Прошивка журнала: образец

Журнал прошивают, чтобы никто не мог вынуть или вставить лист: листы нумеруют, сшивают ниткой, концы выводят на последний лист и закрепляют подписью и печатью с записью о числе листов. Ниже — образец такой записи и порядок действий.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 57 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности

ООО «Ромашка», 2026 год

Запись о прошивке журнала

на обороте последнего листа

«16» ноября 2026 г.

Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) листов.

Генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров

М. П.

Руководитель организации

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Зачем журнал прошивают

Требование прошивать, нумеровать и заверять журналы есть не в одном общем законе, а в правилах по конкретному виду учёта: журналы инструктажей, учёта проверок, кассовые документы, трудовые книжки и приложения к ним, журналы учёта бланков. Проверяющий смотрит, целы ли листы и совпадает ли число листов с записью о прошивке.

Если листы не скреплены, журнал считается незащищённым от правки: страницу можно заменить, а запись — изъять. Поэтому прошивка нужна в первую очередь там, где журнал предъявляют при проверке или в суде.

Что подготовить

Сам журнал: листы без скрепок и файлов, чтобы их можно было прошить насквозь.
Прочные нитки — обычно хлопчатобумажные или лавсановые; степлер и скоросшиватель для прошивки не подходят.
Шило или толстую иглу, чтобы проколоть отверстия.
Бумажную наклейку и клей — на неё переносят запись, если она не помещается на обороте последнего листа.
Ручку с тёмными чернилами, печать организации, если она есть.

Как прошить и пронумеровать журнал

Пронумеруйте листы. Номер ставьте в правом верхнем углу каждого листа, начиная с первого, арабскими цифрами по порядку. Нумеруют именно листы, а не страницы: у листа один номер, даже если текст на обеих сторонах. Пропуски и повторы недопустимы — ошибку исправляют оговоркой с подписью.
Прошейте по левому краю. Сделайте три прокола по левому полю: два у верхнего и нижнего края и один посередине. Проденьте нитку и свяжите её концы с обратной стороны так, чтобы листы держались плотно и не болтались.
Выведите концы нити на последний лист. Узел не оставляйте снаружи: концы нити выведите на оборот последнего листа и приклейте поверх них бумажную наклейку. Наклейка закрывает узел, и распустить шов незаметно уже нельзя.
Напишите запись о числе листов. На наклейке или на обороте последнего листа напишите прописью и цифрами, сколько листов прошнуровано и пронумеровано, поставьте дату, должность, подпись и печать организации.
Заверите печатью. Печать ставят так, чтобы она захватывала часть наклейки и часть листа: тогда наклейку нельзя снять и переклеить. Если печати у организации нет, достаточно подписи руководителя — требование о печати для обществ с ограниченной ответственностью закон не устанавливает.

Образец записи о прошивке

Запись пишут от руки или печатают на наклейке. Главное — число листов словами и цифрами, дата, подпись и печать. Формулировка обычно такая: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) листов. Генеральный директор ООО «Ромашка» П. П. Петров, подпись, дата, печать».

Если журнал ведёт не руководитель, а назначенный работник, подпись ставит он, а должность указывают ту, в чьи обязанности входит ведение журнала. В некоторых правилах, например для журналов учёта инструктажей, подпись руководителя организации прямо не требуется — достаточно ответственного за ведение.

Частые ошибки

Нумеруют страницы, а не листы, и число в записи не совпадает с фактическим.
Сшивают степлером или скрепкой — такой журнал проверяющий вправе не принять.
Оставляют узел снаружи или не заклеивают его: шов можно распустить, не повредив наклейку.
Пишут число листов только цифрами — исправить или дописать единицу слишком легко.
Ставят печать рядом с наклейкой, а не поверх её края.
Заполняют журнал после прошивки не по порядку — пустые листы в середине вызывают вопросы.

Частые вопросы

Обязательно ли прошивать журнал, если в правилах об этом не сказано?

Нет, если конкретные правила по вашему виду учёта прошивку не требуют. Но если журнал предъявляют при проверке, прошивка защищает от претензии, что записи можно было подменить.

Сколько проколов делать и как шить?

Обычно три прокола по левому полю и нитка, стягивающая листы. Число проколов закон не задаёт; важно, чтобы листы были скреплены насквозь, а концы нити выведены на последний лист и закрыты наклейкой.

Чем подписывать запись о прошивке?

Руководителем организации или работником, ответственным за ведение журнала, — в зависимости от того, что требуют правила по этому журналу. В записи указывают должность, подпись, фамилию и инициалы.

Нужна ли печать?

Ставьте, если печать у организации есть. Обязательной её для ООО закон не делает, но печать поверх края наклейки надёжнее защищает шов.

Что делать, если журнал закончился, а записи продолжаются?

Заведите новый журнал, прошейте его так же и перенесите в него незавершённые записи. Старый журнал храните целиком: вынимать из него листы нельзя.

Журналы, акты и заявки тонут в ручной работе

Чтобы документы собирались по шаблону без вас

Журналы, акты и заявки отнимают время у тех, кто должен заниматься делом: каждую запись надо внести, сверить и подшить.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют данные и приносят на подпись уже готовое.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»