Отчёт по дебиторской задолженности

Отчёт по дебиторской задолженности показывает, сколько денег висит в долгах покупателей, сколько из них просрочено и с кого спрашивать первым. Ниже — что в него включить, как разложить долги по срокам и какие решения по нему принимают.

Бланк в WordWord, 11 КБ Образец в WordWord, 11 КБ Образец в PDFPDF, 59 КБ

Образец заполнения

ООО «Ромашка»

Финансовому директору П. П. Петрову

от главного бухгалтера И. И. Ивановой

Отчёт по дебиторской задолженности

на 31 октября 2026 года

31 октября 2026 г.

Общая сумма дебиторской задолженности на отчётную дату — 4 380 000 рублей по 26 контрагентам. Из них просрочено 1 120 000 рублей по 7 контрагентам.

Просрочка до 30 дней — 610 000 рублей, от 31 до 60 дней — 340 000 рублей, свыше 60 дней — 170 000 рублей. По двум договорам срок оплаты истёк больше 90 дней назад.

Предлагаю приостановить отгрузки трём контрагентам с просрочкой свыше 60 дней и направить двум из них претензии. По остальным — продолжить работу по графику напоминаний.

Составитель отчёта

Главный бухгалтер

____________ / И. И. Иванова /

Зачем нужен отчёт по дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это деньги, которые покупатели уже должны компании, но ещё не заплатили. В бухгалтерском балансе она стоит в активах, а в кассе её нет: пока долг не погашен, на эти деньги нельзя ни заплатить поставщикам, ни выдать зарплату.

Отчёт по дебиторской задолженности нужен, чтобы видеть долги не одной общей суммой, а по каждому контрагенту и сроку. По нему собственник решает, кому отгружать дальше, с кого требовать оплату и где пора остановиться.

Что включить в отчёт

Контрагента: название, ИНН, договор и дату его заключения.
Сумму долга на отчётную дату — без НДС или с НДС, но одинаково по всем строкам.
Дату отгрузки или акта и срок оплаты по договору.
Сколько дней прошло с момента, когда оплата должна была поступить.
Группу просрочки: без просрочки, до 30 дней, от 31 до 60, от 61 до 90, свыше 90.
Что уже сделано: напоминание, претензия, приостановка отгрузок.
Ответственного менеджера, если долги ведут продавцы.

Как составить отчёт

Соберите данные. Возьмите из учёта все неоплаченные счета и акты на отчётную дату: бухгалтерия видит их по счетам расчётов с покупателями, а менеджеры — по своим сделкам. Сверьте суммы, чтобы долг не задвоился и не потерялся.
Определите срок оплаты. По каждому договору поставьте дату, когда платёж должен был поступить: по сроку из договора или по дате отсрочки после отгрузки. Отсчитайте от неё дни просрочки на отчётную дату.
Разложите по группам. Разделите долги по срокам просрочки: свежие, средние и затяжные. Чем дольше висит долг, тем меньше шансов его получить, поэтому затяжные должны быть на виду отдельно.
Отметьте действия. Напротив каждого долга напишите, что уже сделано и что планируется: звонок, письмо, претензия, остановка отгрузок.
Сведите итоги. Посчитайте общую сумму, сумму просрочки и долю просрочки в общей сумме. Эти три числа показывают, насколько опасна ситуация.

Как часто составлять

Для собственника рабочий ритм — раз в неделю или раз в две недели: так просрочка не успевает вырасти до критической. Бухгалтерия сводит полный отчёт по итогам месяца, а самые крупные долги держат на контроле постоянно.

Если компания работает с большим числом мелких покупателей, отчёт удобно делать по группам: отдельно оптовые клиенты, отдельно розница и маркетплейсы. Тогда видно, в каком канале долги копятся быстрее.

Частые ошибки

Показывают одну общую сумму без разбивки по срокам — непонятно, где настоящая проблема.
Не сверяют данные бухгалтерии и менеджеров: долг числится у одного, а по факту уже оплачен или, наоборот, потерян.
Забывают про авансы, которые компания сама выдала поставщикам, — это тоже деньги в чужих руках.
Не указывают ответственного: долг без хозяина не двигается.
Не пересматривают сроки оплаты по договорам, хотя часть клиентов платит с постоянной задержкой.

Частые вопросы

Чем отчёт по дебиторской задолженности отличается от акта сверки?

Акт сверки — документ для двух сторон: он подтверждает, кто кому сколько должен по конкретному договору, и его подписывают обе стороны. Отчёт по дебиторской задолженности — внутренний документ компании: в нём все долги сразу, со сроками и действиями по ним.

Можно ли вести такой отчёт в Excel?

Можно, пока контрагентов немного. Когда сделок сотни, таблицу приходится собирать вручную из учёта и она быстро устаревает. Тогда отчёт строят прямо из учётной системы или из отчёта, который собирается автоматически.

Как определить срок оплаты, если в договоре его нет?

Тогда срок берут из закона. За товар покупатель платит непосредственно до или после его передачи (п. 1 ст. 486 ГК РФ), за работы заказчик платит после окончательной сдачи результата (п. 1 ст. 711 ГК РФ). Если особого правила нет, действует общее: обязательство исполняют в разумный срок, а после требования кредитора — в течение 7 дней (п. 2 ст. 314 ГК РФ). На практике лучше прописать срок оплаты в договоре, иначе спорить придётся о том, с какого дня началась просрочка.

Что делать с долгом, который висит больше трёх лет?

Общий срок исковой давности — три года. Если его пропустить и должник об этом заявит, взыскать долг через суд не получится. Поэтому затяжные долги нужно разбирать заранее: направлять претензии и обращаться в суд, не дожидаясь истечения срока.

Нужно ли включать в отчёт сомнительные долги?

Да, и лучше отдельной пометкой. Сомнительный долг — тот, который вряд ли вернут: контрагент не платит, пропал или у него начались проблемы. Такие долги в бухгалтерском учёте создают резерв, и в отчёте для собственника их полезно видеть отдельно от обычной просрочки.

Читать в журнале

Когда отчёт приходится собирать вручную

Чтобы долги собирались в отчёт сами

Когда контрагентов сотни, отчёт по дебиторке собирают руками из учёта и таблиц менеджеров: часть долгов теряется, часть висит оплаченной.

Я настраиваю ИИ-агентов, которые разбирают данные из CRM, 1С и почты, сводят долги по контрагентам и срокам и приносят готовый отчёт с просрочкой наверх.

Читать об услуге «ИИ-агенты под задачу компании»