График отпусков: образец заполнения 2023

График отпусков — документ, которым компания закрепляет, кто и когда идёт в отпуск в следующем календарном году. Ниже — бланк по форме Т-7 и заполненный образец на 2023 год.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

28 декабря 2022 г.

График отпусков

на 2023 год

28 декабря 2022 г. № 12

Структурное подразделение: отдел продаж. Должность: менеджер по продажам. Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович. Табельный номер: 014. Отпуск на 28 календарных дней: с 03.07.2023 по 30.07.2023.

Структурное подразделение: бухгалтерия. Должность: бухгалтер. Фамилия, имя, отчество: Смирнова Анна Павловна. Табельный номер: 007. Отпуск на 28 календарных дней: с 15.05.2023 по 11.06.2023.

Структурное подразделение: отдел продаж. Должность: старший менеджер. Фамилия, имя, отчество: Кузнецов Пётр Сергеевич. Табельный номер: 009. Отпуск на 14 календарных дней: с 07.08.2023 по 20.08.2023.

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / О. В. Никитина /

Зачем нужен график отпусков

График отпусков обязателен для всех работодателей: статья 123 Трудового кодекса требует утверждать его не позднее чем за две недели до начала календарного года. График на 2023 год утверждали до 17 декабря 2022 года: 17 декабря выпало на субботу, поэтому срок сдвинулся на предшествующий рабочий день.

График выполняет две задачи. Работник узнаёт дату своего отпуска заранее и может планировать отдых, а компания распределяет отпуска по отделам так, чтобы работа не вставала. С момента утверждения график обязателен и для работника, и для работодателя: отпуск предоставляют в указанные в нём даты.

Что заполнить в форме Т-7

Шапку: наименование организации, дату и номер графика, гриф утверждения руководителем.
Год, на который составлен график, — отдельной строкой под шапкой.
Графу 1 — наименование структурного подразделения.
Графу 2 — должность по штатному расписанию.
Графу 3 — фамилию, имя и отчество работника полностью.
Графу 4 — табельный номер.
Графу 5 — количество календарных дней отпуска за год.
Графа 6 — запланированная дата начала отпуска, графа 7 — фактическая дата начала отпуска.
Графа 7 — фактическая дата начала отпуска; графы 8 и 9 — основание и предполагаемая дата переноса; графа 10 — примечание; их заполняют уже в течение года, если отпуск сдвинулся.

Как составить график на 2023 год

Соберите пожелания работников. Опросите сотрудников в ноябре: у кого отпуск по графику прошлого года, у кого дети до 18 лет, у кого право на отпуск в удобное время.
Распределите отпуска по месяцам. Разбейте 28 дней на части так, чтобы в каждом отделе в любой месяц отсутствовала не вся смена. Одна из частей каждого отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней.
Заполните форму Т-7. Внесите подразделения, должности, фамилии, дни и даты. Отпуска, которые работник берёт частями, покажите отдельными строками.
Утвердите и ознакомьте. Подпишите график у руководителя и ознакомьте с ним работников под подпись. С этого момента даты отпусков обязательны.

Кому отпуск дают в удобное время

Работнику с тремя и более детьми до 18 лет — пока младшему не исполнилось 14 лет (статья 262.2 ТК РФ).
Женщине перед отпуском по беременности и родам или сразу после него.
Работнику, у которого жена в отпуске по беременности и родам.
Одному из родителей ребёнка-инвалида до 18 лет.
Совместителю — одновременно с отпуском по основной работе.
Работнику, который берёт учебный отпуск для сдачи экзаменов: ежегодный отпуск можно присоединить к нему по соглашению с работодателем.
Мужу, чья жена находится в отпуске по беременности и родам.
Работникам, пострадавшим от радиации, и некоторым другим категориям по закону.

Частые ошибки

График утверждён позже срока: закон требует сделать это не позднее чем за две недели до нового года.
Нет подписей работников об ознакомлении — при споре компания не докажет, что дату отпуска согласовали.
Новым сотрудникам не оставили строк: принятым после утверждения графика отпуск дают по соглашению сторон, а в график добавляют приложение или дополнение.
Не учли право отдельных работников выбрать дату отпуска — тогда перенос придётся оформлять заново.
В графике нет даты окончания отпуска — по ней считают дни и проверяют, не пересекаются ли отпуска в отделе.

Частые вопросы

Когда утверждают график отпусков на 2023 год?

Не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря 2022 года. 17 декабря было субботой, поэтому крайний срок пришёлся на пятницу 16 декабря.

Обязательно ли использовать форму Т-7?

С 2013 года форма Т-7 не обязательна: компания вправе утвердить свой бланк. На практике её используют, потому что она содержит все нужные графы и привычна инспекторам труда.

Что делать, если работник принят после утверждения графика?

Отпуск ему предоставляют по соглашению сторон, а в график вносят дополнение или приложение с новой строкой. Пересоставлять весь график не нужно.

Можно ли перенести отпуск из графика?

Да, по соглашению сторон или по заявлению работника с согласия работодателя. Перенос отмечают в форме Т-7: основание и предполагаемую дату переноса указывают в графах 8 и 9, фактическую дату начала отпуска — в графе 7, примечание — в графе 10.

Сколько хранят график отпусков?

Один год после окончания года, на который он составлен, если в компании не установлен более длительный срок. Срок задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Когда график и кадровые бумаги собираются вручную

Чтобы график и заявления собирались сами

График отпусков, заявления на перенос и приказы повторяются каждый год одними и теми же шагами: собрать пожелания, свести по отделам, проверить стаж и подготовить бумаги.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют данные работников и приносят руководителю готовый график на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»