Акт, содержащий перечень дефектов

Акт с перечнем дефектов фиксирует, что именно не так с объектом, товаром или работой: где, в чём, сколько и по какому нормативу. Ниже — бланк в Word и заполненный образец на приёмке партии мебели.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 71 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

от 05 ноября 2026 г. № 7

Акт, содержащий перечень дефектов

осмотра партии столов письменных, поставленных по договору поставки от 12 октября 2026 г. № 41/П

05 ноября 2026 г. № 7

05 ноября 2026 года комиссия в составе: заместитель директора П. П. Петров (председатель), начальник склада И. И. Иванов, кладовщик С. С. Сидорова — осмотрела на складе по адресу: г. Москва, ул. Складская, д. 4, партию столов письменных в количестве 40 штук, поставленных ООО «Вектор» по договору поставки от 12 октября 2026 г. № 41/П и товарной накладной от 03 ноября 2026 г. № 218.

Осмотр проводился в присутствии представителя поставщика — менеджера А. А. Кузнецова, действующего по доверенности от 01 ноября 2026 г. № 5.

При осмотре обнаружены следующие дефекты. Дефект 1: на 6 столах (позиции 3, 7, 11, 18, 24, 31) отслоение лакового покрытия на столешнице размером от 3 до 7 см; требование п. 4.2 договора — покрытие без отслоений и царапин. Дефект 2: на 4 столах (позиции 5, 9, 22, 36) люфт крепления правой опоры; требование п. 4.3 договора — опоры крепятся без люфта. Дефект 3: на 2 столах (позиции 14, 29) отсутствуют заглушки на опорах; комплектность по спецификации, приложение № 1 к договору, позиция 8.

Дефекты зафиксированы фотосъёмкой, снимки прилагаются; замеры выполнены рулеткой измерительной металлической.

Комиссия предлагает поставщику заменить 6 столов с дефектом покрытия, отремонтировать 4 стола с люфтом опор и доукомплектовать 2 стола заглушками в срок до 20 ноября 2026 года.

Представитель поставщика А. А. Кузнецов от подписи акта отказался, о чём сделана запись в акте.

Приложение: фотографии дефектов на 8 л. в 1 экз.; копия товарной накладной на 1 л. в 1 экз.

Председатель комиссии

Заместитель директора

____________ / П. П. Петров /

Члены комиссии

Начальник склада

____________ / И. И. Иванов /

Ознакомлен, экземпляр получил

Менеджер ООО «Вектор»

____________ / А. А. Кузнецов /

Зачем нужен акт с перечнем дефектов

Акт с перечнем дефектов — документ, которым комиссия подтверждает: объект осмотрен, недостатки есть, они описаны и измерены. На него опираются, когда предъявляют претензию поставщику, подрядчику или перевозчику, отказываются от приёмки, требуют устранить недостатки или вернуть деньги.

Сила акта — в конкретике. Запись «товар с браком» ничего не доказывает, а строка «на 6 столах отслоение покрытия площадью от 3 до 7 см, требование п. 4.2 договора» показывает, что именно нарушено и чем это подтверждено.

Форму закон не устанавливает. Компания закрепляет бланк в локальном акте или приложении к договору, а стороны могут согласовать её сами — тогда в договоре пишут, кто участвует в осмотре и как оформляют результат.

Что указать по каждому дефекту

Место: номер позиции в партии, помещение, узел или деталь — то, что можно найти по акту без комиссии.
Характер недостатка: отслоение, люфт, скол, недокомплект, отклонение размера — словами, без оценок вроде «некачественно».
Размер и количество: сколько единиц затронуто, какая площадь или величина отклонения.
Норматив: пункт договора, ГОСТ, технический регламент или спецификация, которым дефект противоречит.
Чем подтверждено: фото, замеры, заключение специалиста, результат испытаний.
Что предлагает комиссия: заменить, отремонтировать, доукомплектовать, вернуть деньги — и к какому сроку.

Как составить акт

Соберите комиссию. Включите в неё тех, кто отвечает за приёмку и знает объект: руководителя, кладовщика, инженера. Если дефекты спорные, пригласите представителя поставщика или подрядчика письмом.
Осмотрите и замерьте. Пройдите объект по позициям, замерьте отклонения, сфотографируйте каждый дефект так, чтобы был виден его размер и место.
Опишите каждый дефект отдельно. Один пункт — один дефект: место, характер, количество, норматив и подтверждение. Так претензию потом можно предъявить по любому пункту.
Запишите предложения. Скажите, что комиссия предлагает сделать и в какой срок: заменить, отремонтировать, уценить.
Дайте подписать всем. Подписи членов комиссии обязательны. Представителю контрагента дайте ознакомиться; при отказе от подписи сделайте об этом запись в акте и привлеките двух свидетелей.
Передайте копию. Вручите экземпляр контрагенту под подпись или отправьте заказным письмом с описью вложения. Сохраните доказательства отправки и доставки: юридические последствия сообщения обычно связаны с его доставкой, а срок обращения в арбитраж по денежному спору по общему правилу отсчитывают от направления претензии.

Частые ошибки

Общие слова вместо описания: «брак», «не соответствует» — по такому акту ничего не докажешь.
Нет ссылки на норматив: непонятно, какое требование нарушено.
Дефекты описаны без количества и размера — нельзя посчитать объём замены или уценки.
Нет фотографий и замеров — при споре акт превращается в мнение комиссии.
В акте нет подписи представителя контрагента и записи о его отказе от подписи.
Акт составили через месяц после приёмки — контрагент заявляет, что дефекты возникли при эксплуатации.

Чем акт отличается от дефектной ведомости

Дефектная ведомость — документ для ремонта и стройки: в ней перечисляют объёмы работ по устранению недостатков, часто с расценками и сметой. Акт с перечнем дефектов только фиксирует недостатки и требования к контрагенту, работ в нём нет.

На практике документы дополняют друг друга: сначала комиссия составляет акт осмотра с перечнем дефектов, а на его основе проектировщик или подрядчик готовит дефектную ведомость и смету. В строительстве форму ведомости часто задаёт заказчик или свод правил, акт же стороны оформляют по своему бланку.

Частые вопросы

Обязательно ли привлекать представителя поставщика?

Закон этого не требует, но с его подписью акт спорить труднее. Приглашение направьте письменно заранее, чтобы у контрагента была возможность приехать. Если он не явился или отказался подписать, сделайте в акте отметку и привлеките двух свидетелей.

Можно ли составить акт в одностороннем порядке?

Да. Комиссия компании вправе осмотреть товар или объект и зафиксировать недостатки одна. Односторонний акт — доказательство, но слабее двустороннего: контрагент может заявить, что дефектов не было или они появились позже. Поэтому важны фото, замеры и срок составления.

В какой срок составляют акт при приёмке товара?

Осматривайте товар в момент приёмки или сразу после, пока его не пустили в работу. Конкретный срок задаёт договор или закон для вашего вида поставки. Чем позже составлен акт, тем труднее доказать, что дефект был при передаче.

Нужна ли печать на акте?

Нет. Акт подписывают члены комиссии и представитель контрагента. Печать ставят, если компания её использует и это принято в её документообороте.

Что делать, если контрагент не согласен с дефектами?

Зафиксируйте его возражения в акте или приложите отдельное мнение. Для спорных случаев пригласите независимого специалиста или эксперта, а разногласия решайте через претензию и далее в суде.

Сколько хранить акт?

Срок зависит от назначения: акты приёмки и документы по спорам хранят столько, сколько нужно для защиты по договору и по требованиям налогового учёта. Компания закрепляет сроки в номенклатуре дел.

Пока акты пишут вручную, дефекты теряются

Чтобы приёмка и претензии шли по шаблону

На складе и на объекте акт пишут в спешке: позиции путаются, фото теряются, а претензия потом рассыпается на споре о формулировках.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подставляют позиции, замеры и ссылки на пункты договора и приносят руководителю готовый акт на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»