Наклейка для сшивания документов: образец

Наклейка для сшивания — бумажная полоска с заверительной надписью, которой закрывают узелок нити на прошитом деле. Ниже — образец с текстом, бланк для печати и порядок действий: пронумеровать, прошить, заклеить, заверить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 56 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

В деле № 05-12/2026

«Личные дела работников за 2026 год»

Заверительная надпись на наклейке

к прошитому и пронумерованному делу

«___» __________ 20__ г.

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью 148 (сто сорок восемь) листов.

Начальник отдела кадров ООО «Ромашка» И. И. Иванова

Руководитель или уполномоченное лицо

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужна наклейка

Прошитое дело защищают от подмены и выпадения листов: нить проходит через весь блок и выходит на последний лист, а узелок заклеивают бумажной полоской с заверительной надписью. Если лист изъять или вложить новый, наклейка и нить это покажут.

Наклейку готовят к делу, которое сдают в архив, в суд или хранят у себя: кадровые документы, договоры, регистры, первичку. Требование прошивать и заверять дела закрепляют в инструкции по делопроизводству компании и в правилах архива, а не в одном общем законе.

Что написать на наклейке

Слова «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» — это устойчивая формулировка заверительной надписи.
Число листов цифрами и прописью: «148 (сто сорок восемь) листов» — так цифру нельзя дописать или исправить.
Название дела или номер, если наклейка одна на несколько томов.
Должность, подпись и расшифровку того, кто заверяет: руководитель, начальник отдела кадров, делопроизводитель.
Дата заверения, если её ставит компания по своей инструкции.
Место для оттиска печати, если печатью компания заверяет документы.

Как прошить и заклеить дело

Пронумеруйте листы. Номер ставят в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором, не задевая текст. Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи нумеруют отдельно.
Прошейте блок. Нить в три-четыре прокола по левому полю, концы выводят на последний лист и связывают. Узелок оставляют на последнем листе, а не прячут внутри блока.
Наложите наклейку. Полоску размером около 4×8 см клеят на последний лист так, чтобы были видны концы нити и узелок, а сама наклейка закрывала место прокола.
Напишите текст. Заверительную надпись наносят на наклейку от руки или печатают на бланке и наклеивают готовую. Число листов сверяют с последним номером.
Заверьте. Подпись ставят так, чтобы она частично заходила на наклейку и на лист под ней: подменить полоску, не повредив подпись, не выйдет. Печать, если она нужна, ставят на наклейку с захватом листа.

Размер и материал

Ходовой размер наклейки — примерно 4 на 8 сантиметров: на такой полоске помещается полный текст заверительной надписи с числом листов и подписью. Если листов много и надпись длинная, полоску берут шире, лишь бы она закрывала узелок и захватывала лист.

Клеят канцелярским клеем или используют готовую самоклеящуюся полоску. В компаниях с большим бумажным потоком заказывают в типографии термонаклейки с уже напечатанным текстом или ставят заверительную надпись штампом — так дело собирают быстрее и одинаково.

Частые ошибки

Наклейку клеят поверх узелка так, что нить не видна: проверить целостность прошивки уже нельзя.
Число листов пишут только цифрами — цифру легко дописать.
Подпись ставят рядом с наклейкой, а не с захватом её края: полоску можно снять и заменить.
Не учитывают отдельно листы внутренней описи и неверно записывают число пронумерованных листов дела.
Наклейку клеят на обложку, а не на последний лист дела.

Частые вопросы

Обязательна ли наклейка по закону?

Одной общей нормы, которая требовала бы наклейку на любом прошитом деле, нет. Порядок прошивки и заверения компания закрепляет в инструкции по делопроизводству, а требования к делам, которые сдают в архив или в суд, задают правила архива и процессуальные документы. Наклейка — способ выполнить эти требования так, чтобы прошивку нельзя было незаметно нарушить.

Что писать, если листов много?

Число пишут цифрами и прописью полностью: «1 240 (одна тысяча двести сорок) листов». Если прописью получается длинно, полоску берут шире или печатают надпись на бланке и наклеивают готовой.

Можно ли напечатать наклейку на принтере?

Да. Напечатайте текст на листе, вырежьте полоску нужного размера и наклейте на последний лист, оставив видимыми концы нити и узелок. Подпись и печать ставят уже на наклеенную полоску.

Кто подписывает заверительную надпись?

Тот, кто отвечает за дело: руководитель компании, начальник отдела кадров, делопроизводитель или лицо, сдающее дело в архив. В инструкции по делопроизводству компании стоит закрепить, кто именно заверяет каждую категорию дел.

Нужна ли печать на наклейке?

Если компания заверяет документы печатью, оттиск ставят на наклейку с захватом листа под ней. Общей обязанности ставить печать на каждое прошитое дело нет: это определяет инструкция компании и требования того, кто принимает дело.

Пока дела собирают вручную, часть бумаг теряется по дороге

Чтобы документы собирались и проверялись сами

Прошивка, нумерация и заверительные надписи отнимают часы у делопроизводителя, а ошибка в числе листов всплывает, когда дело уже сдано.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящие документы, сверяют реквизиты и готовят комплект к подписи — человеку остаётся проверить и заверить.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»