Акт результатов инвентаризации в аптеке

В аптеке инвентаризация идёт не по сумме в кассе, а по каждой упаковке: наименование, дозировка, серия, срок годности. Одна и та же таблетка с разными сроками — это два разных остатка, и перепутать их значит продать просроченное или списать годное.

Общие правила бухгалтерской инвентаризации устанавливает ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»: он требует пересчитать имущество, сверить с учётом и оформить результат описью и сличительной ведомостью. В аптеке к этому добавляется отраслевой порядок — для лекарств, подлежащих предметно-количественному учёту, дополнительно соблюдают правила их учёта. Акт результатов — итоговый документ для руководителя и бухгалтерии: по нему видно, что именно разошлось и кто за это отвечает.

Приказ — первый документ инвентаризации. В нём руководитель пишет, что проверяют, кто входит в комиссию, к какому сроку сдать материалы и почему пересчёт понадобился: плановый, при смене материально ответственного лица, перед годовой отчётностью, после факта недостачи.

В аптеке в приказе отдельно перечисляют зоны: торговый зал, склад, холодильные камеры, касса. Если проверяют препараты предметно-количественного учёта, это указывают прямо и учитывают действующие правила их учёта.

Комиссию назначают из сотрудников, у которых нет личной заинтересованности в результате. Материально ответственное лицо в комиссию не входит, но присутствует при пересчёте и подписывает опись.

Недостачу и излишки в бухгалтерском учёте отражают по правилам ФСБУ 28/2023: излишки принимают к учёту по справедливой или балансовой стоимости либо по балансовой стоимости аналогичных активов и относят на прочие доходы, недостачу сначала относят на счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дальше судьба недостачи зависит от причины. Если виноват работник и есть договор о полной материальной ответственности, сумму относят на него и удерживают в пределах среднего месячного заработка. Если виновато лицо, не являющееся работником, — на прочие расходы. Если причина — естественная убыль, её списывают в пределах норм, а сверх норм — на виновных или на убытки.

Нормы естественной убыли для аптек утверждает Минздрав; при определении естественной убыли проверяют действующие нормы для соответствующих лекарственных средств и условий их хранения. Акт результатов — основание для проводок, без него бухгалтерия не спишет ни копейки.