Журнал учёта машинных носителей персональных данных: образец заполнения

Машинный носитель — флешка, внешний диск, ноутбук, карта памяти, на которых хранятся персональные данные. Закон 152-ФЗ требует от оператора знать, где и у кого находятся такие данные, и не допускать к ним посторонних. Журнал учёта — самый простой способ это доказать: он показывает, кто получил носитель, когда и вернул ли его.

Форму закон не устанавливает. Оператор утверждает её приказом вместе с инструкцией по работе с носителями. В общем случае журнал ведут по каждому подразделению, где такие носители есть, и хранят вместе с остальными документами по защите персональных данных.

Пример заполнения журнала учёта машинных носителей информации строится по одной логике: каждая строка — один носитель и одна выдача. В таблице выше три записи. Первая: 12 января 2026 года менеджеру Иванову выдали флешку МН-001 с серийным номером, он расписался в получении, а 15 января вернул её, и принявший Кузнецов поставил подпись.

Вторая запись: внешний диск МН-002 числится у бухгалтера Петровой, дата возврата не заполнена, потому что диск ещё в работе. Третья: ноутбук МН-003 выдан директору. Так по журналу видно, у кого сейчас каждый носитель с персональными данными и кто за него отвечает.

Заполнять графы нужно в день выдачи. Пустая графа возврата — нормальное состояние для носителя, который ещё у сотрудника; пустая графа подписи в получении — уже нарушение порядка.