подпись получившего и подпись того, кто выдал.
Дата возврата, состояние при возврате, подпись принявшего.
Отметка о поломке, утрате или списании со ссылкой на акт.

Как заполнять журнал

Опишите объект при поступлении. Запишите наименование, марку, номер и состояние. Фотография объекта, приложенная к записи, снимает половину споров о том, что именно выдали.
Выдайте под подпись. Работник ставит подпись в графе получения: она подтверждает, что вещь у него и претензий к состоянию нет.
Отметьте возврат. При возврате проверьте комплектность и состояние, запишите дату и подпись принявшего. Если вещь вернулась с повреждением, добавьте отметку и ссылку на акт.
Закройте выбытие. При поломке, утрате или списании сделайте запись со ссылкой на акт или приказ — журнал должен показать, почему вещи больше нет.
Сверяйте раз в год. Перед годовой инвентаризацией пройдите журнал и сверьте записи с фактическим наличием: расхождения фиксируют отдельным актом.

Кто ведёт и кто подписывает

Журнал ведёт материально ответственное лицо: кладовщик, администратор, руководитель подразделения. С ним заключают договор о полной материальной ответственности, если должность или работа есть в перечне, утверждённом приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н.

Подписей в журнале две на каждую операцию: того, кто выдал, и того, кто получил. Подпись руководителя на каждой строке не нужна — её ставят на самом журнале при заведении и при передаче дел другому человеку.

Частые ошибки

Запись «ноутбук» без модели и номера: через год невозможно понять, какой именно из пяти ноутбуков вернули.
Нет графы состояния при выдаче — работнику приписывают старые повреждения.
Выдача без подписи работника: при утрате взыскать стоимость не получится, потому что нет доказательства передачи.
Журнал ведут, но не закрывают выбытие: списанная вещь числится в наличии и путает инвентаризацию.
Журнал хранят у кладовщика дома или в ящике стола — при увольнении он исчезает вместе с записями.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал по закону?

Обязательной формы для такого журнала нет. Компания вводит её приказом руководителя и закрепляет в учётной политике или инструкции по делопроизводству. Если журнал заведён, записи в нём становятся внутренним документом компании.

Чем журнал отличается от инвентарной карточки основного средства?

Карточку по форме ОС-6 ведут на объект, который бухгалтерия учитывает как основное средство. Журнал закрывает текущую выдачу и возврат вещей, в том числе малоценных, и не связан со счётом 01.

Можно ли вести журнал в таблице вместо бумаги?

Можно. Таблица с теми же графами и подписями в электронном виде годится, если доступ к ней ограничен, а изменения фиксируются. Для подписи работника подойдёт простая электронная подпись во внутренней системе.

Сколько хранить журнал?

Срок устанавливает компания в номенклатуре дел. Ориентир — срок хранения документов об учёте имущества и материалов; конкретную статью перечня подбирают под вид объекта.

Что делать, если работник не вернул вещь?

Зафиксируйте факт актом, оцените ущерб и потребуйте письменное объяснение. Ущерб не выше среднего месячного заработка работодатель взыскивает распоряжением не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба; сверх этой суммы — только добровольно или через суд (ст. 248 ТК РФ).

Пока журнал ведут вручную, половина вещей теряется

Чтобы выдача и возврат фиксировались сами

Ручной журнал заполняют в спешке, подписи собирают задним числом, а при смене кладовщика часть строк пропадает.

Я собираю ИИ-агента, который оформляет выдачу и возврат по шаблону, сверяет объект с номенклатурой и приносит материально ответственному лицу готовую запись на подтверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»