Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности

Штатное расписание меняют приказом руководителя: вводят новую должность, убирают старую или меняют оклад. Ниже — образец приказа, основания и порядок, когда работник остаётся на месте, а когда его нужно переводить.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 60 КБ

Проверка актуальности

Проверьте документ перед подписанием

Законы меняются быстрее, чем бланки в интернете: образцы составляют в разное время, и обновить их все не успевает никто. Чтобы документ работал на вас сегодня, мы настроили ИИ для проверки актуальности: он сам возьмёт этот образец, сверит его с действующей редакцией законов и пришлёт, что поправить.

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

ПРИКАЗ № 27

Приказ

о внесении изменений в штатное расписание

16 ноября 2026 г.

В связи с расширением отдела продаж и необходимостью вести работу с ключевыми клиентами отдельно от общих продаж

ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 1 декабря 2026 года вывести из штатного расписания должность «менеджер по продажам» в количестве 1 штатной единицы с окладом 70 000 рублей. 2. С 1 декабря 2026 года ввести в штатное расписание должность «менеджер по работе с ключевыми клиентами» в количестве 1 штатной единицы с окладом 85 000 рублей. 3. Начальнику отдела кадров внести изменения в штатное расписание и ознакомить с приказом работников отдела продаж.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель

Генеральный директор

____________ / П. П. Петров /

С приказом ознакомлены

Начальник отдела кадров

____________ / И. И. Иванова /

Что такое изменение штатного расписания

Штатное расписание — документ, в котором записано, какие должности есть в компании, сколько по каждой штатных единиц и какой оклад. Форму Т-3 Роскомстат утвердил постановлением от 05.01.2004 № 1, но с 2013 года она не обязательна: компания вправе разработать свою форму и закрепить её в учётной политике или инструкции по делопроизводству.

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности оформляют приказом руководителя. Приказ — основание, по которому кадровик правит само расписание: добавляет строку, убирает старую или меняет оклад. Трудовой кодекс отдельной статьи об этом не содержит: порядок задаёт сама компания, а ТК регулирует отношения с работниками, которых изменения касаются.

Основания для изменения штатного расписания

Рост объёма работы: одной должности больше не хватает, нужна вторая или новая.
Появление новых задач: работа с ключевыми клиентами, тендеры, маркетплейсы, внутренний контроль.
Изменение структуры: отдел делят, объединяют или выводят в отдельное подразделение.
Пересмотр окладов по итогам оценки рынка или аттестации.
Сокращение или переименование должности, когда прежняя больше не нужна.
Приведение в порядок после проверки: в расписании есть должности, которых нет в работе, или оклады ниже МРОТ.

Как оформить введение новой должности

Решите, что меняется. Новая должность добавляется к прежним или заменяет старую. От этого зависит, нужен ли перевод работника и его согласие.
Проверьте название должности. Если работа даёт право на льготы, досрочную пенсию или компенсации, название должно совпадать с квалификационным справочником или профстандартом. Иначе — можно назвать как удобно компании.
Издайте приказ. В приказе укажите, какую должность выводите, какую вводите, с какого числа, сколько штатных единиц и какой оклад. Основание — служебная записка руководителя отдела или решение директора.
Внесите изменения в расписание. Кадровик правит таблицу: добавляет или убирает строку, меняет количество единиц и оклад. Дату изменения в расписании указывают ту же, что в приказе.
Оформите отношения с работниками. Если работник остаётся на прежней должности — ничего не подписывает. Если переходит на новую — нужно его письменное согласие и дополнительное соглашение к трудовому договору.
Ознакомьте работников. С приказом знакомят тех, кого он касается, — обычно это руководитель отдела и кадровик. Остальные узнают об изменениях по мере необходимости.

Вывести одну должность и ввести другую

Самая частая ситуация: в расписании была должность «менеджер по продажам», а вместо неё нужна «менеджер по работе с ключевыми клиентами». Формально это две операции в одном приказе: вывести одну штатную единицу и ввести другую.

Если на старой должности работает человек и его функции не меняются, достаточно переименовать должность — суды смотрят на трудовую функцию, а не на название. Если меняются задачи, подчинение или оклад, это перевод на другую работу, и без письменного согласия работника он невозможен (ст. 72.1 ТК РФ). Если должность убирают, а работника на новую не переводят, речь идёт о сокращении — там свой порядок: предложение вакансий, уведомление за два месяца, выходное пособие.

Что написать в приказе

Название компании и номер приказа с датой.
Основание: служебная записка, решение директора, изменение структуры — одной строкой.
Какие должности выводятся: название, количество штатных единиц, оклад.
Какие должности вводятся: то же самое плюс подразделение.
Дата, с которой действуют изменения.
Кто отвечает за внесение изменений в расписание и ознакомление работников.
Подпись руководителя и отметки об ознакомлении.

Частые вопросы

Изменение в штатное расписание вносится на основании какого документа?

На основании приказа руководителя. Сам приказ издаётся по служебной записке начальника отдела, решению директора или иному документу, где объяснено, зачем нужна новая должность. В приказе это основание указывают одной строкой.

Нужно ли знакомить всех работников с приказом об изменении штатного расписания?

Нет. Штатное расписание — внутренний документ работодателя, и закон не требует знакомить с ним весь коллектив. Знакомят тех, кого изменения касаются: руководителя отдела, кадровика, работника, которого переводят.

Можно ли ввести должность задним числом?

Нет. Приказ действует с даты, которую в нём указали, и вводить должность ранее даты приказа рискованно: если работник уже работал, получится, что его приняли на должность, которой в расписании не было. Правильнее издать приказ до приёма или перевода.

Чем введение новой должности отличается от сокращения?

При введении новой должности прежняя может остаться или исчезнуть, но работника переводят с его согласия либо он продолжает работать. При сокращении должность убирают, а работника увольняют, если не нашлось подходящей вакансии. Сокращение требует уведомления за два месяца и предложения вакансий (ст. 180 ТК РФ).

Обязательно ли указывать оклад в приказе?

Нет, можно написать только название должности и количество единиц, а оклад задать в самом расписании. Но если оклад меняется у работающего человека, это изменение условий трудового договора: нужно его согласие и дополнительное соглашение.

Нужно ли вносить новую должность в трудовую книжку?

В трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вносят запись о приёме или переводе на новую должность, а не сам факт появления строки в штатном расписании. Если работник не менял должность, записи не будет.

Когда должности вводят, а документы отстают

Чтобы приказы и расписание собирались без ручной сверки

Записки об изменении структуры, приказы, правки в расписании и допсоглашения часто делают в разных файлах, и к концу месяца они расходятся: в приказе одна дата, в расписании другая, у кадровика третья версия.

Я собираю ИИ-агентов под одну задачу: агент готовит проект приказа по шаблону, сверяет должности и оклады с расписанием и приносит на подпись готовый комплект. Проверяем на ваших настоящих случаях.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»