Журнал выдачи инструмента: образец скачать бесплатно

Журнал выдачи инструмента показывает, у кого сейчас инструмент и вернули ли его на место. Обязательной формы закон не даёт, поэтому ниже — бланк журнала учёта и выдачи инструмента и образец заполнения, который можно взять за основу.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 63 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Участок сборки, склад № 2

Журнал учёта и выдачи инструмента

Том 1

Начат 12 января 2026 г.

Всего 50 (пятьдесят) листов. Срок хранения — 5 лет после списания учтённых материальных ценностей.

В журнале прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 50 листов.

Выдан шуруповёрт Makita DF333D, инв. № 0042, слесарю А. В. Сидорову 12.01.2026, возвращён 12.01.2026, принял кладовщик Е. П. Кузьмина.

Ответственный за ведение журнала

Кладовщик

____________ / Е. П. Кузьмина /

Зачем нужен журнал выдачи инструмента

Журнал учёта и выдачи инструмента помогает понять, у кого из работников сейчас находится инструмент и вернули ли его на место хранения. Без такой записи при поломке или пропаже трудно найти виновного, а при споре с работником — доказать, что инструмент ему выдавали.

Обязательной формы журнала в законе нет. Работодатель сам решает, как вести учёт: отдельным журналом, учётными карточками выдачи или в электронном виде. Форму закрепляют в локальном акте компании, например в инструкции по делопроизводству или в положении о выдаче инструмента.

Какие графы завести в журнале

Номер записи по порядку.
Дата выдачи инструмента.
Наименование инструмента и его инвентарный номер.
Кому выдан: фамилия, инициалы, должность, табельный номер.
Подпись работника, получившего инструмент.
Дата возврата и подпись того, кто принял инструмент.
Состояние инструмента при выдаче и при возврате, если это важно для учёта.
Примечание: поломка, потеря, замена.

Как заполнять журнал

Заведите бланк. Возьмите готовый бланк журнала учёта и выдачи инструмента или сделайте свой: прошейте листы, пронумеруйте, укажите количество листов и срок хранения на титульном листе.
Запишите выдачу. При выдаче инструмента заполните строку: дата, наименование, инвентарный номер, кому выдан. Работник ставит подпись в графе получения.
Запишите возврат. При возврате укажите дату и состояние инструмента, ответственный за приём ставит подпись.
Храните журнал. Журнал храните в месте, где его ведут, — на складе или у кладовщика. Законченный том сдайте в архив.

Частые ошибки

Нет подписи работника в строке выдачи — потом трудно доказать, что инструмент у него.
Не указан инвентарный номер: два одинаковых шуруповёрта путаются, и учёт теряет смысл.
Журнал не прошит и не пронумерован — при проверке к нему меньше доверия, а страницы легко заменить.
Записи ведут карандашом или исправляют без пометки: исправление заверяют подписью ответственного.
Журнал лежит в столе у кладовщика, а инструмент выдаёт бригадир — записи расходятся с реальностью.

Частые вопросы

Обязателен ли журнал выдачи инструмента по закону?

Обязательной формы журнала в законе нет. Работодатель сам решает, вести журнал или учётные карточки, и закрепляет форму в локальном акте. Журнал нужен для контроля сохранности инструмента и для разбора споров с работниками.

Можно ли вести журнал в электронном виде?

Можно, если в компании так принято и есть электронный документооборот. Для споров надёжнее бумажный журнал с подписями или электронный документ, подписанный так, как принято в компании.

Сколько хранить журнал выдачи инструмента?

Для журнала складского учёта выдачи и возврата инструмента предусмотрено хранение 5 лет после списания учтённых материальных ценностей. Этот срок закрепляют в номенклатуре дел.

Что делать, если работник потерял инструмент?

Запишите в журнале дату и обстоятельства, оформите служебную записку или акт. Дальше решают по трудовому законодательству: удерживать стоимость можно только в пределах, которые допускает Трудовой кодекс.

Нужна ли печать на журнале?

На титульном листе журнал скрепляют печатью, если компания её использует и так принято в её делопроизводстве. Внутри записи заверяют подписями.

Когда журналы и заявки съедают время склада

Чтобы учёт инструмента собирался сам

Выдача инструмента, заявки на ремонт и возврат запчастей повторяются каждый день, и каждая запись требует внимания кладовщика.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие записи по шаблону, сверяют данные с учётной системой и приносят ответственному готовую запись на подтверждение.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»