Служебная записка об опоздании на работу сотрудника: образец

Служебная записка об опоздании — внутренний документ, которым руководитель отдела сообщает директору или кадровику, что сотрудник пришёл позже начала рабочего дня. Ниже — бланк и заполненный образец: время прихода, причина, объяснение сотрудника и подпись автора.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

об опоздании на работу сотрудника

16 ноября 2026 г. № 14

16 ноября 2026 года менеджер отдела продаж С. С. Сидоров должен был начать работу в 9:00, а пришёл в 10:40. Начало рабочего дня в компании — 9:00, обед с 13:00 до 14:00.

Причина опоздания — личные обстоятельства, документов, подтверждающих уважительность причины, сотрудник не представил. Письменное объяснение Сидоров дал 16 ноября 2026 года, в нём сослался на пробки на дороге.

Прошу рассмотреть вопрос о применении к С. С. Сидорову дисциплинарного взыскания. Объяснительную записку и выписку из журнала учёта рабочего времени прилагаю.

Приложение: объяснительная записка С. С. Сидорова на 1 л. в 1 экз.; выписка из журнала учёта рабочего времени на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка об опоздании

Опоздание — нарушение правил внутреннего трудового распорядка. Чтобы применить за него дисциплинарное взыскание, работодатель должен зафиксировать сам факт нарушения и его дату: ст. 192 ТК требует письменно оформить и факт, и объяснение работника. Служебная записка руководителя отдела и есть такое письменное подтверждение.

Документ не наказывает сам по себе. Он запускает процедуру: кадровик запрашивает объяснение, руководитель решает, какое взыскание применить, и оформляет приказ. Без записки в деле остаются только слова, а с ней — дата, время и подпись того, кто видел нарушение.

Что указать в записке

Адресата: должность и фамилию с инициалами — директору, кадровику или начальнику, который принимает решение.
Автора: должность и фамилию с инициалами того, кто пишет записку.
Название и заголовок к тексту: «Служебная записка об опоздании на работу сотрудника».
Дату и регистрационный номер, если записки в компании регистрируют.
ФИО и должность сотрудника, дату и время, когда он должен был начать работу и когда пришёл.
Причину опоздания и то, дал ли сотрудник письменное объяснение, что в нём указано.
Просьбу: рассмотреть вопрос о взыскании, затребовать объяснение, передать документы в кадры.
Приложения: объяснительную, выписку из журнала учёта рабочего времени, акт.
Подпись автора с расшифровкой.

Как оформить опоздание по шагам

Зафиксируйте время прихода. Отметьте в журнале учёта рабочего времени или актом, во сколько сотрудник пришёл. Время лучше подтвердить свидетелем — коллегой или охранником.
Затребуйте объяснение. Попросите сотрудника написать объяснительную. По ст. 193 ТК на это даётся два рабочих дня; отказ оформите актом в присутствии двух свидетелей.
Напишите служебную записку. Изложите факт, причину и просьбу. Приложите объяснительную и выписку из журнала.
Издайте приказ. Руководитель выбирает взыскание по ст. 192 ТК: замечание, выговор или увольнение. Приказ объявляют сотруднику под подпись в течение трёх рабочих дней со дня издания, не считая времени его отсутствия на работе.
Соблюдите сроки. Взыскание применяют не позднее одного месяца со дня, когда об опоздании узнали, и не позже шести месяцев со дня самого нарушения — ст. 193 ТК.

Чем служебная записка отличается от докладной

В обиходе обе бумаги называют одинаково, и на практике разницы почти нет: и та и другая идут от подчинённого к руководителю и сообщают о нарушении. Обычно докладной называют записку о проступке сотрудника, а служебной — любую внутреннюю переписку по работе.

Закон формы не устанавливает. Значение имеет не название на листе, а содержание: дата и время нарушения, кто его зафиксировал, есть ли объяснение сотрудника. Если в компании утверждена инструкция по делопроизводству, берите название из неё, чтобы кадровик принял документ без вопросов.

Частые ошибки

Нет точного времени: «опоздал утром» вместо «пришёл в 10:40 при начале дня в 9:00».
Не затребовано объяснение — взыскание по такому нарушению суд отменит.
Записка написана задним числом, после приказа о взыскании.
В одной записке сразу несколько сотрудников и несколько разных дат — разбирать такое неудобно, лучше по записке на каждого.
Забыли приложить подтверждения: журнал, акт, объяснительную.

Частые вопросы

Обязательно ли писать служебную записку об опоздании?

Закон прямо не требует именно записки. Но работодатель обязан письменно зафиксировать нарушение и объяснение работника, прежде чем применять взыскание. Записка — самый простой способ это сделать.

Можно ли уволить за одно опоздание?

Увольнение по пп. 5 п. 1 ст. 81 ТК возможно за неоднократное неисполнение обязанностей без уважительных причин, если у сотрудника уже есть действующее взыскание. За первое опоздание обычно объявляют замечание или выговор.

Что считается уважительной причиной опоздания?

Закон перечня не даёт. Суды и практика относят к уважительным болезнь, аварию, ДТП, болезнь ребёнка с вызовом врача. Пробки на дороге уважительной причиной обычно не признают, но окончательно решает работодатель.

Сколько хранить служебную записку?

Срок зависит от содержания и номенклатуры дел компании. Записки, связанные с дисциплинарными делами, хранят вместе с приказами о взысканиях; конкретный срок закрепляют в номенклатуре дел.

Можно ли написать записку в электронном виде?

Можно, если в компании работает электронный документооборот и документ подписан электронной подписью. Для споров надёжнее бумажный экземпляр с подписью автора и отметкой о получении.

Когда записки и объяснительные копятся быстрее, чем вы их читаете

Чтобы кадровые бумаги собирались сами

Записки об опозданиях, объяснительные, приказы и напоминания о сроках отнимают время у руководителя и кадровика: каждую надо проверить, сверить даты и передать дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют даты и сроки и приносят руководителю готовый пакет на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»