Служебная записка о необходимости нового сотрудника: образец и бланк

Служебная записка о необходимости нового сотрудника — внутренний документ, которым руководитель отдела просит открыть вакансию и получить бюджет на неё. Ниже — бланк в Word и образец заполнения с расчётом нагрузки на отдел.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Ромашка»

П. П. Петрову

от начальника отдела продаж

И. И. Иванова

Служебная записка

о необходимости нового сотрудника в отдел продаж

16 ноября 2026 г. № 21

В отделе продаж пять менеджеров, с января 2026 года число активных клиентов выросло с 340 до 510. На одного менеджера приходится около 100 клиентов, при норме 70. Среднее время ответа на заявку выросло с 20 минут до 1 часа 40 минут, за октябрь отдел потерял 14 заявок без ответа.

Прошу открыть с 1 декабря 2026 года одну штатную единицу менеджера по продажам с окладом 90 000 рублей и включить её в бюджет отдела на 2027 год. Расчёт нагрузки и выписку по заявкам прилагаю.

Приложение: 1. Расчёт нагрузки на отдел на 2 л. в 1 экз. 2. Выписка по заявкам за октябрь 2026 года на 3 л. в 1 экз.

Автор записки

Начальник отдела продаж

____________ / И. И. Иванов /

Зачем нужна служебная записка о новом сотруднике

Вакансию открывает не желание руководителя отдела, а решение собственника или директора: новая ставка увеличивает фонд оплаты труда и постоянные расходы. Служебная записка фиксирует, почему без нового человека отдел не справляется, и передаёт решение тому, кто распоряжается бюджетом.

Единой формы в законе нет. Компания закрепляет бланк в инструкции по делопроизводству, а реквизиты оформляют по ГОСТ Р 7.0.97-2025: адресат, автор, название документа, дата и номер, текст, подпись. Записка не заменяет заявление о приёме и не создаёт трудовых отношений — она запускает решение о вакансии.

Что обосновать в записке

Объём работы: сколько клиентов, заявок, проектов или документов приходится на отдел и на одного сотрудника.
Что изменилось: рост числа клиентов, новый продукт, уход сотрудника, расширение региона — причина, по которой прежняя численность не справляется.
Чем это оборачивается: потерянные заявки, просроченные сроки, переработки, ошибки, жалобы клиентов.
Что будет делать новый сотрудник: конкретные задачи и участок, который он забирает у коллег.
Сколько это стоит: оклад, страховые взносы, рабочее место — сумма, которую просят заложить в бюджет.
Когда нужен человек и что будет, если вакансию не открыть.

Как написать записку

Соберите цифры. Возьмите данные из CRM или учёта заказов: число клиентов и заявок на сотрудника, время ответа, число потерянных обращений. Одна выписка убеждает лучше десяти абзацев.
Сравните с нормой. Покажите, при какой нагрузке отдел работал стабильно и где сейчас предел. Норму задаёт компания: число клиентов на менеджера, сроки обработки заявки, объём документов.
Сформулируйте просьбу. Одна вакансия, должность, дата выхода, оклад и источник бюджета. Если нужен временный человек на проект, так и напишите — это другая просьба.
Приложите подтверждения. Расчёт нагрузки, выписку из CRM, должностную инструкцию будущего сотрудника, коммерческое предложение кадрового агентства, если ищете через него.
Передайте адресату. Подпишите записку и передайте директору или в канцелярию; копию оставьте себе с отметкой о получении.

Частые ошибки

Просьба без цифр: «отдел перегружен» директор прочитает как жалобу, а не как основание для ставки.
Нет суммы: без оклада и взносов решение о бюджете откладывается до следующего совещания.
В записке несколько вакансий сразу: каждую просьбу лучше выносить отдельно, чтобы решения не ждали друг друга.
Записку путают с заявкой на подбор: записка просит ставку, а заявка в отдел кадров описывает требования к кандидату.
Не сказано, что будет без нового человека: директор не видит цены отказа от вакансии.

Частые вопросы

Кому адресовать служебную записку о новом сотруднике?

Тому, кто распоряжается бюджетом и штатным расписанием: генеральному директору, собственнику или финансовому директору, если он утверждает фонд оплаты труда. Копию направьте в отдел кадров, чтобы там знали о будущей вакансии.

Чем записка отличается от заявки на подбор персонала?

Записка просит открыть ставку и выделить деньги — решение принимает директор. Заявка на подбор идёт в отдел кадров или агентство уже после решения и описывает требования к кандидату, сроки и условия работы.

Нужно ли указывать оклад в записке?

Да, без суммы решение о бюджете принять нельзя. Укажите оклад или вилку и добавьте страховые взносы: работодатель платит их сверх зарплаты, общий тариф — 30 % в пределах единой предельной базы и 15,1 % сверх неё, плюс взносы на травматизм.

Можно ли обойтись без записки и просто попросить директора устно?

Можно, если в компании так принято. Письменная записка нужна, когда решение принимают несколько человек, когда вопрос вернётся через месяц или когда важно зафиксировать, на каких цифрах построена просьба.

Сколько хранить служебные записки?

Срок зависит от содержания. Записки по основной деятельности хранят по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а компания закрепляет сроки в своей номенклатуре дел.

Пока вакансия согласуется, заявки ждут ответа

Чтобы часть нагрузки забрал ИИ-агент

Пока записка идёт по инстанциям, заявки копятся: часть обращений клиентов закрывается по одному и тому же сценарию, и на них уходит время менеджеров.

Я собираю ИИ-агентов, которые отвечают клиентам, разбирают заявки и сверяют документы по вашим правилам, подключаю их к CRM, 1С и мессенджерам и проверяю на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»