Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Служебная записка на замену компьютера на рабочем месте

Служебная записка на замену компьютера — внутренний документ, которым сотрудник просит руководителя выделить новую технику взамен старой или вышедшей из строя. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с обоснованием замены.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от бухгалтера

А. С. Смирновой

Служебная записка

о замене компьютера на рабочем месте

16 ноября 2026 г. № 27

На моём рабочем месте стоит компьютер 2017 года выпуска с процессором Intel Core i3 и 4 ГБ оперативной памяти. Программа для сдачи отчётности и банк-клиент работают на нём с постоянными зависаниями, а в октябре материнская плата выходила из строя дважды, ремонт занимал по три рабочих дня.

Прошу выделить новый компьютер: процессор не ниже Intel Core i5, оперативная память 16 ГБ, твердотельный накопитель 512 ГБ, монитор 24 дюйма. Старый системный блок передаю в отдел информационных технологий для списания по акту.

Приложение: заключение отдела информационных технологий о неисправности на 1 л. в 1 экз.

Автор записки

Бухгалтер

____________ / А. С. Смирнова /

Зачем нужна служебная записка на замену компьютера

Замена компьютера — это расход компании, поэтому решение принимает руководитель, а бухгалтерия ставит новую технику на учёт. Служебная записка фиксирует, почему старая техника больше не годится и какая нужна взамен: без неё заявка на покупку повисает, а отдел информационных технологий не знает, что списывать.

Единой формы в законе нет. Компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты обычно оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись.

Что указать в записке

  • Адресата: руководителя компании или директора по административным вопросам — того, кто распоряжается бюджетом на технику.
  • Автора: должность и фамилию с инициалами.
  • Название и заголовок к тексту: «О замене компьютера на рабочем месте».
  • Что стоит сейчас: модель или год выпуска, процессор, объём памяти — те характеристики, из-за которых техника не тянет работу.
  • Почему нужна замена: поломки, ремонт, несовместимость с программами, истечение срока службы.
  • Какой компьютер нужен взамен: требования к процессору, памяти, накопителю, монитору.
  • Что будет со старой техникой: передача в отдел информационных технологий, списание по акту.
  • Приложения: заключение о неисправности, счёт или коммерческое предложение, если их уже собрали.
  • Подпись автора с расшифровкой.

Как написать записку о замене компьютера

  1. Опишите текущую технику. Назовите год выпуска и характеристики, которых не хватает: память, процессор, накопитель. Руководителю нужно понять, что стоит на столе.
  2. Объясните, что мешает работе. Конкретные сбои убедительнее общих слов: программа зависает, ремонт занял столько-то дней, отчётность не сдана в срок.
  3. Сформулируйте, что нужно взамен. Перечислите минимальные требования к новому компьютеру — так отдел закупок возьмёт подходящую модель, а не первую попавшуюся.
  4. Решите судьбу старой техники. Напишите, что передаёте системный блок в отдел информационных технологий для списания: это закрывает вопрос учёта.
  5. Приложите подтверждение. Заключение отдела информационных технологий о неисправности или счёт поставщика сокращает переписку до одного шага.

Частые ошибки

  • Просьба без обоснования: «нужен новый компьютер» без указания, что именно сломалось или не тянет.
  • Нет требований к новой технике — закупка приносит модель, которая снова не подходит.
  • Записка не говорит, куда деть старый компьютер, и он остаётся числиться за сотрудником.
  • Несколько вопросов в одной записке: замену компьютера и покупку программ лучше развести по разным документам.
  • Записку направляют в бухгалтерию вместо руководителя: решение о расходе принимает он.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку на замену компьютера?

Руководителю компании или тому, кто распоряжается бюджетом на технику. Копию направляют в отдел информационных технологий и в бухгалтерию, чтобы они заранее знали о закупке и списании.

Нужно ли прикладывать заключение о неисправности?

Если компьютер сломан — да, заключение отдела информационных технологий или сервисного центра подтверждает, что ремонт нецелесообразен. Когда техника просто устарела, достаточно характеристик и описания сбоев в работе.

Можно ли написать записку от руки?

Да. Закон форму не устанавливает, и рукописная записка с подписью имеет ту же силу, если в компании не утверждён обязательный бланк.

Что делать со старым компьютером после замены?

Передать в отдел информационных технологий и списать по акту. В записке укажите это прямо: тогда старая техника не останется числиться за рабочим местом.

Сколько хранят служебные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Заявки на технику тонут в переписке

Чтобы заявки на замену техники шли своим ходом

Записка на замену компьютера запускает цепочку: согласование руководителя, заявка в закупки, списание старой техники. Пока каждое звено пересылает письмо вручную, замена тянется неделями.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают такие заявки по шаблону, проверяют их по бюджету и приносят руководителю готовое решение на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы