Протокол совещаний: образец по новым правилам

Протокол совещания фиксирует, кто собрался, что обсуждали и что решили. Ниже — бланк и заполненный образец: шапка, повестка, ход обсуждения, решения, голосование и подписи.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 66 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРОТОКОЛ № 8

совещания у генерального директора

Протокол совещания

по вопросу запуска нового склада

12 ноября 2026 г.

Место проведения: г. Москва, ул. Лесная, д. 5, переговорная, 10:00–11:20. Форма проведения: очное совещание.

Председательствующий: генеральный директор П. П. Петров. Секретарь: офис-менеджер А. С. Смирнова.

Присутствовали: коммерческий директор И. И. Иванов, руководитель склада С. А. Кузнецов, главный бухгалтер О. В. Белова, начальник отдела логистики Д. М. Орлов.

Повестка дня: 1. Сроки запуска склада в Домодедово. 2. Бюджет оснащения. 3. Ответственные за приёмку товара.

Слушали: руководитель склада С. А. Кузнецов доложил, что ремонт помещения завершён, стеллажи поставляет подрядчик до 20 ноября. Приёмку товара можно начать с 1 декабря.

Выступили: главный бухгалтер О. В. Белова предложила перенести часть расходов на оснащение на декабрь, чтобы не выходить за лимит бюджета четвёртого квартала.

Решили: 1. Открыть склад с 1 декабря 2026 года. Ответственный — С. А. Кузнецов, срок — 1 декабря. 2. Утвердить бюджет оснащения в пределах согласованной сметы. Ответственная — О. В. Белова, срок — 20 ноября. 3. Назначить Д. М. Орлова ответственным за приёмку товара с 1 декабря.

Голосовали: «за» — 4, «против» — 0, «воздержались» — 0. Решение принято единогласно.

Председательствующий

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

Секретарь

Офис-менеджер

____________ / А. С. Смирнова /

Что такое протокол совещания

Протокол совещания — документ, который фиксирует ход встречи и принятые решения. Его ведут на планёрках, совещаниях у руководителя, заседаниях комитетов и рабочих групп, когда по итогам нужно закрепить, кто что делает и к какому сроку.

Единой обязательной формы протокола в законе нет. Компания утверждает бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: наименование организации, вид документа, дата и номер, место проведения, гриф утверждения, если протокол утверждают, текст и подписи. Образец протокола совещания по ГОСТ — это бланк с этими реквизитами и текстом, который компания утверждает в своей инструкции по делопроизводству. Протокол совещания образец по ГОСТ можно взять за основу: достаточно заполнить реквизиты и изложить ход обсуждения и решения. Протокол совещания образец по ГОСТ строится на этих реквизитах: шапка с наименованием организации и видом документа, дата и номер, место проведения, далее ход обсуждения и решения, а в конце подписи.

Протокол совещания образец по ГОСТ

Образец протокола совещания по ГОСТ собирают из реквизитов, которые перечисляет ГОСТ Р 7.0.97-2025. Сверху — наименование организации, ниже — слово «ПРОТОКОЛ», номер и дата, место проведения. Дальше идёт текстовая часть: председательствующий, секретарь, присутствовавшие, повестка дня и по каждому вопросу разделы «Слушали», «Выступили», «Решили». Завершают документ подписи председательствующего и секретаря.

Стандарт задаёт состав и расположение реквизитов, а не формулировки. Поэтому образец по ГОСТ у разных компаний отличается текстом, но совпадает набором элементов: без любого из них протокол теряет силу документа, по которому можно проверить исполнение.

Дату протокола ставят днём совещания, а не днём оформления. Номер — сквозной по журналу регистрации протоколов за год. Если протокол утверждает руководитель, над словом «ПРОТОКОЛ» размещают гриф утверждения.

Что указать в протоколе совещания

Наименование организации и вид документа — «Протокол совещания».
Дату и регистрационный номер: номер сквозной по журналу регистрации протоколов.
Место проведения и время начала и окончания совещания.
Председательствующего и секретаря — с должностью и фамилией.
Присутствовавших: должности и фамилии с инициалами, приглашённых лиц отмечают отдельно.
Повестку дня: вопросы в порядке обсуждения, каждый сформулирован коротко.
По каждому вопросу — разделы «Слушали», «Выступили», «Решили».
Итоги голосования, если решение принимают голосованием.
Подписи председательствующего и секретаря.

Как составить протокол совещания

Заполните шапку до совещания. Внесите организацию, дату, номер, место и время, повестку и список приглашённых. Повестку разошлите заранее — участники придут подготовленными.
Записывайте по ходу. Секретарь фиксирует, кто говорил и что предложил. Короткие пометки по вопросам, а не дословная стенограмма.
Сформулируйте решения. По каждому вопросу — что сделать, кто ответственный и к какому сроку. Формулировка должна позволять проверить исполнение.
Отметьте голосование. Если решение принимают голосованием, укажите число голосов «за», «против» и «воздержавшихся» и общий итог.
Подпишите и разошлите. Протокол подписывают председательствующий и секретарь. Копии направляют исполнителям и хранят в деле совещаний.

Частые ошибки

Нет ответственного и срока — решение повисает, проверить исполнение невозможно.
Пишут пересказ разговора вместо решений: протокол — документ о результате, а не стенограмма.
Присутствовавших указывают без должностей или не отделяют приглашённых от сотрудников.
Забывают итоги голосования, когда решение принималось голосованием.
Протокол не регистрируют — потом трудно найти, на какое совещание ссылается исполнитель.
Смешивают протокол совещания с протоколом собрания участников: у собрания свой порядок и состав сведений.

Частые вопросы

Чем протокол совещания отличается от протокола собрания?

Протокол совещания фиксирует рабочую встречу: кто присутствовал, что обсуждали, что решили. Протокол собрания оформляют по итогам собрания участников или акционеров, и к нему предъявляют требования корпоративного закона и устава — в том числе о способе подтверждения состава и решений. Для рабочего совещания такой порядок не нужен.

Обязателен ли протокол по ГОСТ Р 7.0.97-2025?

ГОСТ Р 7.0.97-2025 применяют добровольно, если компания не приняла его как обязательный в своей инструкции по делопроизводству. Он задаёт состав и расположение реквизитов, а не текст протокола.

Нужна ли печать на протоколе?

Нет. Протокол — внутренний документ, его подписывают председательствующий и секретарь. Печать ставят, только если компания сохранила такую практику и это закреплено в локальном акте.

Можно ли вести протокол в электронном виде?

Можно. Если в компании работает система электронного документооборота, протокол создают и подписывают в ней электронной подписью. Бумажный экземпляр нужен, когда документ выходит за пределы компании или его требует контрагент.

Сколько хранить протоколы совещаний?

Срок зависит от содержания. Протоколы коллегиальных органов и документы по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Что делать, если решение принято, а протокол ещё не подписан?

Решение действует с момента принятия на совещании, а протокол оформляют и подписывают в срок, установленный инструкцией по делопроизводству. Исполнители получают выписку из протокола с решением и сроком.

Протоколы, которые никто не читает

Чтобы решения совещаний доходили до исполнителей

Протокол собирают вручную: секретарь слушает, записывает, потом расшифровывает и рассылает. Часть решений теряется между строк, а сроки никто не проверяет.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают протокол по шаблону из записи совещания, вытаскивают решения с ответственными и сроками и ставят задачи в CRM или трекер.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»