Акт отбора образцов проб: образец и бланк

Акт отбора образцов (проб) фиксирует, что именно, где, когда и кем было отобрано для лабораторного исследования. Ниже — бланк и заполненный образец, а также разбор реквизитов и типичных ошибок.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 12 КБ Образец в PDFPDF, 77 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«16» ноября 2026 г.

Акт отбора образцов (проб)

для лабораторных испытаний

16 ноября 2026 г. № 14

Наименование заказчика: ООО «Ромашка», ИНН 7701234567, телефон +7 (495) 123-45-67, эл. почта: info@romashka.ru

Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 10

Цель отбора: производственный контроль. Основание: программа производственного контроля на 2026 год, п. 4.2

Место отбора: склад готовой продукции, 123456, г. Москва, ул. Складская, д. 5, пом. 3

Дата и время отбора: 16 ноября 2026 г., 10:30

В качестве образцов (проб) взяты для проведения лабораторных испытаний:

Образец № 1: питьевая вода, упакованная в бутыли ПЭТ 19 л, партия № 12, дата изготовления 10.11.2026, срок годности 10.11.2027, изготовитель ООО «Ромашка», адрес 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1. Объём пробы 1 л. Условия хранения до отбора: температура +2…+6 °C.

Образцы (пробы) отобрал: инженер-химик И. И. Иванов, подпись ____________

Образцы (пробы) отобраны в присутствии: начальника склада С. С. Сидорова, подпись ____________

Условия транспортировки: в термоконтейнере при температуре +2…+6 °C

Наименование и адрес лаборатории-получателя: ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии», 123456, г. Москва, ул. Лабораторная, д. 7

Образцы (пробы) доставил: курьер А. А. Алексеев, подпись ____________

Дата и время поступления образца в лабораторию: 16 ноября 2026 г., 14:00

Сведения об отклонении качества доставленного образца (пробы): не выявлено

Акт утвердил, образцы принял: заведующий лабораторией Л. Л. Логинов, подпись ____________

Отбор произвёл

Инженер-химик

____________ / И. И. Иванов /

Присутствовал

Начальник склада

____________ / С. С. Сидоров /

Акт утвердил, образцы принял

Заведующий лабораторией

____________ / Л. Л. Логинов /

Что такое акт отбора образцов (проб)

Акт отбора образцов (проб) — документ, который подтверждает факт, место, время и условия отбора проб для лабораторных испытаний. Он связывает партию товара и конкретный образец, поступивший в лабораторию, и позволяет доказать, что исследован именно тот образец, который был отобран.

Форму акта закон не устанавливает. Лаборатории и органы контроля разрабатывают её сами на основе ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 и отраслевых правил. В акте должны быть сведения, позволяющие однозначно идентифицировать образец и процедуру отбора.

Что указать в акте отбора проб

Наименование и контактные данные заказчика (ИНН, телефон, электронная почта).
Юридический адрес заказчика.
Цель и основание отбора: плановая или внеплановая проверка, производственный контроль, заявление и т. п. с реквизитами документа.
Место отбора: наименование объекта, адрес.
Дата и время отбора.
Перечень отобранных образцов: наименование, изготовитель, дата изготовления, срок годности, номер партии, объём или масса пробы, условия хранения до отбора.
Должность, фамилия и подпись лица, отобравшего пробы.
Должности, фамилии и подписи присутствовавших лиц.
Условия транспортировки образцов.
Наименование и адрес лаборатории-получателя.
Дата и время поступления образца в лабораторию, сведения об отклонениях при доставке.
Подпись лица, утвердившего акт и принявшего образцы.

Как заполнить акт отбора проб

Заполните шапку. Укажите наименование организации-заказчика, её ИНН, телефон и электронную почту, юридический адрес.
Опишите основание. Напишите цель отбора и документ, на основании которого проводится отбор: программа производственного контроля, приказ о проверке, заявление заказчика.
Зафиксируйте место и время. Укажите точный адрес места отбора и дату с временем. Это пригодится, если позже возникнет спор о том, где и когда отобрана проба.
Перечислите образцы. Для каждого образца укажите наименование, изготовителя, дату изготовления, срок годности, номер партии, объём или массу, условия хранения до отбора.
Подпишите акт. Акт подписывает лицо, отобравшее пробы, и присутствовавшие. Если образцы передаются в лабораторию, акт утверждает уполномоченный работник лаборатории и фиксирует приём образцов.

Частые ошибки

Не указан номер партии или дата изготовления — образец невозможно привязать к конкретной партии товара.
Не описаны условия хранения до отбора — лаборатория не может оценить, не испортилась ли проба.
Отсутствует подпись присутствовавшего представителя — акт легче оспорить.
Не указано время поступления образца в лабораторию — нельзя проверить, соблюдены ли сроки доставки.
Акт путают с протоколом испытаний: акт фиксирует отбор, протокол — результаты исследований.

Частые вопросы

Чем акт отбора проб отличается от протокола испытаний?

Акт отбора фиксирует, какие образцы и откуда взяты. Протокол испытаний содержит результаты лабораторных исследований этих образцов. Это два разных документа, и акт обычно предшествует протоколу.

Кто подписывает акт отбора проб?

Акт подписывает лицо, проводившее отбор, и присутствовавшие при отборе представители. Если образцы передаются в лабораторию, акт утверждает уполномоченный сотрудник лаборатории, который принимает образцы.

Нужно ли утверждать форму акта приказом?

Если организация использует собственный бланк, его лучше утвердить приказом руководителя. Если лаборатория выдаёт свой бланк, достаточно заполнить его по предложенной форме.

Можно ли оформить акт в электронном виде?

Да, если стороны согласовали электронный документооборот или используют систему с электронной подписью. Для судебных или контрольных целей надёжнее бумажный экземпляр с подписями.

Сколько хранить акт отбора проб?

Срок хранения зависит от отрасли и целей. Например, для производственного контроля акты обычно хранят не меньше срока, установленного номенклатурой дел организации. Если акт связан с проверкой или спором, его хранят до истечения срока обжалования и не меньше трёх лет.

Когда акты отбора проб и протоколы теряются в почте и папках

Собрать документы по пробам в одном месте

Акты, протоколы и заявки на испытания приходят из разных отделов и лабораторий. Сверить даты, номера партий и подписи вручную долго, а ошибка в акте может стоить результатов всей проверки.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие документы по шаблону, проверяют обязательные поля и приносят руководителю готовый комплект на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»