Акт передачи трудовых книжек: образец скачать

Акт передачи трудовых книжек фиксирует, какие книжки и кому передали: в архив, другому ответственному за ведение, при смене кадровика или закрытии компании. Ниже — бланк акта и реестра к нему и образец заполнения.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

г. Москва

Место составления: г. ______________________

Акт передачи трудовых книжек

и вкладышей в них

16 ноября 2026 г. № 7-ТК

В связи с увольнением инспектора по кадрам И. И. Ивановой и возложением обязанностей по ведению трудовых книжек на О. П. Сидорову передаются трудовые книжки и вкладыши в них работников ООО «Ромашка» по реестру — 48 (сорок восемь) книжек и 3 (три) вкладыша.

Книжки приняты по реестру: количество листов и номеров совпадает, повреждений и подчисток нет.

Приложение: реестр передачи трудовых книжек на 4 л. в 1 экз.

Передаёт

Инспектор по кадрам

____________ / И. И. Иванова /

Принимает

Специалист по кадрам

____________ / О. П. Сидорова /

Зачем нужен акт передачи трудовых книжек

Трудовые книжки — документы, за которые работодатель отвечает перед работником: за утерю или повреждение он возмещает ущерб. Акт передачи нужен, чтобы зафиксировать, у кого книжки находятся и в каком они состоянии на конкретную дату.

Без акта при смене ответственного за ведение книжек или при передаче их в архив не доказать, что книжка была сдана целой и в нужном количестве. При споре работник скажет, что книжку потеряли, а новый сотрудник — что принял не всё. Акт с реестром снимает этот спор.

Что указать в акте

Название организации и место составления — город.
Дату и номер акта, если акты в компании регистрируют.
Основание передачи: увольнение ответственного, перевод обязанностей, сдача в архив, ликвидация компании.
Сколько книжек и вкладышей передают — цифрой и прописью.
Ссылку на реестр: сколько в нём листов и экземпляров.
Состояние документов: без повреждений, подчисток, вложений посторонних листов.
Подписи того, кто передаёт, и того, кто принимает, с должностями и расшифровкой.

Акт приёма-передачи трудовых книжек и реестр к нему

Акт приёма-передачи трудовых книжек — тот же документ, когда книжки переходят от одного ответственного к другому: прежний сотрудник сдаёт, новый принимает. Название «акт приёма-передачи» в шапке подходит, если обе стороны участвуют в приёме, а не только сдают в архив.

К акту прикладывают реестр — список книжек по одной строке на каждую. Без него не проверить, все ли книжки на месте, и не найти нужную при споре.

В реестре указывают: номер по порядку, фамилию, имя и отчество работника, номер трудовой книжки, серию и номер вкладыша, если он есть, число листов, отметку о состоянии и подпись работника, если книжку выдают на руки. Реестр подписывают те же двое, что и акт.

Как оформить передачу

Сверьте книжки с книгой учёта. Проверьте по книге учёта движения трудовых книжек, что все книжки и вкладыши на месте и номера совпадают.
Составьте реестр. Перепишите книжки по порядку: фамилия, номер книжки, вкладыш, число листов. Отметьте повреждения, если они есть.
Заполните акт. Укажите основание передачи, количество книжек цифрой и прописью, ссылку на реестр и состояние документов.
Подпишите в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у того, кто передаёт, второй — у того, кто принимает. Реестр — приложение к каждому.
Подшейте в дело. Акт и реестр храните вместе с книгой учёта движения трудовых книжек: по ним видно, где книжки были в каждый момент.

Частые ошибки

В акте только общее количество книжек без реестра — по такому документу не проверить, чьи книжки переданы.
Нет отметки о состоянии: потом не доказать, что книжка была целой.
Акт подписал только принимающий — передающий не подтвердил, что сдал всё.
Реестр не подшит к акту и потерялся — акт без списка почти бесполезен.
Книжки передают без сверки с книгой учёта движения трудовых книжек, и недостача обнаруживается через месяцы.

Частые вопросы

Обязателен ли акт передачи трудовых книжек по закону?

Прямой обязанности составлять именно акт в Трудовом кодексе нет. Но работодатель отвечает за сохранность книжек, поэтому акт с реестром — обычная практика: он подтверждает, кому и какие книжки передали. Компания может закрепить форму акта в инструкции по делопроизводству.

Кому передают трудовые книжки?

Другому сотруднику, на которого возложили ведение книжек, в архив организации или в архив по личному составу при ликвидации. Работнику книжку выдают на руки при увольнении. Получение можно подтвердить распиской или подписью в учётной книге; обязательной подписи в личной карточке действующий порядок не требует.

Сколько хранить акт передачи трудовых книжек?

Акт относится к документам по личному составу. Сроки хранения компания закрепляет в номенклатуре дел по перечню типовых архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Для документов по личному составу сроки там длинные, и при ликвидации их сдают в архив по личному составу.

Можно ли составить акт в свободной форме?

Да, единой формы в законе нет. Оформляют по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2025: название организации, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, подписи. Главное — приложить реестр, иначе акт не подтверждает, какие именно книжки передали.

Что делать, если книжка потеряна при передаче?

Составить акт о недостаче, выяснить, у кого книжка была, и восстановить её: работодатель по заявлению работника выдаёт дубликат. Расходы на восстановление несёт работодатель, если книжка утрачена по его вине.

Когда бумаги по сотрудникам теряются между отделами

Чтобы кадровые документы не терялись при передаче

Акты, реестры и книги учёта переходят от одного сотрудника к другому, и каждый раз кто-то сверяет списки вручную. На сотнях книжек это часы работы и риск пропустить строку.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые сверяют реестр с книгой учёта, собирают акт по шаблону и показывают расхождения до подписи.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»