Кадровая справка: образец и бланк

Кадровая справка подтверждает сведения о работе человека в компании: где, кем и с какого числа он работает, какой у него оклад и сколько отпуска он уже отгулял. Ниже — бланк и образец заполнения справки на работника.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Выдана

Сидорову Петру Андреевичу

по месту требования

Кадровая справка

о работе в ООО «Ромашка»

16 ноября 2026 г. № 27

Сидоров Пётр Андреевич, 14.03.1988 года рождения, работает в ООО «Ромашка» с 02.09.2019.

За время работы занимал должности: с 02.09.2019 — менеджер по продажам, с 01.04.2022 — руководитель отдела продаж, где работает по настоящее время.

Трудовой договор действует, работник занят полную рабочую неделю. Оклад по должности — 120 000 рублей в месяц.

Ежегодный оплачиваемый отпуск за период работы с 02.09.2025 по 01.09.2026 использован полностью.

Справка выдана для предъявления по месту требования.

Генеральный директор

Генеральный директор

____________ / В. Н. Орлов /

Начальник отдела кадров

Начальник отдела кадров

____________ / М. С. Белова /

Что такое кадровая справка

Кадровая справка — документ компании, который подтверждает сведения о работе конкретного человека. Её выдают работнику по заявлению, а иногда направляют в банк, суд, военкомат или по новому месту работы.

Обязательной формы для такой справки закон не устанавливает. Компания вправе утвердить свой бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформлять по ГОСТ Р 7.0.97-2025: название организации, дата и номер, заголовок к тексту, подписи. Работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с работой, — эта обязанность записана в статье 62 Трудового кодекса.

Что указать в кадровой справке

Название организации и её реквизиты, если справку направляют в стороннюю организацию.
Фамилию, имя, отчество и дату рождения работника — без них справка не подтверждает, о ком она.
Дату приёма на работу и должность, а если человек переводился — все должности и периоды.
Условия работы: полная или неполная занятость, действует ли трудовой договор.
Размер оклада, если справку просят для банка или для расчёта пособия.
Сведения об отпусках, если справку запрашивают для нового работодателя.
Дату выдачи, исходящий номер, подписи и печать, если компания её применяет.

Как оформить справку

Возьмите заявление работника. В заявлении человек пишет, какие сведения и для какой цели нужны. Если справку просят для банка, уточните, есть ли у банка свой бланк.
Соберите данные. Должности и даты берите из трудовой книжки и личной карточки, оклад — из трудового договора и штатного расписания, отпуска — из графика и приказов.
Заполните бланк. Начните с шапки: кому выдана справка и где она потребуется. Дальше — сведения о работе абзацами, каждый факт отдельно.
Подпишите. Справку подписывает руководитель, а кадровые сведения визирует начальник отдела кадров. Печать ставят, если компания её использует.
Зарегистрируйте и выдайте. Присвойте номер и дату, внесите запись в журнал учёта справок, выдайте работнику под подпись или отправьте по запросу.

Частые ошибки

Указывают только текущую должность, хотя работник переводился: банк и новый работодатель считают стаж по всем записям.
Пишут «работает по настоящее время» без даты приёма — справка теряет смысл.
Ставят оклад без оговорки, входит ли в него районный коэффициент и надбавки.
Выдают справку без даты и номера: при повторном запросе невозможно доказать, что и когда выдавали.
Путают справку с выпиской из трудовой книжки: выписка повторяет записи дословно, справка излагает сведения текстом.

Частые вопросы

Обязана ли компания выдать кадровую справку?

Да. По статье 62 Трудового кодекса работодатель выдаёт работнику по его письменному заявлению документы, связанные с работой, — копии приказов, справки о заработке, периоде работы у этого работодателя. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Нужна ли печать на кадровой справке?

Если компания применяет печать, оттиск ставят на справках, которые уходят в сторонние организации. Для внутреннего пользования достаточно подписей. Общество с ограниченной ответственностью вправе не иметь печати.

Кто подписывает справку на работника?

Руководитель компании или уполномоченное лицо, а кадровые сведения визирует начальник отдела кадров. Если справку подписывает не директор, полномочие подтверждает доверенность или приказ.

Что написать в справке о том, что человек работал в определённый период?

Укажите дату приёма, дату увольнения, если человек уже не работает, и должность. Формулировка «работал в период с … по …» с указанием приказа о приёме и увольнении закрывает вопрос полностью.

Сколько хранить выданные справки?

Корешки и копии справок хранят по номенклатуре дел компании, обычно вместе с личными делами или журналом учёта справок. Сроки устанавливает перечень типовых архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Справки, заявления и выписки съедают время кадров

Чтобы типовые кадровые документы собирались сами

Запрос на справку приходит в почту или мессенджер, и кадровик вручную переносит данные из трудовой книжки и штатного расписания. На потоке это часы в неделю и ошибки в датах.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые принимают заявку, собирают сведения о работнике из учётной системы и приносят готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»