Спецификация с НДС: образец и бланк

Спецификация — приложение к договору поставки, где перечислены товары, количество, цена и срок отгрузки. Договор задаёт общие условия, а спецификация — конкретную партию: её подписывают обе стороны, и с этого момента условия о товаре считаются согласованными.

НДС в спецификации показывают так же, как в счёте-фактуре и УПД: цена без налога, ставка, сумма налога и стоимость с налогом. Покупатель принимает НДС к вычету по счёту-фактуре или УПД, но суммы в них должны совпадать со спецификацией, иначе бухгалтерии придётся объяснять расхождение.

С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Она применяется ко всем товарам, которые не попадают под 10 % и 0 %. По продовольственным, детским и медицинским товарам из перечней п. 2 ст. 164 НК РФ действует ставка 10 %.

Если поставщик на УСН и получил освобождение по ст. 145 НК РФ, в спецификации пишут «Без налога (НДС)» и ссылаются на основание. Когда поставщик на УСН выбрал специальную ставку 5 % или 7 %, её указывают в графе ставки, а в счёте-фактуре — ту же.

Спецификация фиксирует договорённость о товаре: что, сколько и по какой цене поставят. Счёт на оплату — документ для платежа, его можно выставить на основании спецификации, и он не заменяет приложение к договору. УПД оформляют при отгрузке: он подтверждает передачу товара и даёт покупателю право на вычет.

Если суммы в трёх документах разойдутся, покупатель вернёт документы на исправление. Поэтому спецификацию удобно составлять из той же таблицы, что потом пойдёт в УПД, — тогда графы совпадут по названиям и порядку.