График сменности: образец

График сменности — документ, по которому работники выходят в смены, в том числе в выходные и праздники. Ниже — образец на месяц и бланк в Word и Excel: как заполнить шапку, таблицу смен и подписи, за сколько дней показать график работникам.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор П. П. Петров

«30» октября 2026 г.

График сменности

на ноябрь 2026 года

Структурное подразделение: склад

Смена 1: с 8:00 до 20:00. Смена 2: с 20:00 до 8:00. Перерыв для отдыха и питания — 1 час в течение смены.

Установлен суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом — квартал. Норма рабочего времени на ноябрь 2026 года — по производственному календарю.

С графиком ознакомлены:

Составил

Начальник склада

____________ / И. И. Иванов /

Согласовал

Председатель профсоюза

____________ / С. С. Сидоров /

Что такое график сменности

График сменности — документ, который распределяет работников по сменам на определённый период: месяц, квартал, год. Его составляют, когда работа не прерывается на ночь или выходные: на производстве, в охране, на складе, в круглосуточном сервисе.

Закон требует знакомить работников с графиком не позднее чем за один месяц до введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Поэтому график на ноябрь нужно довести до сведения работников не позднее 1 октября.

График сменности — не то же самое, что режим работы в трудовом договоре. В договоре фиксируют правило: сменная работа, продолжительность смены, порядок перерывов. График показывает, кто и когда выходит в конкретные дни.

Что указать в графике сменности

Название компании и подразделение, если график составляют для цеха, отдела или склада.
Месяц и год, на который составлен график.
Гриф утверждения: кто утвердил и дата. Без утверждения график остаётся черновиком.
Продолжительность смены и перерыва для отдыха и питания.
Учётный период при суммированном учёте рабочего времени.
Таблицу: фамилии и инициалы работников, числа месяца, отметки о сменах, часах и отдыхе.
Подписи тех, кто составил и согласовал график, и лист ознакомления работников.

Как составить график сменности

Посчитайте норму на месяц. Возьмите норму рабочего времени из производственного календаря на нужный месяц: при суммированном учёте она должна совпасть с графиком за учётный период.
Распределите смены. Расставьте работников по сменам так, чтобы между сменами оставался отдых не меньше установленного законом, а ночные часы приходились на тех, кому их можно ставить.
Сведите часы. Посчитайте часы каждого работника за месяц и сравните с нормой. Переработку при суммированном учёте считают по итогам учётного периода, а не месяца.
Утвердите и ознакомьте. Утвердите график у руководителя и отдайте работникам под подпись не позднее чем за месяц до начала действия.
Храните. Держите утверждённые графики у себя: при проверке инспекции труда и споре о переработке они подтверждают, что работник знал своё расписание.

Как оформить таблицу смен

Сам график удобно рисовать таблицей: по строкам — работники, по столбцам — дни месяца. В ячейке ставят номер смены или время: «1» или «8–20», «2» или «20–8», а для выходного — «В» или «отдых».

Под таблицей считают часы: сколько каждый отработал за месяц, сколько пришлось на ночное время. Ночными считаются часы с 22:00 до 6:00 (ч. 1 ст. 96 ТК РФ), и они оплачиваются в повышенном размере.

Если в компании есть профсоюз, график согласовывают с ним в порядке ст. 372 ТК РФ. Без профсоюза достаточно утверждения руководителем.

Частые ошибки

График утвердили за неделю до начала месяца: работники не ознакомлены за месяц, и при споре график не защищает работодателя.
Нет листа ознакомления: подписи работников на самом графике или отдельном листе обязательны.
В графике нет перерыва на отдых и питание, хотя смена длиннее четырёх часов.
При суммированном учёте часы по графику не сверяют с нормой за учётный период — переработка всплывает уже после закрытия периода.
Меняют график после утверждения без письменного согласия работников и без учёта ограничений на изменения условий договора.

Частые вопросы

За сколько дней нужно ознакомить работников с графиком сменности?

Не позднее чем за один месяц до введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Если график действует с 1 ноября, показать его работникам нужно не позднее 1 октября.

Можно ли изменить утверждённый график сменности?

Да. Если изменение затрагивает условия трудового договора, их можно изменить по соглашению сторон. При изменении по инициативе работодателя по основаниям ст. 74 ТК РФ работника по общему правилу письменно уведомляют о причинах и новых условиях не позднее чем за два месяца. Если он не согласен, ему предлагают подходящие вакансии; при отказе или отсутствии вакансий договор прекращают по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выходным пособием в размере двухнедельного среднего заработка.

Обязателен ли график сменности, если сотрудники работают по обычной пятидневке?

Нет. График нужен при сменной работе, когда работники сменяют друг друга в течение суток. Для обычного режима достаточно правил внутреннего трудового распорядка и трудового договора.

Можно ли составить график сменности в Excel?

Можно: таблица в Excel удобна для подсчёта часов и ночных смен. Утверждённый график распечатывают, подписывают и знакомят с ним работников под подпись.

Сколько хранить графики сменности?

Срок хранения зависит от того, есть ли вредные условия труда. Для документов по личному составу сроки задаёт перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; компания закрепляет срок в номенклатуре дел.

Когда графики и табели собирают вручную

Чтобы смены и табели собирались без ручной сверки

График, табель и подсчёт ночных часов отнимают время у руководителя и кадровика, а ошибка в часах всплывает при расчёте зарплаты.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, сверяют часы с нормой и приносят готовый файл на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»