Никита Малов.

Основатель и управляющий партнёр
аналитической компании ДОВОДАналитика рынков · OSINT

Факты. Решения.
Развитие бизнеса.

Положение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха

Положение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха — локальный акт, который устанавливает, кто в компании получает компенсацию проезда в отпуск и обратно, какие документы приносит, в каком размере и в какой срок получает деньги. Для работников организаций Крайнего Севера и приравненных территорий компенсацию гарантирует ст. 325 ТК РФ. У негосударственного работодателя её размер, условия и порядок закрепляют в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Ниже — бланк и заполненный образец.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 70 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ООО «Северный путь»

от 12 января 2026 г. № 3

Положение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно работникам ООО «Северный путь», расположенного в районе Крайнего Севера, и членам их семей в соответствии со статьёй 325 Трудового кодекса Российской Федерации. 1.2. Компенсация выплачивается за счёт средств работодателя.

2. Кому положена компенсация. 2.1. Право на компенсацию имеют работники, занятые по основному месту работы, а также совместители, если они работают в организации постоянно. 2.2. Компенсация выплачивается один раз в два года. 2.3. Право на компенсацию возникает у работника с первого дня работы в организации. 2.4. Вместе с работником компенсируется проезд неработающих членов его семьи: супруга или супруги и несовершеннолетних детей, а также детей до 23 лет, обучающихся очно.

3. Размер компенсации. 3.1. Компенсируется стоимость проезда к месту отдыха и обратно в пределах территории Российской Федерации любым видом транспорта, в том числе стоимость проезда в плацкартном вагоне, в каюте IV–V групп морского судна, в каюте III категории речного судна, в салоне самолёта экономического класса, в автобусе общего типа. 3.2. При проезде в вагоне более высокой категории, в каюте более высокой категории или в салоне самолёта бизнес-класса компенсация выплачивается в размере стоимости проезда по минимальному тарифу, установленному для соответствующего вида транспорта. 3.3. Компенсация выплачивается в размере фактических расходов, но не выше стоимости проезда, рассчитанной по правилам пункта 3.1.

4. Документы. 4.1. Для получения компенсации работник подаёт заявление не позднее чем за две недели до начала отпуска. 4.2. К заявлению прикладываются: копия приказа об отпуске, проездные документы или справка транспортной организации о стоимости проезда, документы, подтверждающие родство с членами семьи, справка с места учёбы для детей старше 18 лет. 4.3. При использовании личного автомобиля компенсируется стоимость топлива по нормам расхода, установленным для соответствующей модели, на основании чеков автозаправочных станций и расчёта километража.

5. Порядок выплаты. 5.1. Заявление с документами рассматривается в течение 10 рабочих дней. 5.2. Компенсация выплачивается не позднее чем за три дня до начала отпуска либо после возвращения из отпуска по выбору работника. 5.3. Компенсация не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в размере, установленном законодательством.

6. Заключительные положения. 6.1. Положение вступает в силу с даты утверждения приказом руководителя. 6.2. Изменения в Положение вносятся приказом руководителя. 6.3. С Положением работники знакомятся под подпись при приёме на работу.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / А. А. Смирнов /

Зачем нужно положение о компенсации проезда

Статья 325 ТК РФ обязывает организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, компенсировать работникам стоимость проезда к месту отдыха и обратно в пределах России. Размер, условия и порядок выплаты закон отдаёт на откуп работодателю: они устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом. Этот акт и есть положение о компенсации.

Пока положения нет, работник вправе требовать компенсацию по нормам закона, а компания не может доказать, что порядок соблюдён. Спор о сумме или отказе в выплате инспектор труда и суд рассматривают по документам: что записано в локальном акте, с чем работник ознакомлен.

Организациям вне северных территорий положение тоже полезно, если собственник хочет оплачивать проезд в отпуск добровольно: гарантия выше установленной законом допустима, и локальный акт задаёт её границы.

Что включить в положение

  • Круг получателей: работники по основному месту работы, совместители, члены семьи — супруг и дети, с какого возраста и при каких условиях.
  • Периодичность: раз в два года, с какого момента считается право на очередную компенсацию.
  • Пределы оплаты: виды транспорта и классы, в которых проезд компенсируется полностью, и правило оплаты по минимальному тарифу, если работник поехал с большим комфортом.
  • Территория: проезд в пределах России, порядок оплаты при выезде за границу.
  • Документы: заявление, проездные билеты, справка транспортной организации или агента, документы о родстве, справка об учёбе для детей старше 18 лет.
  • Порядок выплаты: до отпуска авансом или после возвращения по билетам, срок рассмотрения заявления.
  • Налоги и взносы: компенсация в пределах норм, установленных законом, не облагается налогом на доходы и страховыми взносами; превышение облагается.
  • Порядок изменения и ознакомления работников под подпись.

Как составить и утвердить положение

  1. Соберите требования закона. Откройте ст. 325 ТК РФ и отраслевые акты, если они есть у вашей отрасли. Проверьте, к какой территории относится компания: Крайний Север или приравненная местность.
  2. Решите, что оплачиваете. Определите виды транспорта, классы и пределы. Чем конкретнее правило, тем меньше споров о сумме.
  3. Опишите документы и сроки. Работник должен заранее знать, что принести и когда получить деньги. Заявление за две недели до отпуска снимает спешку в бухгалтерии.
  4. Утвердите приказом. Положение утверждает руководитель, дата и номер приказа ставятся на самом документе. С этого дня акт действует.
  5. Ознакомьте работников. Каждый работник знакомится с положением под подпись при приёме на работу или сразу после утверждения. Лист ознакомления храните вместе с положением.
  6. Внесите в коллективный договор. Если коллективный договор в компании есть, продублируйте условия компенсации в нём или сделайте ссылку на положение.

Положение об оплате проезда в отпуск и обратно в районах Крайнего Севера

Для северных организаций обязательна компенсация, предусмотренная статьёй 325 ТК РФ. Негосударственный работодатель закрепляет её размер, условия и порядок в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Без такого документа порядок не определён, и каждая выплата превращается в переговоры.

Закон разрешает оплачивать проезд членам семьи работника — неработающим супругу и детям. Положение уточняет, каких детей компания считает членами семьи: несовершеннолетних и обучающихся очно до определённого возраста. Если этот пункт не записан, бухгалтерия откажет в оплате билета студенту, и будет права.

Пределы оплаты тоже задаёт положение. Проезд в плацкарте, в салоне экономического класса самолёта, в автобусе общего типа компенсируется полностью. Если работник купил билет в бизнес-класс, компания вправе оплатить только стоимость проезда по минимальному тарифу — при условии, что это правило есть в локальном акте.

Сроки выплаты положение устанавливает само: авансом до отпуска или по возвращении по предъявленным билетам. Второй вариант удобнее компании, первый — работнику. Выбор закрепляется в тексте, и менять его в одностороннем порядке нельзя.

Частые ошибки

  • Положения нет, а компенсацию платят по устной договорённости: при проверке нечем подтвердить порядок, при споре — нечем обосновать отказ.
  • Не описаны члены семьи: бухгалтерия оплачивает билеты только работнику, хотя закон разрешает оплатить проезд супругу и детям.
  • Не сказано, что делать с билетами в бизнес-класс: компания оплачивает всю сумму или отказывает целиком вместо оплаты по минимальному тарифу.
  • Периодичность не определена: работник требует компенсацию каждый год, хотя положение и закон говорят о компенсации раз в два года.
  • Работников не ознакомили с положением под подпись: локальный акт, с которым работник не знаком, в споре не работает против него.
  • Положение утвердили, но не согласовали с профсоюзом, если он есть: статья 372 ТК РФ требует учесть мнение выборного органа при принятии локального акта.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о компенсации проезда?

Отдельное положение не обязательно. Для работников северных организаций компенсацию гарантирует статья 325 ТК РФ; у негосударственного работодателя её условия закрепляют в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Вне северных территорий положение нужно, только если компания платит компенсацию добровольно.

Как часто выплачивается компенсация?

По общему правилу — один раз в два года. Положение определяет, с какого момента считается право на очередную выплату: от даты предыдущей поездки или от начала работы.

Оплачивается ли проезд членам семьи работника?

У негосударственного работодателя проверьте коллективный договор, локальный акт и трудовой договор: в них определяются условия компенсации. Для федеральных государственных органов, внебюджетных фондов и учреждений статья 325 ТК РФ устанавливает отдельные гарантии неработающим членам семьи.

Что делать, если работник купил билет в бизнес-класс?

Компания оплачивает стоимость проезда по минимальному тарифу для этого вида транспорта, а разницу работник покрывает сам. Такое правило должно быть прямо записано в положении, иначе оснований для частичной оплаты нет.

Облагается ли компенсация налогом и взносами?

В пределах норм, установленных законом, компенсация не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами. Суммы сверх норм облагаются в общем порядке. Точный расчёт делает бухгалтерия.

Нужно ли знакомить работников с положением?

Да, под подпись. Локальный акт, с которым работник не ознакомлен, не создаёт для него обязанностей и в споре не помогает компании доказать, что порядок соблюдён.

Положение есть, а компенсацию считают вручную

Чтобы заявки на проезд собирались без переписки

Заявления на компенсацию проезда, билеты и справки приходят в почту и мессенджеры, бухгалтерия сверяет их вручную и теряет сроки.

Я настраиваю ИИ-агента, который принимает заявление, проверяет комплект документов по условиям положения и передаёт бухгалтеру готовый пакет с расчётом.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»

Другие образцы