Письмо об отказе в заключении договора: образец и бланк

Письмо об отказе в заключении договора отправляют, когда компания не готова подписать договор на присланных условиях: цена не подходит, контрагент не прошёл проверку, сроки сорваны. Ниже — бланк в Word и заполненный образец с отказом от поставки.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

Генеральному директору ООО «Вектор»

А. С. Смирнову

от ООО «Ромашка»

Письмо об отказе в заключении договора

по проекту договора поставки № 47/2026

16 ноября 2026 г. № 218

ООО «Ромашка» рассмотрело проект договора поставки № 47/2026, поступивший 9 ноября 2026 года, и коммерческое предложение от 2 ноября 2026 года.

Заключить договор на предложенных условиях не можем. Цена на профиль П-60 выше согласованной в переписке от 28 октября 2026 года на 12 %, а срок первой поставки — 45 календарных дней вместо 20. Условия о неустойке за просрочку в проекте нет.

Настоящее письмо не является отказом от переговоров. Если вы готовы вернуться к цене и срокам из переписки, направите новый проект — рассмотрим его в течение пяти рабочих дней.

Проект договора возвращаем. Переписку и коммерческое предложение храним.

Отправитель

Генеральный директор ООО «Ромашка»

____________ / И. И. Иванов /

Зачем писать отказ, если можно просто не ответить

Молчание в ответ на проект договора обычно ничего не решает. По статье 438 Гражданского кодекса молчание не считается принятием оферты, только если закон или прежние отношения сторон не говорят обратного. Но контрагент вправе прочитать тишину по-своему: будет звонить, присылать напоминания, а в переписке появится версия, что вы «согласовывали условия».

Письмо об отказе закрывает вопрос: фиксирует дату, причину и то, что договор не заключён. С ним проще и когда контрагент позже пришлёт счёт, и когда спор дойдёт до суда: суд смотрит, обменивались ли стороны документами и что в них было написано.

Отказ от заключения договора и отказ от исполнения уже подписанного договора — разные вещи. Первое письмо отправляют до подписания, второе — когда договор действует; во втором случае действуют правила расторжения и ответственности по договору и закону.

Что указать в письме

Кому и от кого: должность и фамилия адресата, название компании, исходящий номер и дата.
Что рассматривали: номер и дату проекта договора, дату коммерческого предложения или переписки.
Причину отказа: конкретно — цена, срок, объём, отсутствие гарантий, непройденная проверка контрагента.
Ссылку на условия: пункт проекта, письмо или оферту, от которых отказываетесь.
Чем отказ не является: готовность обсуждать другие условия или прекращение переговоров — как решите.
Приложения: возвращаемый проект договора, переписка, если на неё ссылаетесь.
Подпись руководителя или уполномоченного лица с расшифровкой.

Как написать письмо об отказе

Проверьте, была ли оферта. Если контрагент прислал проект договора с существенными условиями, это оферта. Отказ от неё — ваше право, но лучше выразить его прямо, а не молчанием.
Сформулируйте причину. Одна-две конкретные причины убедительнее общих слов «не подходит». Ссылайтесь на пункты проекта и даты переписки.
Решите, закрываете ли переговоры. Если готовы обсуждать другие условия, напишите об этом. Если нет — так и укажите, чтобы не получать новые проекты.
Отправьте с подтверждением. Письмо с исходящим номером отправьте почтой с уведомлением или по электронной почте, если стороны так переписываются. Сохраните подтверждение отправки.
Подшейте к делу. Храните письмо, проект договора и переписку вместе: они понадобятся, если контрагент будет доказывать, что договор заключён.

Частые ошибки

Отправить отказ без номера и даты: потом трудно доказать, когда и на что вы ответили.
Написать «отказываемся от договора», когда договор ещё не подписан: формулировка путает отказ от оферты с расторжением.
Указать причину, которой нет в переписке: контрагент ответит, что такого условия не было, и спор уйдёт в переписку.
Промолчать, а потом получить счёт и товар: при молчании и действиях сторон договор может считаться заключённым по статье 438 ГК.

Частые вопросы

Обязательно ли объяснять причину отказа?

Нет, закон причину не требует: до подписания договора стороны свободны. Но конкретная причина помогает сохранить отношения и защищает от упрёков, что вы отказали без оснований.

Можно ли отказаться от заключения публичного договора?

Не всегда. По статье 426 ГК коммерческая организация обязана заключить публичный договор — например, на перевозку общественным транспортом, розничную продажу, услуги связи — с каждым, кто к ней обратится. Отказ здесь допустим только при отсутствии возможности выполнить услугу, и такой отказ можно оспорить в суде.

Что будет, если просто не ответить на оферту?

По статье 438 ГК молчание не считается принятием оферты, если иное не вытекает из закона, обычая или прежних отношений сторон. Но если вы начнёте исполнять условия — отгрузите товар или примете предоплату, — договор может считаться заключённым через конклюдентные действия.

Нужно ли возвращать контрагенту полученную предоплату?

Да. Если деньги уже перечислены, а договор не заключён, они удерживаются без основания, и контрагент вправе потребовать их назад с процентами по статье 395 ГК. В письме укажите, что возвращаете сумму или зачитываете её в счёт других обязательств.

Можно ли отправить отказ по электронной почте?

Можно, если стороны переписываются по электронной почте и в переписке видны адреса и подписи. Для спора надёжнее письмо с исходящим номером на бумаге с уведомлением о вручении или документ в системе электронного документооборота с подписью.

Пока письма и согласования идут неделями

Чтобы типовые ответы контрагентам уходили сами

Отказ, запрос документов, ответ на претензию — каждый такой ответ пишут заново, хотя меняются только название компании и причина.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые собирают такие письма по шаблону, подставляют данные контрагента и приносят готовый текст на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»