Справка о численности сотрудников организации: образец

Справку о численности просят фонды, органы власти и организаторы награждения. Формы в законе нет, поэтому компания пишет её в свободной форме на бланке. Ниже — бланк в Word и заполненный образец, а также разбор, какую именно численность указать в каждом случае.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 64 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ИНН 7701234567, ОГРН 1157746123456

г. Москва, ул. Примерная, д. 1

Исх. № 27 от 30 октября 2026 г.

Справка о численности сотрудников организации

по состоянию на 30 октября 2026 года

30 октября 2026 г. № 27

Настоящим ООО «Ромашка» подтверждает, что по состоянию на 30 октября 2026 года списочная численность работников организации составляет 48 человек.

Штатная численность по штатному расписанию — 52 штатные единицы, из них замещено 48. Работников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком, — 2 человека.

Справка выдана для представления в Фонд поддержки предпринимательства по запросу от 20 октября 2026 г. № 118.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Главный бухгалтер

Главный бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна справка о численности

Отдельного отчёта о численности в налоговую больше нет: с 2021 года сведения о среднесписочной численности входят в расчёт по страховым взносам и в отчётность в Социальный фонд. Но справку о численности по-прежнему просят в самых разных случаях: фонд поддержки предпринимательства, орган власти, организатор награждения, банк или контрагент при проверке компании.

Единой формы для такой справки закон не устанавливает. Компания составляет её в свободной форме на своём бланке и указывает те цифры, которые нужны получателю. Поэтому главный вопрос перед заполнением — какую именно численность просят: штатную, списочную, фактическую или среднесписочную.

Какую численность показать

Штатная численность — число штатных единиц по штатному расписанию. Она показывает, сколько должностей предусмотрено, а не сколько людей сейчас работает.
Списочная численность — число работников в списке на конкретный день, включая тех, кто в отпуске или на больничном.
Фактическая численность — сколько человек реально вышло на работу в этот день, без отсутствующих по любой причине.
Среднесписочная численность — среднее число работников за период, считается по правилам Росстата. Её просят фонды и органы статистики.
Общая численность работников — все, кто числится в организации, включая совместителей и работающих по гражданско-правовым договорам, если получателю нужна именно такая цифра.

Как заполнить справку

Уточните, что просят. Спросите у получателя, какая численность нужна и на какую дату или за какой период. От этого зависит и цифра, и формулировка.
Возьмите цифры из учёта. Штатную численность берите из штатного расписания, списочную — из табеля учёта рабочего времени на нужную дату, среднесписочную — из расчёта по указаниям Росстата.
Напишите, что подтверждаете. Одна-две фразы: организация подтверждает, что на такую-то дату такая-то численность составляет столько человек.
Добавьте уточнения. Если получателю важно, укажите отдельно, сколько человек в отпуске по уходу за ребёнком, сколько внешних совместителей, сколько единиц не замещено.
Оформите и подпишите. Бланк компании, исходящий номер и дата, подписи руководителя и главного бухгалтера. Если получатель просит печать, поставьте её.

Справка для награждения

Когда справку просят для представления сотрудников к награде, нужна общая численность работающих в организации на дату представления. Обычно в ней указывают общее количество штатных сотрудников и отдельно — сколько из них женщин и мужчин, если организатор награждения просит такую разбивку.

Формулировка в справке должна прямо отвечать на запрос: «общее количество штатных сотрудников, работающих в организации, по состоянию на такую-то дату составляет столько человек». Если часть сотрудников в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, а организатор награждения просит считать только фактически работающих, это стоит уточнить отдельной строкой, чтобы цифры не разошлись с его ожиданиями.

Среднесписочная численность и правила Росстата

Среднесписочную численность считают по указаниям Росстата к форме П-4, утверждённым приказом от 17.11.2025 № 638: при расчёте за месяц учитывают исключения из списочной численности и специальные правила для неполного рабочего времени, а за период с начала года складывают месячные значения и делят на число месяцев.

В среднесписочную не входят внешние совместители и работники по гражданско-правовым договорам — для них считается отдельная средняя численность. Если получателю нужна именно среднесписочная цифра за период, берите её из расчёта, который компания сдаёт в составе отчётности, а не считайте на глаз.

Частые вопросы

Обязательна ли единая форма справки о численности?

Нет. Отдельной формы в законе нет, компания пишет справку в свободной форме на своём бланке. Получатель может дать свой шаблон — тогда заполняйте его.

Чем штатная численность отличается от списочной?

Штатная — это число должностей по штатному расписанию, включая вакантные. Списочная — число людей, которые числятся работниками на конкретную дату. Штатная может быть больше списочной, если есть незамещённые должности.

Входят ли в списочную численность сотрудники в декрете?

Да, работники в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком остаются в списочной численности. Из среднесписочной их обычно исключают, но есть исключения: например, для работающих во время отпуска по уходу неполное время или на дому с сохранением права на пособие.

Нужна ли печать на справке о численности?

Если компания использует печать, её обычно ставят. Закон этого не требует, но получатель может попросить заверенную справку.

Можно ли выдать справку о численности в электронном виде?

Можно, если получатель принимает электронный документ. Тогда её подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью или направляют скан с подписью и печатью, если так договорились.

Когда справки и отчёты собирают вручную

Чтобы рутинные документы собирались сами

Справки о численности, выписки и подтверждения отнимают время у бухгалтера и руководителя: каждую надо найти, сверить с учётом и подписать.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, подтягивают цифры из учётной системы и приносят на подпись готовый файл.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»