Структура и штатная численность: образец и бланк

Структура и штатная численность — документ, который показывает, из каких подразделений состоит компания и сколько человек работает в каждом. Ниже — бланк и заполненный образец для небольшой производственной компании.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 62 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Структура и штатная численность

ООО «Ромашка» на 2027 год

на 01 января 2027 г.

Настоящий документ определяет структуру и штатную численность ООО «Ромашка» с 1 января 2027 года.

Структура компании включает генеральную дирекцию, производственный цех, отдел снабжения, бухгалтерию и отдел продаж.

Штатная численность — 24 человека, в том числе генеральная дирекция — 3, производственный цех — 12, отдел снабжения — 3, бухгалтерия — 2, отдел продаж — 4.

Штатное расписание на 2027 год ввести в действие с 1 января 2027 года.

Контроль исполнения возложить на заместителя генерального директора А. С. Смирнова.

Руководитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / П. П. Петров /

Согласовано

Начальник отдела кадров

____________ / О. В. Кузнецова /

Что такое структура и штатная численность

Структура и штатная численность — организационный документ компании. В нём перечислены подразделения и указано, сколько человек в каждом из них работает по штату. Документ показывает, как устроена компания, и служит опорой для штатного расписания: сначала определяют, какие отделы нужны и сколько в них людей, потом расписывают должности и оклады.

Единой формы в законе нет. Компания оформляет документ по своим правилам, а реквизиты обычно ставят по ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов»: наименование, дата, место составления, гриф утверждения, подпись.

Что указать в документе

Наименование компании и название документа с заголовком к тексту: на какой год или дату составлен.
Гриф утверждения: кто и когда утвердил — обычно генеральный директор.
Перечень подразделений в порядке подчинённости: от дирекции до цехов и отделов.
Штатную численность по каждому подразделению и общую цифру по компании.
Ссылку на штатное расписание и дату, с которой оно действует.
Подписи руководителя и начальника отдела кадров или того, кто готовил документ.

Как составить документ

Нарисуйте схему подразделений. Выпишите отделы и цеха так, как они реально подчиняются: кому подчиняется каждое подразделение и кто им руководит.
Посчитайте людей. По каждому подразделению возьмите число штатных единиц из штатного расписания или из плана на следующий год.
Сверьте с фондом оплаты труда. Штатная численность должна сходиться с бюджетом на зарплату: если людей больше, чем позволяет бюджет, сокращайте до утверждения.
Оформите и утвердите. Поставьте гриф утверждения, дату и подписи; после утверждения документ передают в отдел кадров и бухгалтерию.
Обновляйте при изменениях. При открытии нового отдела или сокращении подразделения выпускают новый документ или вносят изменения приказом.

Частые ошибки

Путают со штатным расписанием: в структуре и штатной численности нет должностей и окладов, только подразделения и число людей.
Указывают численность «на глаз», без сверки со штатным расписанием, и цифры расходятся.
Забывают гриф утверждения — без него документ не имеет силы внутри компании.
Не обновляют документ после реорганизации: отделы уже другие, а бумага старая.

Частые вопросы

Чем структура и штатная численность отличается от штатного расписания?

Штатное расписание — это перечень должностей с окладами и надбавками по форме № Т-3 из постановления Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Структура и штатная численность — документ уровнем выше: какие есть подразделения и сколько в них людей. Штатное расписание составляют на его основе.

Обязателен ли этот документ?

Трудовой кодекс требует от работодателя иметь штатное расписание, если есть наёмные работники, а структуру и штатную численность прямо не называет. На практике её оформляют крупные и средние компании, потому что без неё неудобно планировать фонд оплаты труда и согласовывать штатное расписание.

Кто утверждает документ?

Руководитель компании или уполномоченное лицо. Гриф утверждения ставит тот, кто принимает решение о структуре, — обычно генеральный директор.

Как часто пересматривают структуру и штатную численность?

Раз в год, вместе со штатным расписанием, и дополнительно при реорганизации, открытии новых направлений или сокращении. Дату, с которой действует документ, указывают в заголовке.

Сколько хранить документ?

Срок зависит от того, есть ли в нём персональные данные. Если указаны только подразделения и число людей, документ хранят в составе организационно-распорядительных документов по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Читать в журнале

Пока структура живёт в таблице, решения принимаются наугад

Чтобы данные о структуре и людях собирались сами

Структура, численность и фонд оплаты труда расходятся по файлам и таблицам: к совещанию приходится вручную сводить цифры из разных отделов.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие сводки из учётных систем, сверяют численность с бюджетом и приносят руководителю готовую картину.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»