Как регистрировать входящую корреспонденцию: образец

Регистрация входящей корреспонденции — это запись о том, что письмо пришло: когда, от кого, о чём и кому передано на решение. Ниже — образец записи в журнале и заполненный штамп, по которым видно весь путь документа от конверта до резолюции.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Журнал регистрации входящих документов на 2026 год

Начат 11 января 2026 г., окончен 31 декабря 2026 г.

Журнал регистрации входящих документов

образец записи

Запись № 148 от 16 ноября 2026 г.

Корреспондент: ООО «Логистик Плюс». Исходящий номер и дата: № 512 от 13.11.2026. Краткое содержание: письмо о переносе срока поставки на 5 рабочих дней. Адресат по документу: генеральному директору. Листов в документе: 2, приложений: 1 на 3 л.

Получен 16.11.2026 по почте заказным письмом. Зарегистрировал секретарь Е. А. Смирнова. Передан генеральному директору 16.11.2026 под подпись. Резолюция от 17.11.2026: «Согласовать перенос, ответ до 20.11.2026. П. П. Петров».

Исполнено 19.11.2026, исходящий ответ № 87 от 19.11.2026. Дело № 02-14, срок хранения 5 лет.

Ответственный за делопроизводство

Секретарь руководителя

____________ / Е. А. Смирнова /

Зачем регистрировать входящие документы

Регистрация фиксирует приход документа и присваивает ему номер. По журналу видно, что письмо получено, кто и когда должен на него ответить и в каком деле оно лежит после исполнения.

Регистрируют входящие в день поступления, а если документ пришёл после окончания рабочего дня — на следующий рабочий день. Номер из журнала потом указывают в резолюции, в ответном письме и в описи дела: по нему документ находят через год и через пять лет.

Что вписать в журнал

Порядковый номер записи и дату поступления — они же дают регистрационный номер документу.
Корреспондента: название организации или фамилию и инициалы человека, от кого письмо.
Исходящий номер и дату автора — по ним переписку связывают с ответом.
Краткое содержание: одна строка о сути, например «о переносе срока поставки».
Адресата по документу: кому письмо адресовано в вашей компании.
Количество листов документа и приложений — чтобы при утере было видно, чего не хватает.
Кому передан документ и когда, под чью подпись.
Резолюцию руководителя, дату исполнения и номер исходящего ответа.
Номер дела по номенклатуре, куда подшит документ после исполнения.

Как зарегистрировать входящее письмо

Вскройте конверт и проверьте комплектность. Сверьте листы и приложения с тем, что указано в письме. Недостачу отметьте актом и сообщите отправителю. Конверт сохраните, если по нему можно установить дату отправки или адрес.
Поставьте штамп. На первом листе в правом нижнем углу — дата поступления и номер записи. Штамп ставят на свободное поле, чтобы не закрыть текст.
Заполните журнал. Впишите корреспондента, исходящий номер, краткое содержание, число листов. Номер записи и есть регистрационный номер документа.
Передайте адресату. Отнесите документ тому, кому он адресован, и попросите расписаться в графе о передаче. Документы с резолюцией «для сведения» передают без подписи.
Внесите резолюцию и исполнение. Когда руководитель напишет резолюцию, перенесите её в журнал. После ответа отметьте дату исполнения, номер исходящего и дело, куда подшили документ.

Образец записи в журнале

Запись в журнале читается как одна история документа. В графе «Корреспондент» — ООО «Логистик Плюс», в графе «Исходящий номер» — № 512 от 13.11.2026, в графе «Краткое содержание» — «о переносе срока поставки на 5 рабочих дней». Номер записи 148 от 16.11.2026 становится регистрационным номером входящего письма.

Дальше в той же строке: передано генеральному директору 16.11.2026, резолюция от 17.11.2026, исполнено 19.11.2026, ответ № 87 от 19.11.2026, дело № 02-14. По такой строке через месяц любой сотрудник восстановит, что произошло с письмом, не открывая папку.

Частые ошибки

Регистрируют одно письмо дважды: сначала в канцелярии, потом в отделе. Номер должен быть один, повторная запись делает документ неотличимым от копии.
Не записывают исходящий номер автора — потом невозможно связать ответ с исходным письмом.
Ставят штамп поверх текста или на последний лист: при копировании документ читается плохо.
Не фиксируют передачу под подпись — при споре не доказать, что письмо дошло до руководителя.
Хранят журнал в электронном виде без резервной копии: при сбое теряется вся история регистрации.

Частые вопросы

Что такое входящий документ: образец регистрации обязателен?

Образец не обязателен по закону, но обязательна сама регистрация: без отметки о поступлении нельзя доказать дату получения письма. Форму журнала компания утверждает приказом или инструкцией по делопроизводству, а графы обычно берут по ГОСТ Р 7.0.97-2025.

Какой номер присваивают входящему документу?

Порядковый номер записи в журнале за текущий год. Если журналов несколько — по структурным подразделениям, — номер дополняют индексом отдела, например 148/02. Нумерация начинается заново с 1 января.

Нужно ли регистрировать письма, адресованные лично сотруднику?

Письма с пометкой «лично» не вскрывают и регистрируют по данным на конверте, а затем передают адресату. Служебную переписку компании регистрируют всегда: иначе она выпадает из дел и её не найти при проверке.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно. Электронный журнал в системе документооборота или таблице с резервной копией заменяет бумажный, если в компании утверждён порядок его ведения. Бумажный журнал удобнее там, где документы приходят на бумаге и подшиваются в дела.

Сколько хранить журнал регистрации входящих документов?

Журналы регистрации входящих документов относят к документам со сроком хранения 5 лет по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Конкретный срок компания закрепляет в номенклатуре дел.

Когда журнал заполняют вручную и письма теряются

Чтобы входящие регистрировались сами

Секретарь вскрывает конверт, вписывает корреспондента, номер и содержание — на десяток писем уходит полдня, а часть входящих всё равно остаётся без записи.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают входящую почту, вытаскивают из письма отправителя, номер и суть, вносят запись в журнал и передают документ нужному руководителю.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»