Приказ по норме расхода топлива: образец

Приказом компания утверждает, сколько топлива списывать на машину за поездку или на сотню километров. Ниже — бланк и заполненный образец: для служебной машины, которой нет в перечне Минтранса, с нормой по контрольному заезду.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

Приказ

об утверждении нормы расхода топлива

16 ноября 2026 г.

Для учёта горюче-смазочных материалов по автомобилю Lada Largus, государственный номер А123ВС77, используемому в служебных поездках отдела снабжения, норма расхода топлива в рекомендациях Минтранса России не предусмотрена.

На основании контрольного заезда, проведённого 10 ноября 2026 года по маршруту протяжённостью 100 км в смешанном цикле, и данных бортового компьютера установить норму расхода топлива 9,4 литра на 100 километров пробега.

Главному бухгалтеру П. П. Петровой списывать топливо по установленной норме с 1 декабря 2026 года и пересматривать её при изменении условий эксплуатации автомобиля.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

С приказом ознакомлена

Главный бухгалтер

____________ / П. П. Петрова /

Зачем нужен приказ о норме расхода топлива

Топливо списывают на расходы по документам: путевой лист, чеки с заправки, отчёт о пробеге. Чтобы бухгалтерия понимала, сколько литров положено на конкретную машину, компания утверждает норму приказом руководителя.

Без приказа списание выглядит произвольным: инспектор спросит, откуда взялось число, и при расхождении снимет расходы. Приказ фиксирует норму и то, чем она подтверждена. Приказ нужен, чтобы обосновать выбранную норму и снять вопросы бухгалтерии, но и без него документально подтверждённый расход (путевые листы, чеки) принимается; налоговый орган вправе снять только неподтверждённые или необоснованные расходы, а не любые, отличающиеся от утверждённой нормы.

Откуда берут норму

Методические рекомендации Минтранса России, приложенные к распоряжению от 14.03.2008 № АМ-23-р: там перечень машин с базовыми нормами и поправочными коэффициентами — зимняя эксплуатация, город, возраст автомобиля.
Данные производителя из руководства по эксплуатации, если машины нет в перечне Минтранса.
Контрольный заезд по измеренному маршруту: пробег и фактический расход фиксируют актом, его прикладывают к приказу.
Заключение НИИАТ о нормах для вашего автотранспорта, если компания заказывала такую работу.

Как оформить приказ

Определите, для каких машин нужна норма. Перечислите автомобили по марке, модели и государственному номеру — по каждой машине норма может быть своей.
Выберите основание. Если машина есть в перечне Минтранса, сошлитесь на распоряжение № АМ-23-р и укажите базовую норму с коэффициентами. Если нет — на контрольный заезд, данные производителя или заключение НИИАТ.
Запишите норму числом. Литры на 100 километров пробега или на час работы для спецтехники. Укажите, с какой даты норма действует.
Назначьте ответственного. Обычно это главный бухгалтер: он списывает топливо по норме и следит за пересмотром.
Ознакомьте под роспись. С приказом знакомят бухгалтерию и тех, кто отвечает за машины; приложите акт заезда или заключение.

Что указать в приказе

Название компании и реквизиты приказа: номер и дата.
Основание: почему норма своя или почему взята из рекомендаций Минтранса.
Марка, модель и государственный номер каждой машины.
Норма в литрах на 100 километров или на час работы и дата, с которой она действует.
Кто списывает топливо по норме и когда её пересматривать — например, при смене сезона или маршрутов.
Подпись руководителя и подписи тех, кого приказ касается.
Приложение: акт контрольного заезда, заключение НИИАТ или распечатка данных производителя.

Частые вопросы

Обязательно ли применять нормы Минтранса?

Нет. Методические рекомендации носят рекомендательный характер, а не устанавливают обязательную норму. Компания может взять их за основу или утвердить свою норму с обоснованием — главное, чтобы расход был подтверждён документами.

Что будет, если нормы нет?

Топливо всё равно можно списать по фактическому расходу, подтверждённому путевыми листами и чеками. Но при проверке придётся объяснять каждое число, поэтому приказ с нормой и основанием упрощает защиту расходов.

Как часто пересматривают норму?

Закон срока не устанавливает. Норму меняют, когда меняются условия: зимняя эксплуатация, новый маршрут, переоборудование машины, расхождение с фактом. Новый приказ отменяет прежнюю норму или заменяет её.

Нужен ли отдельный приказ на каждую машину?

Не обязательно. Можно утвердить одну норму для группы одинаковых машин или перечислить нормы таблицей в приложении к приказу — так удобнее, когда автопарк большой.

Хранят ли приказы о нормах?

Срок хранения зависит от того, к какой группе документов компания отнесла приказ в номенклатуре дел: приказы по основной деятельности хранят дольше, чем документы по учёту топлива. Сроки закрепляют в номенклатуре по перечню типовых архивных документов.

Когда бумаги по автопарку собираются вручную

Чтобы приказы и путевые листы собирались сами

Приказы о нормах, путевые листы и отчёты по топливу повторяются каждый месяц: их переписывают, сверяют пробег и переносят цифры в учёт.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие документы по шаблону, сверяют пробег и расход с прошлым периодом и приносят бухгалтеру готовое к подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»