Бланк акт приёма-передачи товара скачать бесплатно в Excel

Акт приёма-передачи фиксирует, что товар передан и принят: сколько мест, какие позиции, в каком состоянии. Ниже — бланк в Excel и заполненный образец по поставке офисной техники, чтобы покупатель и поставщик подписали один и тот же документ без споров о количестве.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка», ИНН 7701234567,

г. Москва, ул. Лесная, д. 8, офис 12

ООО «Вектор», ИНН 7709876543,

г. Москва, ул. Складская, д. 3

Акт приёма-передачи товара

к договору поставки № 27 от 12 октября 2026 г.

16 ноября 2026 г. № 5

Поставщик передал, а покупатель принял товар по договору поставки № 27 от 12 октября 2026 г. на общую сумму 486 000 рублей, в том числе НДС 22 % — 87 639,34 рубля.

Товар передан в упаковке, без внешних повреждений. Покупатель проверил количество мест, наименование, количество и артикулы по товарной накладной № 118 от 16 ноября 2026 г.

Расхождений по количеству и качеству нет. Претензий у покупателя к поставщику нет.

Акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Поставщик

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Покупатель

Генеральный директор ООО «Вектор»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужен акт приёма-передачи товара

Акт подтверждает, что поставщик исполнил обязательство по передаче товара, а покупатель его принял. Без подписанного акта спор о недостаче или о повреждённой упаковке сводится к словам: у одной стороны накладная с подписью кладовщика, у другой — фотографии в переписке.

Документ не заменяет товарную накладную и счёт-фактуру, а дополняет их: в накладной учёт количества и цены, в акте — состояние товара на момент передачи, замечания и решение сторон по ним.

Форму закон не устанавливает: стороны вправе согласовать свою. Бланк ниже закрывает обычную поставку — от реквизитов сторон до строки с замечаниями.

Что указать в акте

Название документа, дату и номер, ссылку на договор поставки.
Стороны: полное наименование, ИНН и адрес поставщика и покупателя.
Основание передачи: номер и дата товарной накладной или универсального передаточного документа.
Таблицу позиций: наименование, артикул, единица измерения, количество по документу и фактически принятое, цену и сумму.
Состояние товара и упаковки: повреждения, следы вскрытия, бой, недостача.
Замечания покупателя и решение сторон: заменить, допоставить, пересчитать.
Подписи уполномоченных лиц с должностями и расшифровкой, при необходимости — печати.

Как заполнить бланк в Excel

Впишите реквизиты. На листе «Акт» заполните шапку: наименования, ИНН, адреса сторон и данные договора. Дату и номер поставьте те же, что в накладной, — так документы легко сопоставить.
Перенесите позиции. Скопируйте строки из накладной в таблицу: наименование, артикул, единицу, количество и цену. Столбец «Принято фактически» заполняйте после пересчёта, а не копированием.
Отметьте расхождения. Если количество или качество не совпало, впишите разницу в столбец «Расхождение» и опишите её в разделе «Замечания»: сколько не хватает, что повреждено.
Подпишите. Акт подписывают представители обеих сторон, у которых есть полномочия. Проверьте, что в документе стоит дата фактической передачи, а не дата печати бланка.

Частые ошибки

В акте нет ссылки на договор и накладную — при споре непонятно, к какой поставке он относится.
Количество в акте переписано из накладной без фактического пересчёта: недостачу обнаруживают позже, когда подпись уже стоит.
Подписал кладовщик без доверенности, а поставщик ссылается на отсутствие полномочий.
Замечания записаны в переписке, а не в акте: в суде или в претензии такой документ весит меньше.
Один экземпляр остался только у покупателя — у поставщика нет подтверждения, что претензий нет.

Частые вопросы

Обязателен ли акт приёма-передачи, если есть товарная накладная?

Закон не требует отдельного акта для каждой поставки: передачу оформляет накладная или универсальный передаточный документ. Акт нужен, когда стороны хотят зафиксировать состояние товара, упаковку и замечания при приёмке. Если договором акт предусмотрен, его составляют.

Кто подписывает акт со стороны покупателя?

Руководитель или работник по доверенности либо по приказу. Кладовщик, материально ответственный за приёмку, подписывает, если его полномочия закреплены в должностной инструкции или доверенности.

Что делать, если товар пришёл с недостачей?

Зафиксируйте фактическое количество в акте, опишите недостачу в замечаниях и приложите документы: накладную, фото, при необходимости — акт об установленном расхождении. Направьте поставщику претензию по условиям договора.

Можно ли подписать акт электронной подписью?

Да, если стороны согласовали обмен электронными документами. Тогда акт подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и хранят в системе электронного документооборота.

Сколько хранить акт приёма-передачи?

Документы по учёту и уплате налогов, к которым относится первичка по поставке, хранят в течение 5 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Договорной срок хранения в компании может быть дольше.

Когда приёмка и сверка документов держат поставку

Чтобы акты и накладные сверялись сами

На складе позиции из накладной сверяют с фактическим пересчётом вручную, а расхождения потом ищут в переписке и таблицах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают накладные и акты, сверяют позиции и количество, отмечают расхождения и готовят документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»