График сменности: образец Excel

График сменности — документ, по которому работники чередуют смены. Ниже — книга Excel: бланк с подсчётом часов по каждому работнику и заполненный образец на месяц для круглосуточного поста.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 58 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Утверждаю: генеральный директор П. П. Петров

«27» ноября 2026 г.

График сменности

на декабрь 2026 года

Учётный период: квартал

Смены: первая — с 8:00 до 20:00, вторая — с 20:00 до 8:00. Перерыв на отдых и питание — 1 час в смену, в рабочее время не включается.

Работники ознакомлены с графиком под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие (ст. 103 ТК РФ).

Приложение: график сменности на декабрь 2026 года в табличной форме на 1 л. в 1 экз.

Составитель графика

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Что такое график сменности

График сменности вводят, когда работа не укладывается в обычный день: пост охраны, производство в три смены, круглосуточная поддержка клиентов. Документ закрепляет, кто в какой день и в какие часы работает, и служит основанием для начисления зарплаты и подсчёта переработки.

Закон требует двух вещей: смены чередуются по графику и работник знакомится с ним под подпись не позднее чем за месяц до введения в действие (ст. 103 ТК РФ). Форму закон не устанавливает, поэтому таблица в Excel с подсчётом часов закрывает задачу полностью.

Скачать график сменности в Excel с автоматическим подсчётом часов бесплатно

Лист «Бланк» — таблица на месяц: строки работников, столбцы дней, в ячейках код смены (1, 2, В — выходной).
Лист «Образец» — заполненный декабрь 2026 года для поста из четырёх человек.
Автоматический подсчёт часов по каждому работнику за месяц: код смены умножается на её длительность и суммируется формулой.
Строка «Итого за день» — сколько человек в смене каждый день, чтобы видеть провалы в укомплектовании.
Столбец «Отклонение от нормы» — разница между часами работника и его нормой за месяц по производственному календарю.
Поле «Учётный период» — для суммированного учёта, когда месяц не равен норме.

Как составить график сменности

Определите учётный период. При круглосуточной работе месяц часто не даёт ровной нормы, поэтому вводят суммированный учёт за квартал или год (ст. 104 ТК РФ). Норма за период берётся по производственному календарю для 40-часовой недели, для другой недели — пропорционально.
Задайте смены и их длительность. Запишите начало и конец каждой смены и время перерыва на отдых и питание. Перерыв в рабочее время не входит, если работник может покинуть рабочее место.
Расставьте людей по дням. Сначала закройте все смены минимальным составом, затем распределите выходные. Следите за отдыхом работников: еженедельный непрерывный отдых должен составлять не меньше 42 часов (ст. 110 ТК РФ).
Посчитайте часы. Формула складывает часы по кодам смен. Сверьте итог с нормой учётного периода: разница — переработка или недоработка.
Ознакомьте работников. Распечатайте график или отправьте в систему документооборота, соберите подписи не позднее чем за месяц до начала действия. Без ознакомления график не обязывает работника выходить в указанные смены.

Частые ошибки

График утверждён за неделю до месяца: месяц на ознакомление по ст. 103 ТК РФ не выдержан, и работник вправе не выходить.
Смены идут без учёта отдыха между ними: после ночной человек выходит в утреннюю через несколько часов.
Часы считают вручную и теряют переработку — при суммированном учёте она видна только по итогу периода.
В график ставят работника на две смены подряд: такая работа запрещена, кроме случаев, предусмотренных ТК РФ. При привлечении к сверхурочной работе отдельно соблюдают пределы ст. 99 ТК РФ.
График не совпадает с табелем: в табеле стоят другие часы, и расчёт зарплаты расходится с документом.

Частые вопросы

За сколько дней до начала месяца нужно ознакомить работников с графиком сменности?

Не позднее чем за один месяц до введения в действие — ст. 103 ТК РФ. Если график вводится с 1 декабря, подписи собирают не позже 31 октября.

Нужен ли суммированный учёт, если смены по 12 часов?

Да, при таком режиме недельная норма не выдерживается, поэтому вводят суммированный учёт рабочего времени с учётным периодом не больше года (ст. 104 ТК РФ). Норму за период считают по производственному календарю.

Можно ли скачать график работы сотрудников в Excel с подсчётом часов бесплатно?

Да. Книга на этой странице — бланк и образец, которые открываются в Excel и в бесплатных таблицах. Часы считаются формулой по кодам смен: меняете коды — итоги по каждому работнику пересчитываются сами.

Можно ли вести график сменности в Excel вместо бумаги?

Можно, если в компании так принято. Для подписей работников распечатайте лист ознакомления или используйте электронный документооборот с простой электронной подписью.

Что делать с переработкой по итогам учётного периода?

При суммированном учёте сверхурочные оплачивают по каждой смене: первые два часа — не меньше чем в полуторном размере, последующие — не меньше чем в двойном. Начиная со 121-го сверхурочного часа в году каждый час оплачивают не меньше чем в двойном размере. По желанию работника переработку можно заменить дополнительным отдыхом.

Графики, табели и подсчёт часов съедают время кадровика

Чтобы смены и часы считались без ручной сверки

Когда смен несколько, а людей десятки, график в Excel быстро расходится с табелем: часы переносят руками, переработку находят в конце квартала.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент разбирает заявки и документы по шаблону, сверяет данные и приносит готовый результат на проверку. Так же снимается рутина с графиков и табелей.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»