Письмо-извещение: образец и бланк

Письмо-извещение — деловое письмо, которым одна сторона сообщает другой о событии, факте или сроке, чтобы у второй стороны были сведения и возможность на них отреагировать: о поставке, о готовности работ, о смене реквизитов, о начале приёмки. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Северный ветер»

А. В. Смирнову

от директора ООО «Строймонтаж»

Д. С. Орлова

Письмо-извещение

о готовности объекта к приёмке

16 ноября 2026 г. № 27

По договору подряда от 12 марта 2026 г. № 14-П ООО «Строймонтаж» выполняло работы по устройству кровли здания по адресу: г. Воронеж, ул. Кольцовская, д. 24. Работы в объёме, предусмотренном сметой, завершены 13 ноября 2026 года.

Настоящим извещаю о готовности результата работ к приёмке и прошу направить представителя для осмотра и подписания акта. Осмотр возможен с 18 ноября 2026 года в рабочие дни с 9 до 17 часов.

Приложение: исполнительная документация на 12 л. в 1 экз., акт освидетельствования скрытых работ на 3 л. в 1 экз.

Отправитель

Директор ООО «Строймонтаж»

____________ / Д. С. Орлов /

Что такое письмо-извещение

Письмо-извещение — деловое письмо, в котором отправитель ставит получателя в известность о событии или обстоятельстве, важном для их отношений: о готовности работ, об отгрузке, о смене банковских реквизитов, о дате собрания. Само по себе оно ничего не требует, но даёт получателю сведения, на которые тот опирается в своих действиях.

Форму закон не устанавливает. Письмо оформляют на бланке организации с исходящим номером и датой, а реквизиты располагают по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, дата и номер, заголовок к тексту, подпись. Если извещение предусмотрено договором, порядок направления и адрес берут из договора.

Что указать в письме-извещении

Адресата: должность, название организации, фамилию и инициалы в дательном падеже.
Автора: должность, название организации, фамилию и инициалы — от кого письмо.
Исходящий номер и дату — по журналу регистрации исходящих документов.
Заголовок к тексту: о чём письмо, одной строкой, например «о готовности объекта к приёмке».
Ссылку на договор или иной документ, по которому возникло событие: номер и дата.
Текст: что произошло, когда и что получателю делать дальше.
Приложения: документы, подтверждающие событие, и число листов.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать письмо-извещение

Возьмите реквизиты из договора. Адресат, способ направления и срок извещения часто прописаны в договоре. Нарушение этого порядка лишает письмо силы для спора.
Начните с факта. Первый абзац — что произошло, когда и по какому договору. Без оценок и эмоций, только проверяемые сведения.
Скажите, что дальше. Второй абзац начинается со слов «извещаю» или «сообщаю»: что получателю нужно знать и какие действия от него ожидаются.
Приложите подтверждения. Акты, накладные, выписки, протоколы — всё, что подтверждает событие. Перечислите приложения с числом листов.
Отправьте с подтверждением. Заказным письмом с описью вложения, курьером под подпись или через систему электронного документооборота. Доказательство доставки храните вместе с копией письма.

Примеры писем-извещений под разные поводы

Примеры писем-извещений отличаются только поводом: устройство документа одно и то же. В образце выше подрядчик извещает заказчика о готовности кровли к приёмке и просит прислать представителя.

Извещение об отгрузке строят так же: в первом абзаце — договор, наименование и количество товара, дата передачи перевозчику и номер накладной, во втором — что груз прибывает на станцию назначения и когда его надо забрать.

Извещение о смене банковских реквизитов начинают с даты, с которой действуют новые реквизиты, и просят впредь перечислять платежи по ним; старые реквизиты указывают, чтобы получатель их закрыл. К письму прикладывают карточку с образцами подписей.

Извещение о созыве общего собрания участников ООО содержит дату, место, время и повестку; порядок и срок такого извещения задаёт устав, а общие правила — статья 36 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Извещение о начале приёмки работ по договору подряда повторяет пункт договора о приёмке: заказчик, получив его, обязан немедленно приступить к приёмке, а при отказе одной из сторон от подписи в акте делают отметку, и другая сторона подписывает его.

Частые ошибки

Нет ссылки на договор: получатель не понимает, к какому отношению относится извещение.
Событие описано общими словами без даты — по такому письму не доказать, что известили вовремя.
Извещение отправлено не по адресу из договора или не тем способом — для суда это равносильно неотправке.
В извещение вписали требование и срок исполнения: это уже претензия, и её порядок другой.
Нет доказательства доставки: копия письма без описи и квитанции ничего не подтверждает.

Частые вопросы

Чем письмо-извещение отличается от уведомления?

По смыслу это близкие документы: оба сообщают получателю сведения. Уведомление чаще предусмотрено законом или договором как обязательный шаг с последствиями — например, уведомление о смене реквизитов или об одностороннем отказе от договора. Письмо-извещение — обычная деловая переписка, если иное не задано договором.

Чем письмо-извещение отличается от претензии?

Претензия содержит требование и часто служит обязательным шагом перед иском по денежным спорам в арбитраже: по ч. 5 ст. 4 АПК РФ иск подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установили иной срок. Письмо-извещение требований не содержит.

Можно ли отправить письмо-извещение по электронной почте?

Можно, если договор или деловая практика сторон это допускают. Для спора надёжнее письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо документ в системе электронного документооборота с подписью отправителя и отметкой о доставке.

Нужна ли печать на письме-извещении?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставят, только если организация её использует и это закреплено в её правилах.

Сколько хранить письма-извещения?

Срок зависит от содержания и задаётся перечнем типовых архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Письма по договорной работе хранят столько же, сколько сам договор, — это закрепляют в номенклатуре дел.

Когда деловая переписка съедает рабочий день

Чтобы письма и извещения собирались сами

Извещения, заявки и согласования отнимают у руководителей часы: каждое надо составить, проверить реквизиты и отправить по нужному адресу.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют данные из договора и CRM и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»