Письмо-напоминание: образец и бланк

Письмо-напоминание отправляют, когда срок оплаты прошёл или подходит, а контрагент молчит. Ниже — бланк и образец письма-напоминания о задолженности по договору поставки: что указать в теме, как сослаться на договор и счёт, какой срок дать на ответ.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Письмо-напоминание

об оплате задолженности по договору поставки

16 ноября 2026 г. № 27

По договору поставки от 12 августа 2026 г. № 41 ООО «Ромашка» отгрузило в ваш адрес товар по универсальному передаточному документу от 20 октября 2026 г. № 318 на сумму 486 000 рублей. Срок оплаты по пункту 4.2 договора — 10 календарных дней с даты поставки, то есть до 30 октября 2026 года включительно.

По данным бухгалтерского учёта на 16 ноября 2026 года оплата не поступила, задолженность составляет 486 000 рублей. Прошу перечислить сумму на расчётный счёт ООО «Ромашка» до 27 ноября 2026 года. Платёжные реквизиты — в приложении.

Если оплата уже направлена, пришлите, пожалуйста, платёжное поручение в ответ на это письмо — тогда напоминание считаем закрытым. При вопросах по документам звоните: +7 (900) 000-00-00, доб. 12.

Приложение: реквизиты для оплаты на 1 л. в 1 экз.; акт сверки расчётов на 1 л. в 1 экз.

Автор письма

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Что такое письмо-напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, которым одна сторона напоминает другой о сроке: оплаты, поставки, возврата документов, ответа на предложение. В переписке по договору оно чаще всего касается долга: контрагент не заплатил в срок, и ему напоминают об этом до того, как перейти к претензии и суду.

Отдельной формы в законе нет. Письмо составляют на фирменном бланке или на обычном листе с реквизитами отправителя, а отправляют так, чтобы осталось подтверждение доставки: заказным письмом с описью вложения и уведомлением, курьером под подпись или по электронной почте, если такой способ согласован в договоре.

Что указать в письме-напоминании

Адресата: должность, название компании, фамилию и инициалы руководителя в дательном падеже.
Отправителя: название компании, исходящий номер и дату.
Договор: дату, номер и пункт, которым установлен срок оплаты или поставки.
Документ поставки: счёт, универсальный передаточный документ, акт — с датой и номером.
Сумму долга и дату, на которую она посчитана.
Срок, до которого просите оплатить или ответить.
Платёжные реквизиты и контакт для связи.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать письмо-напоминание

Проверьте срок и сумму. Сверьте договор, документы поставки и поступления на счёт. В письме называйте только ту сумму, которая действительно не оплачена.
Начните с факта. Первый абзац: что поставлено или выполнено, по какому документу и к какому сроку должно быть оплачено.
Напомните о долге. Второй абзац: сумма задолженности на дату письма и просьба оплатить до конкретного числа.
Дайте путь к примирению. Предложите прислать платёжное поручение, если оплата уже ушла, и оставьте телефон для вопросов по документам.
Отправьте с подтверждением. Заказное письмо с описью вложения и уведомлением, курьером под подпись или по адресу электронной почты из договора. Копию и квитанцию храните.

Частые ошибки

Нет ссылки на договор и пункт о сроке оплаты — напоминание выглядит как просьба, а не как фиксация просрочки.
Сумма названа без даты, на которую она посчитана: после частичной оплаты письмо противоречит учёту.
Срок на ответ не указан — непонятно, когда переходить к следующим шагам.
Письмо отправлено без подтверждения доставки, и при споре нельзя доказать, что контрагент о нём знал.
В напоминание вписали угрозы судом и пени — для этого есть претензия, а напоминание нужно, чтобы долг закрыли без спора.

Частые вопросы

Чем письмо-напоминание отличается от претензии?

Напоминание сообщает о просрочке и просит оплатить. Претензия — досудебное требование: в ней указывают нарушение, сумму долга, неустойку и предупреждают о суде. По денежным требованиям из сделок иск в арбитраж подают по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если закон или договор не установил иной срок или порядок (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Обязательно ли отправлять письмо-напоминание до претензии?

Закон этого не требует. Напоминание — рабочий инструмент, чтобы получить оплату без спора; ждать ответа на него, прежде чем направить претензию, не нужно.

Можно ли отправить напоминание по электронной почте?

Можно, если договор называет адрес электронной почты для юридически значимых сообщений или стороны так переписываются постоянно. Для надёжности в споре лучше заказное письмо с описью вложения и уведомлением: тогда останется подтверждение, что контрагент письмо получил.

Нужна ли печать на письме-напоминании?

Нет. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо; печать ставят, если компания её использует.

Дают ли письма-напоминания перерыв исковой давности?

Нет. Течение срока исковой давности прерывается действиями должника, свидетельствующими о признании долга (ст. 203 ГК РФ). При обращении в суд в установленном порядке срок не течёт, пока осуществляется судебная защита (ст. 204 ГК РФ). Признанием могут быть ответное письмо с согласием оплатить, акт сверки, частичная оплата.

Когда напоминания и претензии пишутся вручную

Чтобы письма по долгам уходили вовремя и без ошибок

Письма-напоминания, претензии и акты сверки собираются из одних и тех же данных: договор, документ поставки, сумма долга. Вручную это часы работы и риск перепутать сумму или срок.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые готовят такие письма по шаблону из данных учётной системы, проверяют сумму и срок по договору и приносят руководителю готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»