Положение о документообороте

Положение о документообороте — внутренний документ компании, который описывает, какие документы ходят в организации, кто их готовит, с кем согласует, кто подписывает и сколько они хранятся. Ниже — структура положения и образец с маршрутом договора.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 61 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Ромашка»

П. П. Петров

«___» __________ 20__ г.

Положение о документообороте

в ООО «Ромашка»

1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок работы с документами в ООО «Ромашка» независимо от носителя, включая электронные документы. 1.2. Положение обязательно для всех работников, которые готовят, согласуют, подписывают или хранят документы.

2. Виды документов и маршруты. 2.1. Договор с контрагентом готовит менеджер отдела продаж, согласуют юрист и главный бухгалтер, подписывает генеральный директор. 2.2. Срок согласования договора — не больше трёх рабочих дней у каждого согласующего.

3. Регистрация и хранение. 3.1. Входящие и исходящие документы регистрирует секретарь в день поступления или отправки. 3.2. Оригиналы договоров хранятся в юридическом отделе, электронные копии — в папке договоров на общем диске.

Разработал

Начальник отдела делопроизводства

____________ / И. И. Иванов /

Согласовано

Юрист

____________ / С. С. Сидоров /

Зачем компании положение о документообороте

Пока правила работы с бумагами живут в головах, каждый отдел делает по-своему: договор уходит заказчику без визы юриста, счёт теряется между почтой и бухгалтерией, а на вопрос проверяющего «где оригинал» никто не отвечает. Положение фиксирует маршрут каждого документа и ответственного на каждом шаге.

Единой формы закон не устанавливает. Компания составляет положение под себя, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Требования к оформлению документов» и правила архивного хранения. Для организаций с электронным документооборотом положение дополняют правилами работы в системе: как подписывают электронной подписью, где хранят файлы, что считается оригиналом.

Что включить в положение

Общие положения: на кого распространяется, какие документы охватывает — бумажные, электронные или оба вида.
Перечень документов компании: договоры, счета, акты, приказы, служебные записки, кадровые документы.
Маршрут по каждому виду: кто готовит, кто согласует, кто подписывает, кому уходит копия.
Сроки: сколько дней даётся на согласование и подпись на каждом шаге.
Регистрация: кто ведёт журнал или систему, что считается датой документа.
Хранение: где лежат оригиналы и электронные копии, сколько хранят по номенклатуре дел.
Ответственность: что будет, если документ ушёл в обход маршрута или задержался на согласовании.

Как составить положение

Перечислите документы. Выпишите, какие документы реально ходят в компании: от договоров до заявок на отпуск. Без этого списка положение превратится в общие слова.
Опишите маршрут каждого. Для каждого вида документа нарисуйте цепочку: автор — согласующие — подписант — место хранения. Проверьте цепочку на живом примере.
Поставьте сроки. Договоритесь с руководителями отделов, сколько дней занимает каждый шаг. Срок без ответственного не работает, ответственный без срока — тоже.
Согласуйте и утвердите. Положение подписывают руководители отделов, которые будут по нему работать, утверждает директор. Дату утверждения и номер фиксируйте в шапке.
Доведите до людей. Разместите положение в общем доступе, проведите короткий разбор с теми, кто готовит и согласует документы. Положение, о котором не знают, не соблюдают.

Чем положение отличается от инструкции и регламента

Инструкция по делопроизводству описывает технику работы с документами: бланки, реквизиты, регистрацию, формирование дел. Положение о документообороте отвечает на вопрос «какой документ куда идёт и кто за него отвечает».
Регламент — более узкий документ: он задаёт порядок одной процедуры, например согласования договоров. Положение охватывает все документы компании.
На практике три документа дополняют друг друга: положение задаёт маршруты, инструкция — оформление, регламенты — детали отдельных процессов.

Частые вопросы

Обязательно ли положение о документообороте?

Закон не требует положения как отдельного обязательного документа. Но правила работы с документами нужны, чтобы подтвердить порядок в спорах и при проверках, а для электронных документов — чтобы определить, что считается оригиналом и как проверяется подпись.

Чем положение о документообороте отличается от положения о делопроизводстве?

Границу компании проводят сами. Чаще положение о делопроизводстве описывает оформление и регистрацию документов, а положение о документообороте — движение документов между отделами и сроки. Небольшой компании хватает одного документа, где есть и то и другое.

Нужно ли включать в положение электронный документооборот?

Да, если в компании есть система электронного документооборота или документы подписывают электронной подписью. Опишите, какие документы существуют только в электронном виде, где они хранятся и как подтверждается их подлинность.

Как часто пересматривать положение?

Когда меняется процесс: появилась новая система, изменилась структура отделов или маршрут ключевого документа. Плановый пересмотр удобно проводить раз в год вместе с номенклатурой дел.

Кто утверждает положение?

Руководитель компании. Положение — локальный нормативный акт, поэтому его утверждают приказом или грифом утверждения на самом документе, а с работниками, которых оно касается, знакомят под подпись.

Когда документы ходят по маршруту только в теории

Чтобы маршруты документов работали сами

Положение описывает, кто и когда согласует договор, но на практике документ неделями ждёт визы, а ответственный забывает переслать его дальше.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые ведут документ по заданному маршруту: собирают визы, напоминают согласующим, проверяют реквизиты и приносят руководителю готовый документ на подпись.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»