Образец описи личного дела работника 2023

Внутренняя опись личного дела — это перечень документов, подшитых в папку работника. Она помогает быстро найти нужную бумагу и подтвердить, что дело не пропало. Ниже — образец 2023 года и правила заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 55 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Отдел кадров

Внутренняя опись документов личного дела

личное дело № 12

10 января 2023 г.

Внутренняя опись составлена для учёта документов, подшитых в личное дело работника Петрова Петра Петровича, принятого на должность менеджера 09.01.2023.

Составил

Специалист по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Что такое опись личного дела

Опись личного дела — это внутренний документ, в котором перечислены все бумаги, подшитые в папку работника. Её составляют при заведении дела и дополняют, когда в папку добавляют новый документ.

Закон требует вести личные дела только от государственных служащих. Коммерческие компании заводят их по своему решению — для порядка в кадровом учёте. Если компания ведёт личные дела, опись помогает не потерять документы и быстро найти нужный.

Что указать в описи

Номер личного дела и фамилию, имя, отчество работника.
Порядковый номер каждого документа.
Реквизиты документа: номер и дату, если они есть.
Наименование документа — так, как оно написано на самом документе.
Номера листов в деле, которые занимает документ.
Примечание, если нужно что-то уточнить.
Итог: сколько всего документов и листов.
Должность, подпись и фамилию составителя, дату составления.

Как заполнить опись личного дела

Заведите опись вместе с делом. В день, когда формируете папку, заполните шапку: название компании, номер дела, фамилию работника.
Внесите каждый документ. Перечислите все бумаги по порядку, начиная с заявления о приёме. Указывайте реквизиты и количество листов.
Пронумеруйте листы дела. Каждый лист в папке нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу. Номера листов в описи должны совпадать с этой нумерацией.
Подведите итог. Посчитайте общее количество документов и листов, запишите цифрами и прописью.
Подпишите и подшейте. Опись подписывает составитель. Её подшивают в начало дела — перед документами.

Частые ошибки

Опись не обновляют: документы добавляют, а в перечне они не появляются.
Номера листов в описи не совпадают с фактической нумерацией в папке.
Забывают указать итоговое количество листов цифрами и прописью.
Опись подшивают в конец дела, а не в начало.
Путают опись личного дела с описью дел — это разные документы: первая внутри одной папки, вторая — перечень всех дел за год.

Частые вопросы

Обязательна ли опись личного дела в коммерческой организации?

Нет. Закон обязывает вести личные дела только госслужащих. Компания сама решает, заводить ли дела и описи. Если решила — лучше закрепить порядок в инструкции по делопроизводству.

Кто подписывает опись?

Тот, кто её составил: обычно специалист по кадрам или инспектор отдела кадров. Если опись составляет руководитель подразделения, подписывает он.

Нужно ли нумеровать листы самой описи?

Да, опись входит в дело и её листы нумеруют вместе с остальными. Количество листов описи указывают в итоговой записи.

Можно ли вести опись в электронном виде?

Можно, если компания ведёт личные дела в электронной системе. Тогда опись подписывают электронной подписью. Для бумажных дел опись распечатывают и подшивают.

Сколько хранить личное дело и опись?

Срок хранения личных дел — 50 лет после увольнения работника, если делопроизводство закончено после 01.01.2003. Опись хранится вместе с делом.

Когда кадровые документы отнимают время у бизнеса

ИИ-агент соберёт личные дела без ручной работы

Кадровые папки, описи и приказы отнимают часы у специалистов: каждую бумагу нужно проверить, подшить и внести в перечень.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают документы по шаблону, проверяют комплектность и готовят опись к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»